前端控制在高校新校区基建档案管理中的应用分析

文/重庆航天职业技术学院 王毓芳

高校新校区基建档案的形成具有自身的特性。这些特性要求档案部门更新档案管理观念和模式，做好档案前端控制工作，从源头控制归档文件材料质量，保障基建档案的准确完整。

一、高校新校区基建档案的特点

（一）数量大，种类多。高校新校区建设包括了教学、行政、生活用房及场馆等单项建筑物的建设，整个校区的建设分阶段实施完成，在各阶段和各单项工程都会有包括立项、选址、初设、规划、设计、勘察、施工、竣工验收等大量的文件材料。

（二）内容复杂，专业性强。高校新校区建设从入驻签约、征地拆迁到项目立项过程中要产生请示报告、会议纪要、协议、合同等大量的前期档案材料；在建设中还涉及规划、城建、设计、消防、勘察、质监及土建等多个专业环节，形成内容复杂，专业性强的基建档案。

（三）来源广泛，载体形式多样。新校区基建档案来源广泛，校内有基建、财务、审计、后勤等部门；校外有政府部门、设计单位、招投标单位、监理单位、施工单位等。同时，档案有纸质文件、图表、电子文件及声像制品等多种载体形式。

（四）项目多，形成时间长。高校新校区建设有整个校区的建设也有多个单项工程，各项工程都有独自的基建档案材料，整个校区建设周期比较长。因此，高校新校区基建档案的形成也是一个漫长的过程。

二、高校新校区基建档案前端控制的必要性

高校新校区基建档案前端控制，就是将档案管理工作介入节点前置到新校区签约立项阶段，从新校区建设文件形成之时甚至之前，就对整个项目文件从形成到归档的全过程进行管控。

（一）档案前端控制的法律依据。《档案法实施办法》规定档案机构应“指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作”，要求档案部门将工作节点提前到文件形成之时，即对文件进行前期管控。国家档案局印发的《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》中规定“项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行”，这种“三同步”说明前端控制已经成为项目档案管理工作的基本要求。

（二）档案前端控制能够保障基建档案的完整准确。由于高校新校区基建档案的上述特点，实行“后端”管理会使档案工作滞后，导致档案资料质量不高甚至缺失。而实施前端控制，可以避免原件签署盖章不全、图纸污损残缺、图物不符等质量缺陷及原件散失等问题，

（三）档案前端控制是提高档案管理效率的重要手段。新校区基建档案既包括以新校区为整体项目的前期文件材料，也涵盖多个单体项目工程建设环节中产生的施工、监理及竣工验收、审计结算等文件材料，采取前端控制可以优化管理流程，减少文件与档案管理各环节的重复，提高管理效率。

三、前端控制在高校新校区基建档案中的应用

（一）在项目档案管理工作中树立前端控制思想。档案部门应在项目立项甚至之前就制定工作计划，对项目文件材料和档案管理工作进行全盘规划。档案工作者则要将新校区基建档案工作节点提前到立项阶段，主动掌握项目文件形成与运转的控制权，将工作重点移到指导、监督和检查项目文件的形成积累过程。

（二）建立完善的制度体系和新校区基建档案工作管理网络。构建新校区基建档案管理制度体系，明确参建各方对档案管理的职责、范围和内容，提出归档要求。同时对各类基建档案加以规范。构建新校区基建档案工作管理网络，规定文件形成单位负责归档文件的收集与积累及质量，档案管理部门负责对新校区基建项目文件管理工作进行监督、指导、检查。建立一支由新校区建设部门档案人员为主，各参建方资料员为辅的新校区基建档案工作队伍，统一对文档的管理要求、标准及口径。

（三）建立工程项目文档一体化管理模式。档案部门应该与文件形成部门协作，参与文件的形成、流转过程的控制管理，让文件的动态管理与档案的静态管理相结合，实现文件控制与档案管理一体化。

（四）加强关键节点的文件管控，确保档案收集的质量过关。首先，应以合同条款等明确档案形成、整理和移交的要求。明确项目验收环节中相关责任人应检查验收档案资料，确保基建档案收集的质量过关。其次，应实行“三参加，两检查”文件管理制度，“三参加”是指档案人员参加项目合同评审会，将归档要求纳入合同专门条款；参加设备仪器开箱验收会，管控文件的齐全完备；参加单项验收评审会，审核文档准确完整。“两检查”是指对项目文件实行定期检查和随机抽查，规范文档形成流程，确保归档文件符合项目标准要求。