基层法院档案管理工作存在的问题与对策

2019-11-24

办公室业务 2019年22期

近年来，随着公民权利意识的不断增强，基层法院诉讼案件量逐年增多，档案利用率随之上升，档案工作日益繁重。在现有的工作条件下，信息化时代电子档案的推广和利用更是对档案工作提出了更高的要求，基层法院档案工作中存在的问题较为普遍且急需解决。

一、基层法院档案管理工作存在的问题

（一）档案管理制度落实不到位。档案管理制度是开展档案工作的依据，也是各基层法院档案管理工作制度化、规范化的前提保障。近年来，我省各基层法院为通过机关团体企事业单位测评，均按要求制定了《档案立卷归档制度》《档案库房管理制度》《档案保密工作制度》等一系列的规章制度。但是这些规章制度大多是为了应付检查，在日常工作中往往流于形式，并未对实际的档案工作产生积极的影响和作用。造成档案管理制度不到位主要是由于以下原因：一方面是院领导对档案工作重视程度不够。法院各项工作主要围绕审判工作开展，档案室作为后勤管理部门，容易被领导忽视，不少领导认为档案工作只要不出问题就行，并未从根本上认识到档案工作的重要性，从而导致其他部门成员视规章制度于无形，有部分工作人员甚至对本部门产生的机关文件材料归档范围和保管期限都不清楚，致使文件材料归档不全，档案工作很难开展；另一方面是由于档案工作并未纳入全院工作人员绩效考核中。档案管理制度需要相关政策的制定保障其落实，而在实际工作中，很多审判员和书记员并不重视归档工作，认为档案工作和其切身利益关系不大，不会影响到其绩效考核，致使档案管理制度落实不到位。

（二）档案员配备不足，业务水平有待提升。随着经济的不断发展、公民法律意识的不断增强，各基层法院的全年收案数都逐年上升，以我院为例，2018年收案数上涨近20%。而法院由于案多人少以及编制限制，每年招录的正式干警和聘用制人员基本都输送到业务庭，很少有法院招录档案学专业人员，各基层法院档案室都面临着人员不足、工作量大等现实困境。现阶段各基层法院主要依靠档案数字化外包来分担档案人员的工作，档案数字化外包能在一定程度上缓解档案员的工作压力，但同时存在人员流动性较大、责任心不够强、专业化程度不够高等问题。档案员业务水平有待提升，一方面是针对专职档案人员，各基层法院都很少有档案学专业出身的档案员，不少法院都是从书记员中抽调人员从事档案工作，而书记员考试主要考察打字水平，和档案工作关系不大，书记员对档案相关知识了解甚少，大多只能从事相对简单的档案收集、整理工作；另一方面是针对兼职档案人员，兼职档案员大多没有经过专业培训，业务水平参差不齐，以诉讼档案的归档为例，各业务庭的书记员都要整理诉讼案卷，然后移交档案室归档，在实际工作中，不少年轻的书记员进入单位后就直接进入业务庭，并未学习过如何整理卷宗，连基本的归档要求都不清楚，归档的案卷问题众多，造成专职档案人员工作负担重。

（三）档案利用方式较为单一。在上级法院的要求下，我市各基层法院基本完成了诉讼档案的数字化工作，告别了以前完全依靠纸质档案查档的情况。针对当事人、代理人查档以及法官办案调卷，档案员能够提供电子档案，实现网上阅卷，较过去档案利用更加便捷、高效。但是和“互联网+”时代其他政府部门提供的服务相比，法院档案利用方式还是较为单一。例如法官办案经常需要用到其他的诉讼案件卷宗，本院的法官无需借阅实体卷宗，只要利用档案系统电子借阅功能，提交申请，经过档案室的审批，就可以浏览和打印相关卷宗。而其他法院办案需要某一卷宗，还是需要单位出具介绍信，工作人员带上工作证来现场查阅，这对于外地甚至省外的办案人员来说，需要耗费大量的时间和精力。在日常的工作中也有当事人从遥远的北京特意赶回来调取自己当年的离婚判决书，这一系列的问题都反映目前基层法院档案利用方式单一，不能和互联网的飞速发展相融合，不能借助一些技术手段提供多元化的服务形式。

