提高高校办公室管理效率研究

文/中山大学南方学院 林载蔚

在教育发展新形势下，高校办公室管理创新工作发展要与时俱进，跟上时代前进的脚步。高校办公室管理工作是学校各项活动顺利开展的基础保障，办公室管理工作最为显著的特征就是内容多样化，会涉及学校日常运营管理工作的方方面面，这样无疑会加大办公室管理人员的任务量和工作任务。为了有效提升办公室管理效率，高校管理人员要充分发挥出信息技术的作用，创新采用精细化管理方式，完善高校办公室管理工作，促进高校教育建设稳定持续发展。

一、高校办公室管理工作效率低下的主要原因

（一）办公室管理信息化建设水平低。高校领导缺乏对办公室管理工作的重视，缺少对相关工作人员的科学指导工作，未能主动带领全体工作人员共同参与到办公室管理信息化事业建设发展中，从而导致学校办公室管理信息化建设各项工作不到位，信息化建设水平较为落后，难以达到新时期高效办公室管理工作发展要求。与此同时，高校各项信息化配套设施设备不够完善，无法科学有效辅助办公室工作人员高效开展各项事务，满足广大师生各项服务需求。办公室管理工作效率低将会影响到学校日常工作的整体正常运转，不利于高校教育建设稳定持续发展。

（二）办公室管理人员能力与素质参差不齐。很多高校的办公室管理人员并不是管理专业出身，他们普遍缺乏良好的管理专业能力和素质，办公室实践管理经验不足，未能够充分掌握了解到高校办公室管理要点内容，从而影响到学校办公室管理工作效率。除此之外，办公室行政管理人员自主学习意识不强，外出学习培训机会较少，导致其无法及时学习了解到最新的办公室管理方法和技术，办公室管理工作理念得不到及时更新，仍然在沿用传统办公室管理模式，这些都是造成高校办公室管理工作效率低下的原因。

二、高校办公室管理工作效率提升的主要措施

（一）强化高校办公室管理信息化建设工作。在互联网信息技术时代，高校必须结合自身发展情况和条件，适当加大对学校办公室管理工作建设发展的投资力度，积极引进利用先进的信息化技术和设备。高校领导必须加强对全体办公室人员的科学指导工作，引导他们去学习掌握各项信息化管理技术和方法，通过将信息化技术与本职工作内容有机结合在一起，全面提高高校办公室管理水平。就比如，高校办公室可以利用信息化技术建立起自动化管理系统，完成对学校师生档案管理、财务管理以及图书管理的自动化发展目标，优化整合学校各项资源，通过搭建网络资源平台为师生提供多元化快捷方便的服务，这样不仅能够有效提升高校办公室管理工作效率，还可以实现我国高校教育管理工作科学健康发展。

（二）培养办公室管理人员专业能力和综合素质。现代高校要想发挥出办公室管理工作职能，最大限度地提高办公室管理工作质量和效率，就必须组建起专业完善的办公室管理人才队伍。高校要定期组织办公室管理人员参与专业化的培训教育活动，有效提高他们的专业能力和素质，促使他们能够在第一时间掌握了解到最新的办公室管理方法，借鉴其他优秀高校办公室管理经验，优化改善本校办公室管理工作内容和方式，确保制定出科学完善的办公室管理规章制度，并切实落实好各项办公室管理改革工作措施，促进各项管理工作有条不紊地进行。在办公室管理人员培养过程中要始终坚持以人为本的工作理念，通过科学构建出员工激励考核机制，将办公室员工日常工作表现与绩效考核结合在一起，充分激发员工工作的积极性和主动性，并营造出良好的学习竞争氛围，促进员工之间的相互学习发展。

三、结束语

综上所述，办公室管理作为现代高校教育建设发展的重要组成部分，办公室管理工作质量和效率的高低会影响到高校教育稳定持续发展。因此，高校领导必须提高对办公室管理工作的重视程度，加强办公室管理人才队伍建设培养工作，提高办公室管理信息化建设水平，创新完善办公室管理方式和内容，促进办公室管理工作顺利高效开展。