办公室管理工作的优化路径分析与研究

文/广西中烟工业有限责任公司 王冬梅

在我国经济快速发展的今天，诸多企业主体面临着市场激烈竞争问题，如果企业想要稳固自身在市场中占有的地位，需要强化企业内部管理的优化与完善，提高自身对企业的管理效率，尤其是可以传递信息、构建交流媒介以及保证企业正常经营的办公室管理工作。而办公室工作人员是每一个企业开展行政工作的直接载体，在企业各项事务的运行中具有重要作用。结合现阶段我国诸多企业办公室管理工作的实际情况，仍存在些许问题有待改善，因此分析企业中办公室管理工作存在的问题以及制定解决改善方案与优化路径十分必要。

一、办公室管理工作概述与重要性

（一）办公室管理工作概述。新时期企业办公室管理工作，即办公室工作人员依照规定实施管理者的相关决策，处理企业内部的诸多行政事务，贯穿在计划、管理、领导以及监督等多个环节中，确保企业内部与外部的信息有效传递的一个过程。此外，企业办公室管理工作涉及企业内各个部门之间的沟通与交流，也就是说办公室管理工作为决策落实的重要过程，企业发展目标的实现，一方面受到决策制定有效性的影响，另一方面受到办公室管理工作科学性开展的影响。

（二）办公室管理工作的重要性。1.办公室管理工作利于信息的传递与交流。办公室作为我国众多企业内部一个基础单位，是企业今后发展的关键力量，所以办公室管理工作承担着信息传递与推广的责任，是每一个企业内部上级管理者与下级职工之间交流的媒介。在实际工作中，管理工作人员要将上级制定的工作计划发放至基础单位中，监督下级工作人员的工作，同时把下级工作信息汇报给上级，帮助上级管理者更好地掌握下级实际工作情况，协调部门之间的沟通与合作。2.办公室参与决策计划。因办公室管理工作可以传递企业经营的信息，所以在某一程度上来说，办公室人员会给上级领导提出某些建议，增强企业决策的合理性与科学性。

二、办公室管理工作现状

（一）管理思想存在滞后性。一些企业在开展办公室管理工作期间，存在管理思想滞后的现象，究其原因为因社会经济不断发展，市场竞争力日益加大，企业内部的办公室管理工作需要被创新与改革，进而满足社会时代发展的需求。然而在实际管理工作中，办公室的管理工作者没有树立时代意识与创新意识，仍采用以往的管理模式，在这种情况下，企业办公室的管理工作便不会在短时间得到转型，在一定程度上降低办公室管理工作的质量与效率。

（二）管理机制尚未完善。诸多企业的管理机制，决定着企业自身长久发展的速度，需要完善的机制对管理工作进行规范与约束，从而端正办公室人员的工作态度，营造良好的办公室工作环境，保证办公室工作的质量与效率。然而诸多企业在办公室管理工作中没有健全完善管理机制，以至于在实际工作中不能及时地落实管理工作，且办公人员没有意识到认真工作的重要性，执行任务趋于表面化。同时，办公室内部人员的职能没有明确的分工，无法保证工作的规范性与合理性，增加了办公室管理工作的难度，久而久之，企业工作氛围得不到有效的创造，将会减慢企业文化的建设进程，影响企业运行效率。

三、办公室管理工作的优化路径

（一）更新办公室管理思想。针对现在诸多办公室的管理工作，一些领导者在以往的管理思想影响下，会出现占据员工工作时间的现象，降低工资费用成本来提高管理工作质量，但是这种思想既会降低办公室人员的工作积极性，还会阻碍办公室人员之间友好关系的建立，引起工作人员对企业的不满心理。因此企业中管理人员应更新办公室管理思想，创新管理工作思维，同时把办公室管理工作纳入在企业长久发展的范围之内。此外，对工作人员给予足够的激励与支持，调动其工作积极性，提高办公室人员工作的自主性，不断创新实践促进办公室管理工作的进行。

（二）完善办公室管理机制。企业办公室管理工作的优化，需要完善其管理机制，保证管理机制具有一定的规范性合理性，对员工的工作行为进行有效的约束，且明确工作人员的工作职责，制定相应的管理标准，将办公室管理工作落到实处。首先要完善定岗机制，结合办公室管理工作实际情况，明确人员自身工作性质与范围，比如要求办公室中会务人员提前准备工作内容，发挥其自身的辅助职能，帮助领导拟定好会议主题，对生产环节进行预算。同时结合企业运营实际需求，确定会务工作的具体内容，整合责任机制，全面保证办公室管理工作质量。

（三）优化办公室管理模式。创新企业办公室管理理念，并加强企业管理制度的构建，可以不断优化和完善企业办公室工作方式，不断提高企业办公室工作效率。企业办公室是企业行政管理的重要部门之一，而且办公室在企业协调、服务等方面也扮演着极其重要的角色，在创新办公室管理方式时，要不断强化工作职能，发挥对企业领导干部的决策作用，将日常工作协调和企业活动协调等落实到位，促进企业文秘和会务工作等顺利进行，进而确保良好的工作效率。此外，针对企业办公室管理工作而言，在优化管理工作路径期间，应关注办公室内信息的传递与反馈效率，企业在运行期间设计的些许工作能否达到高效，便是建立在实践基础上由此判断的，但是在基层具体实践中出现的一些信息，需要相关人员整理信息反馈的真实性，进行帮助领导者将决策的消息准确传达，便于企业内部各项工作的顺利进行。强化企业内部的上级与下级交流，时刻了解企业员工之间交流的效率十分必要，因办公室的工作需求量较大，若在平时的管理工作中无法保证信息传递的规范性，容易给企业造成一定的麻烦，或者出现信息传递重复与信息传递疏漏的情况，降低企业办公室管理工作效率。

（四）采用柔性化的管理手段。新时期办公室管理工作需要采用柔性化的管理手段，凸显出以人为本的管理理念，切合实际地发挥员工的内在潜能，并满足员工实际生活需求。对于柔性化管理手段的运用，企业办公室管理者应提升自身的管理能力与员工自身素质，促使办公室管理工作更好地创新与发展。同时，因办公室管理工作具有广泛性与综合性的特征，所以在日常管理工作中应关注事务的基础处理方式，为办公室管理水平的提高奠定基础。此外，办公室柔性化管理手段的实施需要以服务意识为前提进行，针对日常生活中存在的不足之处加以优化与整合，营造出良好的办公室管理工作环境。

四、结束语

综上所述，开展办公室管理工作的优化路径分析与研究课题具有十分重要的意义与价值，新时期每个企业的管理者都需要给予办公室管理工作高度重视，结合办公室管理工作概述与重要性以及现阶段我国办公室管理工作现状，科学有效地扩展出办公室管理工作路径，通过更新办公室管理思想、完善办公室管理机制、优化办公室管理模式、采用柔性化的管理手段等，创设出办公室内良好的管理工作氛围，全方位地提高办公室管理工作质量，推进企业现代化建设进程。