人事档案电子化管理探究

文/吉林省疾病预防控制中心 孟爽

一、人事档案管理模式的发展形势

人事档案中蕴含着丰富的资源信息，能提供一个人的基本资料、学习经历、工作状况等信息，可以为调动员工、安排工作等提供参考。就今天的发展而言，它也可以算作是大数据中的一部分，蕴含着丰富的人事信息，在经济社会活动中发挥着巨大的作用。以往的人事部门一般采用较为传统的纸质表格装档案袋的方式进行管理，但随着经济社会的发展，这种模式的弊端逐渐显现。如今越来越多的人事管理部门采用电子化的方式实现人事档案的信息化管理。

（一）人事档案管理目前存在的问题。首先，人事部门没有对档案的电子化管理给予充分的重视，很多人还没有从原始的文件式的传统惯例观念中摆脱出来，不能及时转变观念，跟上时代的发展步伐，只重视文件的管理，对于一些电子文件则采取顺其自然的态度，对电子信息没有及时收纳和整理，导致电子信息在流传过程中丢失，造成工作效率低下。同时也可能发生信息被他人盗取的现象，给工作带来巨大的危害和损失。其次，没有相关管理规范制度的制约，这样就非常容易形成信息不全、个人信息断裂，存在漏洞、不足等现象。很多人事档案管理存在材料较为简单，流于表面形式的现象，例如只收录个人的姓名、年龄、电话、学习和工作经历等信息，这样就容易存在信息价值量小，没有提供有效信息等问题。

（二）电子化管理的优势。电子化管理是一种全新的、开创性的信息化管理模式，这种模式是即时的、方便有效的。它可通过网上交流的方式实现信息的迅速收集，非常方便快捷。同时会大大提高工作效率，同时存贮方便，不易发生磨损、破坏等现象。同时有需要补充修改的信息也可以随时随地进行修改，方便信息的管理。总的来说，电子化管理的模式在信息的收集、管理、存贮方面都存在着巨大的优势，可以切切实实提高工作效率以及使用价值。

二、人事档案的电子化管理策略

（一）对于电子化管理给予充分重视，推进其普及发展。科技不断发展，互联网正在更大范围内被使用，智能手机也在不断普及，人事档案管理的相关部门应该看到这一点，积极转变思维，采用电子化的管理方式，这不仅能够节约时间，降低成本，还可以更好地实现对各类信息及时有效的收集管理。如今的管理离不开互联网和科技的发展，因此必须加以重视，才能在信息化的浪潮中赢得竞争优势。

（二）培养一批电子化管理人才。现在存在的问题是先进的设备有了，但是对复杂庞大的档案数据信息进行有效的管理却是一个很大的问题。这是一个亟待解决的问题。因此每一家公司，一家医院，企事业单位等必须培养一批专门进行电子化管理的人才，招收人才，进行培训。首先招收的人才一定是精通互联网和计算机技术的人。必须掌握日常工作中所需要的一些收发文件，软件操作技术。其次还要具备良好的责任感和耐心。引导他们充分利用先进的计算机、互联网对单位的档案信息进行高效的管理。

（三）建立健全相关制度进行规范。对人事档案的信息管理确立明确的规范制度，对信息进行有条理的整理。同时还要成立相关部门对其进行维修和维护。以保证人事档案信息管理系统的正常运行和使用，定期对系统进行维护和检查，发现问题及时补救，避免出现因病毒感染造成信息丢失的状况。因此必须加以有效的重视。

三、结束语

人事档案管理是随着科学技术不断发展创新的，与科学技术联系密切，不可分割。在发展过程中会不可避免地遇到一些问题，例如制度上的阻碍、实施中的困难等。但不能阻止其不断向前发展推进。人事档案电子化管理模式以其自身具有的独特优势在不断地向前发展推进，这是人事档案发展过程中的总趋势。我们要跟上时代潮流，紧随其发展变化，与时俱进，充分挖掘人事档案的价值，为工作和社会活动提供更高水准的服务。