新时期工会档案管理的功能与发展趋势

随着市场经济的蓬勃发展，当前人们的就业形式多种多样，工会组织内成员来自各行各业，难于统一管理，这就对工会档案信息的搜集、归档形成了较大的挑战，尤其是档案的查阅以及开发利用就更显被动。随着互联网数字信息技术的快速崛起，工会档案管理工作必须要充分运用这一先进科技，顺应时代发展的潮流，对工会档案管理进行信息化建设，提升服务于广大职工群众的范围和效率，促进工会工作更加科学健康地发展。

一、工会档案管理中存在的缺陷

工会档案管理人员尚未真正意识到档案管理的重要性，工会档案作为工会组织最重要的记录性文件，档案管理工作水平能够决定工会工作是否顺利推行。然而在企业工会发展实际中，一些工会领导干部尚未意识到工会档案管理对于工会发展的促进作用，认为档案管理只是迎合上级要求的形式，对工会的组织建设没什么实质性的帮助，并未从根本上给予足够的人力和物力支持，严重制约了工会档案管理工作的进程。

工会档案管理人员专业水平不高，很多工会档案管理人员是由工会其他职位的人员兼任的，他们往往没有经过专业的培训，不懂得档案管理的技术要点，长此以往，使得工会的档案管理处于较为混乱的状态，使得档案的查阅和归档工作费时费力，不利于档案管理工作的发展。工会档案相关材料信息的采集和汇总程序不够科学规范，一些工会没有建立起科学完善的档案管理制度，使得档案记录信息真实可靠性存疑，更有一些档案的关键资料缺失，使得档案管理工作的规范性较差，严重制约了工会的科学发展。很大程度上而言，工会档案管理由于未能及时地发挥数字信息化技术的优势，使得整体管理工作处于被动滞后的局面，严重阻碍了工会档案管理工作的发展进程，造成工会其他方面工作开展迟滞。

工会档案管理工作的顺利进行首先就从思想上意识到工会档案工作的重要意义，明晰档案管理工作服务的方向，档案管理工作最根本的是要服务于工会的广大职工群众，档案信息的采集和整理要和其他相关部门密切沟通和联系，确保信息的准确程度和全面，要及时将职工群众的发展状况归纳到档案信息库中，提升服务的质量。要着力深入对档案信息进行开发和利用，将非机密的档案开放给职工群众，实现档案信息的分享和利用，工会档案管理过程中要着力组建和完善档案的服务体系，以严格规范的制度和作业流程来确保档案信息的真实可靠，及时更新相关信息，更好地满足职工群众的档案信息查阅要求，提升服务的意识和服务的质量，促进工会档案工作良性发展。

二、工会档案管理的显著功能

（一）传承功能。对工会来说，档案是对其长期工作情况的真实见证，记录着工会一直以来的活动开展情况、工作经验等，这些重要的信息财富，能够为工会保持良好的形象，并为工会价值体系的建设奠定坚实的基础。同时，工会档案中体现出来的组织和价值能够增强职工对工会及其工作的认同，形成职工之间的强大凝聚力，让工会干部在工作中更具积极性与主动性，进而保证工会组织的健康发展。

（二）凭据功能。工会档案是对工会工作内容、任务以及问题处理方案和结果的集中反映，有着特殊的参考作用，为工会开展工作、解决问题提供凭据和借鉴，方便工会工作人员查询信息之用，为工会的后续发展提供可靠的信息依据，为工会领导作出科学正确决策提供准确参考，对工会组织的良好建设和健康发展有着现实意义。例如，企业经过推优评选出来的劳动模范，工会都会建立相应的档案，而这些档案能够随着法律的完善和发展政策的健全而保证劳动模范享受医疗、退休等方面的补助和待遇，可以说，工会档案正是职工享受合法权益的凭据。

（三）佐证功能。工会组织的最主要职能就是维护全体职工的合法权益。工会档案是为职工维权的真实记录，全面、客观、准确地记录了维权过程中产生和应用到的数据和信息，因此，工会档案可以被用作维护职工合法权益的证据材料，起到证明作用。例如，在职工维权的过程中使用到的合同，产生的答复文件及维权结果等，都可以作为重要的佐证。工会档案的完整性、真实性能够为职工维护合法权益提供佐证，并且促进工会组织功能的发挥。

（四）指导与制约功能。工会档案是对工会开展工作过程中的行为、准则、制度等的真实保存，工会全体工作人员在工作中的表现，包括态度和具体行为都要处于规范的指导和制约之下，工会档案保管就是工会长期工作和发展中形成的规范。工会档案对工会工作的记录和管理，能够号召广大工会工作人员，在无形中指导着他们的具体工作，制约着他们的工作行为。

三、新时期工会档案管理的发展趋势分析

近年来，信息技术得以全面普及和快速发展，社会关系也日趋复杂化、多元化，工会组织的功能也逐渐得以突显，工会组织工作的开展、管理机制的制定和服务内容、形式的确定也发生了深刻的变化，档案的数量在逐日增多，档案管理也体现出了不同以往的现代化发展趋势。

（一）工会档案管理的开放性不断提升。随着信息技术的快速发展，互联网已经成为人们生活和工作中的必备工具，无论是国家还是社会组织和个人，交流和互动都依托于发达的互联网而得以频繁渗透，传统封闭式的档案管理已经不符合时代发展的潮流，而档案资源共享已经成为一种大趋势。之前，工会进行档案管理采用的是封闭式的管理，但是随着互联网技术的普及应用，档案管理也愈发显示出开放性的特性需求，在档案管理实践中应用现代化的信息技术已经十分必要。当前，很多工会在进行档案管理时已经逐步引进了先进的数字化档案管理系统，对档案进行纸质与数字化的双重管理，并且实现了档案资源的共享与开放，提高了档案管理工作的效率。

（二）工会档案管理工作倾向网络化。迈入信息时代，工会的档案管理工作必然朝着网络化的方向发展，不管是档案信息的采集还是档案信息的保管和查阅方式都普遍迁移到网络系统进行，更加便捷和高效，管理起来也更加省时省力。例如企业内工会成员中的家庭困难职工统计以及补助发放等问题、职工的伤重事故、工会档案管理相关经费支出、资产的管理审计等工作都通过统一的工会管理系统来进行处理，确保工会工作每一条记录都有据可查，提升工会档案管理工作的准确性和效率。

（三）工会档案管理的交互更加频繁。档案管理系统的先进性呈现在管理系统的智能化和强烈的交互性，工会作为工人自发组织的社会团体，发挥的是缓解矛盾、协调处理纠纷的辅助作用，不具备执法权力，很多时候工会组织成员的维权开展需要其他部门的密切配合，例如薪资纠纷需要与劳动部门沟通交流，施工建设等方面的协调需要与安全监察部门打交道，这就要求工会的档案管理要密切考虑到交互性的增强以及方式的多样。工会的档案管理进行信息化建设要注重与其他相关部门的交互，提升交互质量和畅通交互途径，以实现交互的效率和可靠性。

四、结语

工会档案管理工作绝不是可有可无的，它能使工会组织的价值建设以及塑造形象得以广泛传承，档案记录资料能够为工会未来的工作开展提供真实可靠的依据和参考，保留员工维护自身合法权益的真实有效证据，指导工会组织的工作开展。未来工会档案管理的开放程度势必会越来越强，整体档案管理倾向于网络化、交互频繁的趋势。工会档案管理工作要紧跟时代发展步伐，建设更加智能和信息化的档案管理，促进工会工作的顺利开展。