信息时代档案管理工作面临的问题及对策

如今我国信息技术得到了快速发展，这同时影响了档案管理工作，使档案管理处在了关键的阶段，如果档案管理模式不能够吸收信息技术的优势对现有情况进行完善，就可能会出现很多的问题；反之，如果能够在信息技术的加持下对管理工作进行改善，就能够提升管理工作的水平与效果。如今档案管理工作仍然面临着一些问题，想对其进行解决，势必会涉及信息技术。据此，本文针对目前存在的问题提出对策，具备现实意义。

一、档案管理工作面临的问题

（一）档案管理人员问题。档案管理工作目前面临着一些问题，其中最为明显的是技术档案管理人员问题。在信息时代，信息技术不可避免的会在档案管理工作中进行应用，这也就对传统的档案管理方向进行了改变，而很多档案管理工作人员没能够对信息技术进行学习，对档案信息管理不习惯，所以不能熟练地操作计算机，这对于档案管理工作的现代化是极其不利的，如果不对这一问题进行解决，那么档案管理工作就不能够得到完善。

（二）档案信息安全问题。传统的档案管理工作能够对信息安全进行保证，因为想要盗取以实物为载体的档案信息有极大的难度；而信息时代的档案则不同，由于其涉及联网问题，所以可能会受到网络黑客和病毒的消极影响，档案信息有丢失、泄露的危险。尤其是一些重要的档案信息，一旦丢失，后果将十分严重。

（三）档案管理软件问题。目前，我国现有的档案部门基本都进行了信息化管理，但是其所使用的软件存在着一定的差异，这也就使得档案管理部门无法进行简单的一键式简便管理操作。此外，不同的计算机管理系统也存在着差别，统一管理可谓难上加难，尤其是在调取外地档案的时候，十分不方便。所以从未来发展的角度来看，必须要对这一问题进行解决。

（四）档案管理网站问题。档案管理的网站建设时间不长，建设形式也不够标准和统一，大多数人仅仅按照自己的想法对信息数据库进行建设，网站建设水平不高，同时也不够规范，这就导致了一旦后期要进行档案管理，就会出现较大的难度。数据库与数据库之间的差异将会对档案管理统一性进行持续的影响，所以应该对其进行注意。

二、信息时代解决档案管理问题的对策

（一）档案管理人才的培养。在这一部分，提出信息时代解决档案管理工作问题的对策。具体地说，想要对档案管理工作实现信息化，有一定的难度，绝不能一蹴而就，尤其是对工作人员的培养上，必须要慎之又慎，不能操之过急。相关档案管理部门在对人才进行培养时，首先要注意工作人员的心态，要让他们从心理上接受信息化档案管理。其次需要加强工作人员的职业素养与技能的培训，同时鼓励相关工作人员，让他们积极对各种有关于网络安全、信息技术的新知识进行学习。采取一些具体的措施，提高员工学习的积极性，从而促进档案管理信息化的实现，为档案管理工作水平的提升打下坚实的基础。

（二）档案管理的安全保障。正如前文所说，由于信息时代的档案管理涉及联网问题，所以可能会受到网络黑客和病毒的消极影响，档案信息有丢失、泄露的危险。针对这一问题，必须要加强安全保障，例如，加强对档案信息安全系统的建设，对档案信息资源的安全进行一定程度的保证。当然，仅仅是加强系统建设还不够，相关部门还需要加强投入，对档案信息数据库的稳定性进行维护。档案信息数据库的维护需要从两个方面入手：首先，是对储存信息的维护，保证储存安全，防止数据库信息入侵。其次，是对使用过程的维护，针对使用过程中的安全措施，应该利用实名登记的方式，严格审查信息使用相关人员的信息。

（三）档案管理信息化建设。毫无疑问，在信息时代，档案管理工作的重点就是实现档案管理工作的信息化，尤其要让档案管理部门对档案信息进行统一化管理。想要达成这一目标，就必须要对档案信息的价值进行利用，采取高端的技术手段对档案的自动化管理进行实现，同时对档案信息进行严格分类。此外，还需要以互联网平台为基础，促进档案信息的共享利用。

（四）档案管理的数据库建设。对于档案管理工作人员来说，其必须要强化思想，在开展档案信息化建设时就必须要对数据库进行建设。正如前文所说，数据库与数据库之间的差异将会对档案管理统一性进行持续的影响，所以，在进行档案数据库的建设时，工作人员应该充分结合当下的情况，同时对未来的情况进行预测与规划，确保数据库在未来一段时间不会淘汰。与此同时，管理人员还需要对数据库档案信息的质量进行保证，提高数据库的质量。

（五）及时更新档案管理思想。管理思想现代化主要指的是引用更先进科学的档案基本理论思想。尤其是在信息时代高速发展背景下，不论哪一行业，要想取得理想的发展成果就必须要改变传统观念上的种种局限，尤其是对于档案工作来讲，其作为一门科学，要真正实现对档案规律特点的准确把握，完善现代化意识的树立，结合科学精神来落实各项工作，只有这样才能够推动档案工作真正向现代化管理方向发展。一方面，档案管理人员应及时更新自身工作理念。作为一门具有较强综合性的社会科学，档案管理拥有自身较为独特的理论、发展规律，对于从事档案管理的工作人员来讲，应对其现阶段的高效机构改革中占据怎样的地位、发挥什么样的作用做出充分考虑。在职能层面，要逐渐从管理型向服务型转变，并促进两者的协调发展；另一方面，要重视质量、创新意识的树立。在实际操作过程中，应对档案形成规律特点，以及相关理论知识做出充分考虑，严格控制档案形成的整个过程，不能忽视任何一个环节，有效落实好各项质量管理工作，将可能存在的差错都及时消灭在具体操作过程中。档案管理工作要全面适应现阶段的科技发展、档案管理现代化提出的各项要求，结合具体情况来积极引用更新颖、多样化的管理方法与手段。

（六）增加资金投入，完善档案管理。在社会经济、科技高速发展背景下，档案工作也要紧跟时代发展步伐，逐渐从以往的文字、图表向音像制品、光盘软件等方向发展，然后通过现代信息技术来落实各项保存、分类工作。为此，相关部门应重视资金投入的适当增加。同时，相关部门还要结合具体情况，加强协调统一，共同研究出一个科学适合且通用的数据库软件，合理调整混乱局面，实现和谐统一，这样既可以节省人力、物力与财力，推动新时期档案工作逐渐向标准化、科学化层面发展，为后续各项资源的开发、共享提供有力保障。在此基础上，档案管理工作人员只需要将相关数据准确、全面录入到通用数据库当中便可，能够促进工作效果与效率的大幅度提升。为此，通用数据库维护要紧跟档案的更新发展，不仅要体现出及时准确的特点，还要在不同层面为各级主管部门顺利开展数据上报工作提供有力支持。此外，还要重视完善法规制度建设，主要就是基于对档案形成、开发与保管等方面的综合分析，多层次、多系统落实各项档案管理工作，有效监督网上一系列不法行为。在信息时代高速发展背景下，高技术犯罪问题越来越多。如破坏他人信息管理系统、盗窃档案机密等等。对此，为了给档案实体、内容安全提供有力保障，应不断增强法律意识，完善管理制度的科学构建。

三、结论

综上所述，如果档案管理模式不能够吸收信息技术的优势对现有情况进行完善，就可能会存在很多的问题，反之，如果能够在信息技术的加持下对管理工作进行改善，就能够提升管理工作的水平与效果。相关部门需要加强工作人员的职业素养与技能的培训，同时鼓励相关工作人员，让他们积极对各种有关于网络安全、信息技术的新知识进行学习。