信息化条件下文书立卷模式转变研究

随着网络技术的普及和信息技术的渗透，尤其是OA系统在办公室工作中的广泛应用，文书档案管理工作已然发生了天翻地覆的变化。文件电子化、数据库管理档案化、文件“双套制”归档模式，给文书立卷工作带来了巨大的改变。传统的文书立卷方式越来越不能适应档案信息化管理发展的进程。目前，文书立卷模式的转变适应了档案管理信息化的需要，以“件”为单位的整理方式代替案卷级整理，调整和简化了归档文件的整理方法，是在实践的基础上对传统立卷模式的归纳、总结、提高。对于提高馆藏档案的质量打下良好的基础，对于促进机关归档文件整理和档案管理信息化、规范化、科学化发展及缓解档案人员的工作压力，具有十分重要的意义。

一、传统文书立卷模式中存在的问题

传统的立卷模式是将办理完毕后的公文、内部请示、会议文件、上级或平级单位往来文件、零散文件材料等按照文件来源、时间、内容特征、内在联系、保管价值等方面的特征，分为若干类别，并将各类别按照层级关系分类组成案卷的系统整理过程。它是文件材料整理过程中最重要的环节，立卷质量的好坏直接影响到档案的利用和保管。一般情况我们要先建立案卷单位，就是按照文件之间的有机联系，将文件在年度-保管期限下，按问题、题名、名称等特征组卷，这对于档案人员来说是有一定难度的，同一个人在不同的时间对同一问题的看法是不一致的，难免造成立卷的误差，影响今后案卷查询、检索。因此案卷如何确立，是否符合标准要求，是不容易掌握的。

按照立卷的要求要将卷内文件进行排列、编号、填写案卷题名、卷内文件目录与备考表、进行案卷封面的编目与案卷的装封等项工作。这些工作是属于比较繁杂而又必须重复劳动的工作，传统立卷模式是要求必须完成立卷工作后才能开始排列、编号，无法将工作流程分解，导致整理工作缓慢，人为影响档案利用的及时性；编写案卷题名要将同一卷的数十份文件内容浓缩至40个字以内，是需要一定的时间来思考和研究的，案卷题名检索在手工检索中是重要的检索手段，直接影响档案的查全率、查准率，因此案卷题名拟写必须要包括文件的责任者、内容（问题）、名称（文种）三部分才能够起到检索的功能。每年档案人员都要花费大量的时间、精力来完成这些重复性的工作，而且人为因素较为明显。

文书档案管理系统的使用，大大简便了档案检索查询途径，缩短了查询时间，提高了查询质量，但是目前它还只是起到了辅助工具的作用，传统的立卷方式使得归档工作中计算机管理系统的应用与手工操作经常会产生重复性劳动，计算机无法按照标准规范自动组卷，需要档案人员重新整理文件、重新核对数据，费时又费力。例如，计算机自动组卷功能一般是以200页为一卷的，这种硬性的要求往往会造成内成联系密切的文件被分割成两卷，如：请示、批复，同一事由文件，会议文件，统计报表等，这就需要用手工进行调整，重新录入卷号或更改档号，造成时间上、人力上的重复劳动。

二、文书立卷模式转变的优越性

文件级管理是对文书立卷模式的一次重大转变，是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。它充分发挥计算机技术在档案管理工作中的优势，以件为单位对档案进行整理、归档、保管、利用和统计。每年预立卷部门将OA系统中属于归档范围的文件材料逐份下载、铺获、归档至档案管理系统中，包括文件题名、收发文日期、收文号、文件编号、密级、责任者、文件页数、主题词、附件文号等数据项。并标注出类号和保管期限，档案部门按照同一年度同一保管期限的顺序编制档号，按顺序放入盒中，排列上架。今后再也不用将档案装订成卷、编写整卷页码了。

文件级管理取消了案卷整理过程，不需要拟写案卷题名、编制案卷目录、填写案卷封面等等一系列繁琐而又复杂的工作。大大简化了归档文件的整理，减少了档案人员的工作量，减轻了预立卷部门的立卷难度，提高了馆藏档案的质量。使档案人员能够有大量的时间对档案进行开发利用，进行深层次加工，强化了档案的利用功能。

文件级管理充分发挥了信息化技术的优势，简化了档案的整理工作，提高了工作效率。立卷部门办理完毕的文件能够做到“随办随归”，将文书处理阶段生成的数据项自动生成为档案数据项，档案管理环节无需再做录入卷号、打印案卷题名等大量重复的数据准备工作。

文书立卷模式的转变，减少了案卷级检索的环节，使文件检索更加方便、快速、简便，提高了文件的查全率、查准率、查询速度及档案人员的工作效率。

三、对文书立卷模式转变的几点看法

推行文书档案文件级管理方式，并不是要将所有馆藏档案全部按文件级重新整理，只是从实行的年度开始整理，以前的档案可以从加强信息化管理，增加检索途径、以件为单位进行全文数字化扫描等方法来强化档案查询、利用效果。

传统的立卷方式虽然滞后于信息化管理方式，但不能全盘否定，“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”这一立卷原则是不变的。为了确保档案的完整、系统、规范、安全，便于查找与利用，应按照同一年度、同一保管期限、同一事由将归档文件排列摆放在一起，保持文件之间的有机联系。

简化整理细节、强化检索功能，是档案管理信息化发展的趋势，但并不是要消弱档案基础管理工作，只是减少了立卷这一整理功能，相应的要加强对档案信息管理工作，不仅要增加录入数据项，要按照“存量数字化，增量电子化”的要求做好文书档案的信息化管理，并要有专人做好数据的检查、验收工作，以保证数据的准确、完整、齐全，便于检索利用。

没有案卷级管理，单份文件作为一个保管单位进行归档，但档案盒作为一个保护档案的盒具，应标注盒号，不仅可以对文件进行排列，避免文件零散摆放，而且可以作为一个检索项，按照档案盒上标注的盒号和件号，快速准确的查找文件，方便利用。

目前文书立卷模式的转变还应仅限于对文书档案管理上，在产品档案、基建档案、科研档案、设备档案、照片档案等门类中还应保持一个产品、一个建筑物、一台设备、一个课题、一个重大活动的组卷方式，这样有利于归档文件的配套齐全，也便于利用。

文件级管理必须是在信息化管理的基础上才能充分体现它的优越性，但目前有许多单位由于各种原因，档案部门虽然开始使用档案管理系统，但与OA管理系统没有接口，整理工作依然保持着手工操作，题录式著录依然是检索的主要手段，现阶段还需要案卷级管理，但这只是一个过程，随着信息化技术的不断发展，信息化管理必将代替手工操作。

目前大多数单位对档案进行了题录式管理，文书立卷模式的转变，使文件级查询成为检索的唯一方式。随着信息化、网络化的发展，局域网的建立，用户可以直接上网查询档案文件级数据项，但由于本系统档案自身的特殊性，有些档案题名本身是有密级的，例如：军贸、型号名称等，因此要加强文件题名的保密性，按照不同密级对文件进行权限管理，这就要求档案人员与计算机专业人员相互配合，共同制定检索系统的限定措施，来保证国家档案的绝对安全。

随着信息化技术的不断深入，文书立卷模式的转变不仅需要有计算机专业人才的参与，更要求我们档案人员加强自身的学习，包括档案业务知识、计算机管理知识的学习，只有这样才能适应新时期、新形势下档案工作的发展，与时俱进，开拓创新，强化服务意识，为本企业的发展服务。