“互联网+”环境下高校文书档案管理存在的问题与解决对策

文/黑龙江工程学院档案馆 王雪纯

国内诸多高校具有悠久的发展历史，文书档案恰恰有效、准确地记录了高校历年来的发展状况、组织的各项活动，可以为高校未来的管理服务提供数据支持，实际作用显著。但是，受到先进科学技术、信息技术等影响，“互联网+”环境给高校文书档案管理工作的开展制造了全新的问题，为了提高高校文书档案管理效果，本文将结合问题制定对策，确保高校文书档案管理工作开展的科学性、有效性。

一、“互联网+”环境下高校文书档案管理的作用

（一）充当凭证。高校统一管理文书档案的过程中，需要结合《高效档案实体分类法与高校档案工作规范》相关要求。因为文书档案有效地记录了高校的发展历史，档案信息十分真实可靠，所以能够充当高校发展的有效凭证。

（二）为高校工作的开展提供数据支撑。文书档案记录的信息详细记载了高校的发展历史，在高校的调研与发展中，可以参照文书档案信息展开各项工作。

（三）对高校教研活动提供了帮助。文书档案会记录高校教学科研方面的历史成绩、经验、反思、效果评价、反馈与改进等内容，可以较好地推动高校的教学科研工作的开展。

（四）其历史价值突出。高校经过漫长岁月的发展，大量的文书档案会失去凭证效力，但是会提高其自身的历史价值。

二、阐述“互联网+”环境下高校文书档案管理存在的相关问题

（一）未能高度关注文书档案管理工作。档案管理工作是高校诸多工作中的一部分，虽然档案管理工作十分重要，但是高校领导及管理人员并不重视文书档案管理工作，在文书档案管理中存在档案管理不规范现象。同时，由于管理文书档案不能获利，无法满足人类的利益需求，所以高校领导未能为文书档案管理匹配适当的人力、物力、财力资源，致使相关工作人员薪资待遇下降，影响了文书档案管理工作者的积极性及工作效率。

（二）未能有效衔接文书工作与档案管理。在“互联网+”时代，文秘及文书管理工作者必须具备对文书工作的有效处理能力。由于文书工作的开展与档案管理工作存在关联性与个体性，因此，国内高校采用文书—档案分块管理制度开展相关工作，该制度使双方获得了足够的独立工作空间，不过却未能明确衔接工作要求，致使双方经常各管自己的工作任务，双方很少考虑对方的实际需求，如档案管理人员忽略了文秘工作的可操作性，文秘书写也未能考虑档案管理人员工作的程序性，从而使得双方在工作衔接中出现了大量的处理方法、撰写格式不规范、不标准等问题，影响了档案衔接的效果，延长了档案衔接、处理的时间，容易造成数据丢失或记载错误。

（三）收集文书档案时存在大量问题。当前，高校档案管理部门处理公文时缺乏规范性，虽然十分重视公文办理、应用流程，但忽略了公文格式是否规范、字体是否标准、发文签单是否完整等问题。同时，也未能及时收集完整的公文材料，经常发生未盖章就将文书档案材料归档等问题。而且，归档文书档案还缺乏连续性，显现出“有头无尾”或“有尾无头”的现象，比如，有通知安排意见，却没有实施材料；若由高校相关部门与档案管理部门一起开展活动，在文书档案归档时往往是各自为营，遇到问题就诿罪于人，致使无法收集完整的档案材料，使文书档案利用价值在归档后无法发挥。

三、针对“互联网+”时代高校文书档案管理问题的解决对策分析

（一）重点关注文书档案管理工作状况。文书档案管理是高校档案管理不可或缺的部分之一，因此，高校领导应重点关注文书档案管理工作开展效果，要形成文书档案管理意识，明确在高校相关部门、教学研究、服务管理中文书档案的重要作用，要完善文书档案管理工作的分类、归档、立卷、编目等各项程序，提高全员对文书档案应用价值的重视程度。同时，领导要带领全员正确认识文书档案在高校科研、资格认定、发展等过程中发挥的积极影响，要进一步提高全员关注文书档案的程度。同时，要增加文书档案管理工作的人力、物力、财力资源投入，改善文书档案管理工作人员的工作环境，从而在管理文书档案工作的过程中实现创新发展。

（二）完善制度，有效衔接文书及档案工作。为了保障文书档案管理的有效性，就必须提高文件的规范性。由于档案归档后的形态受文书档案质量影响，所以要对文件进行规范化的处理加工。因此，高校必须建立健全管理制度，构建一个能够全面覆盖、纵横交错的体系，规范好文书、档案的衔接。另外，文书工作者要及时准确、保质保量地做好文书的收集工作，要时刻注意到档案管理工作的规范化，并最终实现文书、档案工作的有机整合。高校档案管理部门员工要经常检查、核对文书档案数量，避免丢失文件。在收发文件管理中，要做好注册登记工作，若发现文件丢失，应马上调查文件使用路径，追讨相关文件，若无法追回，应马上与领导联系，做好文件补充工作，从而保证档案部门始终具备完整的文书资料。另外，要重视文书档案的书写规范性，要进一步优化档案检索系统，缩短文书档案检索时间，提高文书档案归档后的利用价值。同时，要利用互联网技术，收集、整理、登记所有档案信息，实现档案共享，从而提高档案管理人员的工作效率。另外，要引入计算机设备、互联网技术、信息技术等建设高校文书档案入库、注销、统计、借阅等管理系统，完善高校文书档案的数字化、自动化管理水平。

（三）积极收集文书档案相关资料。高校档案管理部门在日常工作的开展中，要重视收集、整理文书档案信息资源等相关工作。档案管理部门应积极培训档案管理人员，提高档案管理人员收集、整理文书档案信息的能力。同时，要健全监督管理制度，加强监管效果。还要在文书档案搜集、整理工作开展中合理运用高校组织的各种活动形式，加强文书档案信息的搜集效果。

（四）完善文书档案管理体制。高校应结合“互联网+”环境发展特点，完善文书档案管理体制，所以要严格实施部门立卷的归档制度，使文书档案管理体系进入到“四纳入”“四同步”的轨道中来，即将高校文书档案管理工作纳入到学校规划、管理制度、管理队伍建设、兼职人员的职责范围之中，并与高校各项工作的布置、检查、总结、验收相同步。或是聘请档案管理专家入校培训档案管理部门员工，抑或是为员工提供外出实践学习的机会，从而帮助档案管理员工提高自身的专业化综合素质及工作水平。

（五）做好高校文书档案管理的信息化、电子化建设工作。在“互联网+”环境中互联网技术、信息技术等得到了广泛的运用，高校应积极地利用互联网技术、计算机技术等统一管理文书档案信息，完善立卷归档制度的建立与落实。另外，要积极使用计算机管理技术，建设同步、分类归档管理电子及纸质档案的双档案管理系统。高校还要实现文书档案的信息电子化建设，增强档案利用的便捷性，实现快速检索和电子化传输，提高文书档案信息的共享效果。另外，高校管理文书档案时应建立局域网与隔离带，提高文书档案信息在校内传播的安全性与速度。同时，高校要积极地为档案管理部门文书档案管理员工提供信息技术、互联网技术等培训学习机会，改善员工对科学技术的运用水平，从而帮助高校改善文书档案管理的现代化水平。

四、结束语

综上所述，“互联网+”时代涌现的大量先进技术对高校传统的文书档案管理模式、制度产生了较大冲击，所以要积极地完善文书档案相关制度及模式，积极收集、整理相关资料，才能提高高校文书档案管理效果。