档案和保密工作与政府机构改革统一推进同步进行

在新一轮政府机构改革过程中，山东省青州市档案行政管理机构正确处理机构改革与档案、保密工作的关系，靠前介入，坚持统筹规划，同步统一进行。临“改”不乱，强化措施。不等、不靠，做到档案、保密工作不空档，有处置，有归属，不脱节，为机构改革工作顺利完成提供强有力的保证。

一、把档案处置纳入机构改革总体安排

青州市档案局组织干部认真学习山东省委办、省政府办转发的《省档案局关于做好市县机构改革中档案工作的意见》精神，明确全市机构改革档案工作的任务要求和处置标准；出台《青州市档案馆提前接收档案工作意见》，进一步规范全市档案移交和接收工作；拟发《青州市委办公室关于做好机构改革过程中档案处置的意见》，从机构人员、档案管理处置、档案归属流向、责任追究等方面，对全市机构改革档案工作进行统一部署安排。

在机构改革方案出台前，为使撤、并、改、转单位的档案不致于丢失，档案管理行政部门与机构改革办公室联系，及时成立了档案接收处置领导小组，积极介入，摸清家底，由市委办公室牵头，所有内设机构负责本部门档案的催收、清理、汇总，文秘、机要、档案、保密人员承担具体工作。档案保密工作不接续，不交接，所有具体实施档案、保密人员不安排、不调动，确保所有档案保密文件材料齐全完整，应收尽收，归档齐全。

二、主动作为，加强档案法律法规的宣传

这次政府机构改革，涉及部门单位多，特别是合并单位多，撤销事业局多，任务重，情况复杂。档案行政管理部门主动作为，积极深入涉改部门，加强接收档案法律法规的宣传教育。

针对有些干部职工档案意识不强，认为机构改革那么多重要事情，一点文件、材料丢了就丢了，不算大事。面对这样的错误观念，加强了《中华人民共和国档案法》《档案管理违法违纪行为处分规定》等档案法律法规的宣传。档案宣传工作中，同时覆盖非档案岗位工作人员。加强对非档案岗位工作人员的宣传教育，要求在规定期限内将档案资料交到档案部门。涉改单位中，很多同志长期在一个岗位工作多年，虽然在非档案岗位上，但是这些工作人员长期积累，手中保存着许多应该归档的重要文件、声像、资料、证书、实物、照片等，这些档案很可能随着人员岗位变动而不知所终，要求他们做到手上所有档案应收尽收、应归尽归。

三、强化措施，制定标准，落实检查

服务深化党和国家机构改革是档案工作的重要政治任务。各级档案、保密部门要强化“四个意识”，坚定“四个自信”，明确工作责任，加强统筹协调，确保档案、保密工作与党和国家机构改革步调一致、健康有序开展。

制定了档案处置工作方案，指定专人，严格按照本单位文件材料归档范围对历年归档文件材料和档案整理情况进行全面清点和检查，做好留存在部门或个人手中应归档各种门类、各种载体的文件材料的收集、鉴定、整理、归档、保管、清点、交接工作，确保本单位应归档文件材料齐全完整，已归档文件材料整理规范、目录齐全。同时按照相关规定、对照标准，编制好移交清册，连同本单位的组织机构沿革、大事记等材料，及时、完整进行移交。为保证档案的安全接收和变动单位的档案管理，以市委、市政府两办名义连续下发文件，并召开了各部门档案进馆单位协调会，限期完成任务。

一是制定处置范围。这次机构改革所涉及的部门和单位（含群团组织、企事业单位），均须按照档案的归属与流向做好档案处置工作。

二是制定处置内容。1.档案。文书档案包括机构改革前保管的和机构改革过程中形成的全部文书档案。科技档案包括科研档案、项目档案、基建档案、设备档案等。专业档案包括会计档案、审计档案、人事档案，以及业务职能活动中形成的业务档案等。音像档案包括照片、底片、数码照片、录音带、录像带、光盘、磁盘等。实物档案包括印章、奖牌、证书、锦旗、奖杯等荣誉品，字画、手迹、原单位招牌等。数字档案包括办公系统、业务系统中形成的反映单位职能活动的电子文件及元数据、纸质档案数字化副本等。2.资料。包括各种业务职能活动中形成的资料，以及本单位组织机构沿革、大事记、基础数据汇编、公开出版发行物、图书等。3.检索工具。包括纸质目录、电子目录、全宗卷等。

为使各项工作不流于形式，落到实处，市委办公室又对全市各单位机构改革过程中档案文件管理、档案资料的接收工作进行了认真、全面的检查、验收，并及时发出通报。

四、调整、充实基层档案、保密工作领导机构

目前根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保密法》《机关档案工作条例》《机关档案管理规定》《档案管理违法违纪行为处分规定》等规定，严格按照档案、保密工作的要求，切实加强档案的保密和管理，防止因机构变动、人员调整，导致档案无人监管，发生档案流失和失泄密事件。机构改革过程中，为使档案、保密工作有人管理，有人抓，结合各单位领导班子变动情况，及时沟通协调各单位调整档案、保密领导机构。以制度管人、管档案保密工作，使档案、保密工作在机构改革中不断线。

五、妥善处理好档案归属争议问题

机构改革中，涉及机构合并、拆分、撤销等问题，难免会对一些档案的归属产生争议。我们按照《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保密法》《档案法实施办法》《山东省档案工作条例》等法律法规要求，结合县市区机构改革各个单位具体实际问题，不搞一刀切，既不违背《档案法》《保密法》等法律法规，也要实事求是。针对个别问题及时进行了研究，能解决的马上解决，不好解决的及时向上级档案保密行政管理部门报告，共同协商和研究解决办法，保证档案有归属，档案、保密工作安全有保障。

六、强化档案、保密工作人员的教育培训

面对各单位档案、保密干部变化大、新手多的实际情况，采取了分层次组织培训：1.新、老人员分开培训。机构改革人员重新组合、分配比较多，档案保密新手比较多，采取以干代训、以老带新的方法培训。2.机关、事业单位分开培训，这次县级机构改革，机关重组合并比较多，而事业单位撤销事业局多，保留中心多，针对这种情况，按照档案管理处置方案，分别对具体管理人员进行指导。3.不同专业技术职务的人员分开培训，因为各个单位档案保密人员专业职务不同，所掌握的知识水平不一样，根据各自的知识结构培训不同内容，保证学有所用，及时在机构改革中充分发挥应有的作用。使基层档案、保密人员提高档案、保密业务知识水平，尽快掌握日常文书处理，涉密保管，年终收集、整理、分类、立卷的技能，尽快胜任新岗位的工作要求。

政府机构改革，是新时期我们党自身的深化，涉及面广，任务重大。各级档案保密管理机构要按照“收集齐全、整理规范、清点准确、交接完备、安全保密”的要求，科学制定工作方案，妥善做好涉改单位和有关部门的档案、保密工作，做到档案、保密工作和机构改革同步推进，顺利完成。