企业档案管理安全风险防控与措施

2019-11-24

办公室业务 2019年22期

企业在发展过程中，需要面对的竞争压力比较大，竞争形势也比较严峻。特别是在当前新时代发展背景下，企业在发展过程中，要想实现稳定可持续发展，就必须要促使自身的经济效益得到有效提升，这样才能够在市场中占据有利位置，提高其综合实力。对于企业而言，在日常运作和发展过程中，档案管理一直以来都是其中非常重要的一部分。档案管理工作水平不仅会直接影响到企业的整体经营水平，而且还会影响到企业在市场运作时的效率。尤其是现代科学技术不断进步和快速发展，促使很多新型技术被广泛应用在各个领域中，比如信息化技术、数字化技术等。这样不仅可以打破传统企业档案管理局限性和单一性，而且还能够帮助企业实现对安全风险的有效防控。

一、企业档案管理安全风险防控现状

（一）档案基础管理风险。企业在日常运作和发展过程中，需要意识到档案管理的重要性。特别是在当前经济快速发展的背景下，企业相互之间的竞争越来越激烈，企业要想在市场中占据有利位置，提高其综合竞争力，就必须要从多个角度出发，促使经济效益得到有效提升。对于企业而言，要意识到档案管理在实施过程中潜在的一些安全风险，这样才能够提出有针对性的措施对安全风险进行有效控制。通过对当前档案基础管理现状进行分析，发现档案管理在落实过程中，领导的责任划分不够明确，档案管理机构在日常运作过程中，缺乏健全的管理人员。这样不仅导致档案管理工作很难得到有序开展，而且还会导致档案工作在实施过程中的执行力达不到要求和标准。与此同时，在与实际情况进行结合之后，发现当前在针对档案管理制度进行制定和落实时，由于缺乏完善的管理制度，很容易导致档案管理工作在开展过程中受到各种阻碍的影响，无迹可寻、无章可循。

（二）档案业务管理风险。企业档案管理工作在开展过程中，要结合实际情况，保证企业档案管理工作可以在实践中得到有效落实，这样才可以实现对风险的有效控制。但是通过对企业档案管理现状进行分析，发现档案业务管理当前存在很多风险。档案管理在开展过程中，并没有严格按照“三同步”的要求和标准进行，在针对各种不同类型的文件、组卷时缺乏规范化和标准化，这样很容易导致现有的文件材料无法实现针对性的归档，同时资料还会存在一定的偏差。这样不仅会直接导致很多档案在实践中无法得到合理利用，而且还会造成严重的资源流失。除此之外，在与实际情况进行结合之后，发现企业在开展档案管理时，档案的整个借阅手续并不是很齐全。一旦档案资料外借之后，无法对借阅人的行为进行跟踪处理，这样很有可能导致外借资料丢失。

（三）档案实体保管风险。企业在日常运作和发展过程中，要提高对档案管理的重视。但是档案实体保管工作在开展过程中，会受到很多因素的影响，导致很多安全风险因素也会存在于档案实体保管工作当中。档案库房在日常运作过程中，其根本目的是为了实现对档案的保存，在库房构建过程中，要结合实际情况，对其进行科学合理的安排，尽可能避免在一些潮湿阴暗的地方进行建设。同时在建设过程中，对安全设施进行配备，这样有利于避免档案在保存时遇到风险影响。除此之外，在与实际情况进行结合之后，发现针对档案进行管理时，使用的装具、卷盒等与档案保管的基本要求不相符。这样不仅会导致档案出现发霉等情况，而且还会导致档案的整体使用率无法得到有效提升。

二、企业档案管理安全风险防控措施

企业在发展过程中，要意识到档案管理工作在其中的重要性。档案管理工作在开展过程中，要与安全风险防控工作进行有效结合，这样不仅可以提高档案管理水平，而且还可以尽可能规避一些不必要的风险因素。所以在企业档案管理工作开展过程中，要结合实际情况，对现有的管理制度进行规范化和完善，这样不仅可以保证管理人员在日常工作过程中的有效性，而且还能够提高档案管理水平。

（一）提高安全风险管理思想认识水平。众所周知，档案管理工作一直以来都是企业在日常运作和发展过程中非常重要的一部分。企业在发展过程中，会面对非常多的竞争压力，甚至还会涉及到一些恶性竞争。企业要想提高档案管理工作水平，就必须要结合实际情况，积极采取有针对性的措施，促使档案管理工作可以实现与安全风险防控工作的有效结合，这样可以实现共赢的目标。档案安全风险管理工作在实施过程中，首先要做的一点就是要对相关的体系进行构建，该体系在建设过程中，要体现出综合性、系统性的特征。档案安全风险管理工作在开展过程中，不是单纯一个部门需要掌握和了解的事情，而是需要企业提高整个思想认识，各个部门相互之间要建立良好的协调关系，这样才能够保证安全风险管理工作可以真正落到实处，体现在各个环节当中。所以，企业在日常运作和发展过程中，要对档案安全风险管理小组进行建设，并且将小组落到实处，将其在档案管理工作中的职能作用充分发挥出来。在该小组行动过程中，可以将档案管理领导作为组长，相关部门的工作人员则是以组员的身份参与其中，这样做的根本目的是为了最大限度保证档案安全风险管理工作可以得到有效落实。利用小组的方式来进行管理，这样不仅可以大力发散工作人员的思维，实现全方位有效的部署，而且还可以促使各个部门相互之间建立良好的配合关系，尽可能保证全员都可以积极主动参与其中，促使企业档案管理安全风险控制效果得到有效提升。

（二）保证档案安全风险管理基础工作的落实。档案管理安全风险管控一直以来都是企业在日常运作和发展过程中非常重要的一部分，档案管理水平不仅会直接影响到企业在日常运作过程中的效率和水平，而且还会影响到企业的发展。所以在这种背景下，要结合实际情况，保证档案安全风险管理的一系列基础工作可以落到实处，这样才能够提高企业档案管理水平。首先，在具体操作过程中，要对各个部门的职责进行科学合理的分配，与此同时，还要对相关工作标准、流程等进行确定，对现有的规章制度进行不断完善和优化。在管理过程中，要严格按照规定的要求和流程进行制度的制定和落实，一旦员工在日常管理过程中存在问题，可以立即采取有针对性的措施，对员工进行处理，避免造成更加严重的后果。档案管理部门工作人员在日常工作过程中，必须要树立安全风险管理意识，同时还要对自身的职责和权限进行准确有效的划分，这样才能够保证各项工作可以顺利开展。在针对一些新出现的问题进行处理时，要保证及时性和有效性，同时在后期处理完之后，还要进行不断的总结，这样可以对现有的制度进行完善和优化。其次，要在实践中对员工的综合素质进行强化。档案管理部门在日常工作过程中，要结合实际情况，对工作人员进行定期的培训和教育，这样做的根本目的是为了促使档案管理部门工作人员的综合素质可以有效提升。除此之外，还要在实践中对相关的考核制度进行制定和落实，一旦员工接受完培训之后，要与培训内容进行结合，对员工开展有针对性的考核，同时还要与奖惩制度进行有效结合，这样可以对员工起到良好的激励作用，同时也可以起到良好的约束作用。