二、应对基层法院档案管理问题的对策

（一）健全档案管理体制，保障档案管理制度的落实。档案管理制度的制定是高质量开展档案工作的前提，而建立健全档案管理体制、保障档案管理制度的落实才是重中之重。1.加强领导对档案工作的重视。档案工作不仅是对审判工作强有力的支撑，还是司法公平、公正的有效依据，代表着法院的形象，加强领导对档案工作的重视，能够促使各部门在日常工作中积极配合档案工作。2.制定与本院实际情况相适应的档案管理制度。在制定诉讼档案归档办法时，应该着重将本单位档案归档过程中普遍存在的问题进行梳理，逐条列出详细的归档要求，制定出便于理解、实用性和操作性强的规章制度。3.将档案工作纳入绩效考核，制定合理的奖惩制度。档案工作的开展需要全院的配合，无论是业务庭还是后勤管理部门，在日常的工作中都会产生大量的文件材料，只有将文件材料及时归档，才能更好地保护档案，发挥档案的最大价值。各项工作也只有和绩效考核挂钩，才能引起工作人员的足够重视。4.建立审判员对诉讼案卷归档负责制。各基层法院基本是“一审一助一书”审判模式，书记员基本是编外人员，流动性较强，有的书记员在离职前往往还有大量卷宗未归档，让审判员对诉讼案卷归档负责，能够督促书记员及时归档，保证案卷质量。

（二）提高专、兼职档案工作人员的专业素养。1.招录档案专业人才。无论是正式干警还是外聘人员，各基层法院应单独招录档案人员，不能以招录书记员的形式招录专职档案员，而应该制定相应的招聘要求，招录档案专业人才，减小对档案外包的依赖，保证专职档案人员队伍的稳定性。2.积极参加业务培训班。针对专职档案人员，应该积极参加上级法院和档案管理部门组织的档案业务培训班，及时了解档案管理工作最新知识，掌握法院档案管理的专业要求，提升自己的业务水平。3.提高自主学习能力。主动邀请上级法院档案人员对基层法院工作进行现场指导，及时发现问题并整改。对于档案管理工作效果突出的法院，档案员可以通过短期学习、经验分享等形式积极主动学习，借鉴外单位优秀的工作经验，并结合本院的情况，提升自身档案管理能力。4.提升兼职档案员的业务水平。对本院新上岗的兼职档案人员进行岗前培训，增强档案意识。在日常工作中，针对工作中存在的普遍问题，定期由专职档案员开展档案业务培训，对兼职档案人员进行业务指导，还可以借助微信、QQ等社交媒体建立档案工作群，帮助兼职档案人员及时解决工作中的难题。

（三）持续推进数字档案室建设，探索档案服务新模式。各基层法院都在如火如荼地开展库藏档案数字化工作，为建设5A数字档案室做准备，也为提供多元化的档案服务奠定基础。这不仅要求各基层法院做好诉讼档案数字化工作，同时也要开展文书、视频、照片等各门类档案的数字化工作，持续推进数字档案室建设。与此同时，各基层法院应积极探索档案服务新模式，借助法院内部网络系统，构建一个共享平台，让法院工作者能够远程调档，节省物力和人力，提高电子档案的利用率，实现资源共享。对于当事人和代理人查档，可在法院官网以及微信、微博等热门社交媒体上开设便民查档窗口，通过当事人验证个人身份信息，代理人上传介绍信、律师证、当事人委托书、当事人身份证复印件的形式，经由档案员审核，在线查阅档案。或者当事人或代理人去就近的法院，由法院工作者验证身份信息后，通过法院内部网络系统，帮助当事人或代理人远程查档，避免公众花费大量时间和精力去原审法院调档。