大数据时代做好档案信息化管理工作的策略

2019-11-24

办公室业务 2019年22期

一、大数据背景下档案管理工作需要注意的问题

（一）注意规避潜在风险。大数据时代其实就是信息时代发展的产物，大数据时代的环境在一定程度上改变了我们的生活方式工作方式，大数据时代给档案管理工作带来了一定的机遇，同时也带来了一定的挑战。档案管理工作对企业发展有着至关重要的作用，同时也直接关系企业甚至国家的政治与经济利益，一旦档案信息泄露，会对企业甚至国家造成很大的影响。因此，不断完善档案管理工作，加强档案的严密性是非常重要的。从实际上来看，档案管理方式受到大数据时代的冲击，档案信息资源非常容易泄露甚至丢失，所以运用大数据技术进行档案管理存在着一定的潜在风险。

（二）制定出解决潜在风险的对策。随着大数据时代的来临，传统的档案管理工作模式已经不能够满足时代的需求，而在档案管理工作中，应用大数据技术存在着一定的风险，在传统的规章制度中，并没有对相关方面做出一些明显的约束管理，能够不断提高档案管理工作的机密性，就需要结合实际发展，不断调整档案管理制度，有效保证档案管理制度科学合理，从而应对大数据时代背景下档案管理工作存在的潜在风险。在档案管理中有效应用大数据技术能够提高管理工作的效率，同时也更有利于工作人员的工作，但是应该由专业的档案管理工作人员进行操作，保证档案管理工作人员具备相应的综合素养，同时还需要相应的制度来制约档案管理工作人员的行为，保证档案管理工作能够有序完成。

二、大数据时代档案信息化管理工作的策略

（一）加强档案工作人员的技能培训。为了保证档案管理工作的有效性与科学性，必须要引进专业的档案管理人才，我们正处于信息化的时代，要想合理科学地利用大数据时代实施管理，那么就必须加强对档案管理工作人员的各方面培养，使档案管理工作人员具备专业的技能以及操作水平。以往的档案管理工作人员都是人工进行档案管理操作，对相关的大数据技术并不是很了解，不能熟悉掌握大数据技术相关方面的专业知识，在一定程度上影响档案信息化管理的发展。所以政府以及相关部门必须要着重加强技术人员的培养，不断鼓励各大高校开办大数据技术应用课程，大力培养档案信息化管理人才，同时还应该引进国外一些先进的技术与资源，政府要给予一定的资金支持与政治支持。对于企业部门来说，则应该积极举办一些培训学习活动，可以利用公共课、网络会议、视频教学等各种手段，不断提高档案工作人员的专业化、服务意识以及信息化水平，加强档案管理工作人员之间的沟通与交流，不断提高档案管理工作人员的综合素养。同时还需要提高管理人员的聘用门槛，要引进一些具有专业素养的人才，这样才能够积极推进档案信息化管理工作有效开展。

（二）不断优化档案管理人员的结构。档案管理工作相对来说比较枯燥乏味，企业在招聘档案管理工作人员时，相比于一些技术性工作来说，对技术方面要求较低，而且待遇也比较差，从事档案管理工作的工作人员年龄都比较大，很少有年轻人愿意从事档案管理工作，这就在一定程度上直接影响我国档案管理工作的实际发展。但是随着技术的不断深入，大数据时代对档案管理工作人员的技术水平提出了更高的要求，为了能够更有效实现档案管理工作，就需要不断引入一些技术人才，切实提高档案管理工作人员的综合素养，不断优化调整档案管理人才结构，使年轻人愿意从事档案管理工作，并成为档案管理工作的主力军，而年龄较大的工作人员则应该辅助年轻人顺利实施档案管理工作。

（三）在大数据时代背景下做好档案管理保密工作。在档案管理工作中，大数据技术的应用有效促进了档案管理工作的发展与进步，给企业档案管理工作带来了新的机遇，大数据的有效应用能够促进档案管理事业的不断发展，能够有效提高档案管理工作的效率，同时还能够在一定程度上节约人工成本。大数据在实际应用过程中也存在着一定的问题，对档案管理保密工作提出了更高的要求。在大数据时代，使得档案信息比较容易丢失、损坏或者泄漏，因此工作人员必须要认识到档案信息的重要性，提高档案信息保存的安全意识，在工作中不断规范自己的行为操作，从而保证档案信息的安全性与保密性。除此之外，企业还应该加强管理软件与硬件的建设，为了能够使档案信息化管理工作适应大数据时代的发展与实际需求，一定要主动加强相关基础设施的投入，要对现有的设施进行更换以及升级，保证网络信息平台的建设，满足网络搜索引擎的实际需求。

（四）实现档案管理数字化，完善电子档案归档工作。为了有效提高档案管理的效率、资源的利用率，各单位必须要着重注意对现有的档案管理模式以及服务模式进行具体的改革与创新，使档案管理工作不断朝着数字化信息化的方向发展。首先应该在纸质资料的基础上，有效结合大数据时代技术优势，对具体的纸质资料进行相应的整理、编号以及储存，之后还应该加大信息资料进行数字化的处理，同时建立信息化数据库，从而不断方便档案查询与利用工作，实施数字化与信息化的档案管理可以节省大量的时间，数字化与网络化的不断引入，会改变传统档案管理工作存在的弊端，将繁琐的步骤简单化，这样既能够提高工作效率，同时也能够减轻工作人员的负担，加强档案资料的利用率。在大数据背景下，还应该不断完善电子规范归档工作：首先，要保证与办公系统不断深度融合，不断完善电子公文流转系统的全程控制，具体按照公文起草、签字以及拟办等实际过程完成电子档案的储存，以保证公文类电子档案的内容齐全。其次，应该结合国家制定的专业类电子档案具体标准，有效管理分类专业电子档案，不断完善专业电子档案的系统与标准。再次，详细制定档案数字化相关计划，要着眼于档案信息化未来发展的实际需求，结合企业的实际发展状况，制定详细的档案数字化计划；同时还需要结合具体的技术规范，不断统一相关的数据标准。最后，要结合大数据时代电子档案归档工作的实际要求，不断研究数据信息的采集、管理、分析、利用、发布等各种数据平台，以期满足档案归档与管理的实际应用。