浅谈医院档案利用与经济效益

文/海南省海口市琼山区妇幼保健院 陈鹄起

医院档案是非常重要的信息资源，不仅可以看作是医疗诊断和管理的有效依据，还具备一定的价值属性，在开发和利用的时候，会产生相应的经济效益。随着我国卫生事业的改革与发展，医院也开始向着内涵建设的方向发展，加强医院档案的管理工作，实际上也是提高资源利用效益的一种途径，能够确保档案经济效益的最大化。

一、医院档案在利用过程中存在的问题

（一）缺乏完善的管理机制。部分医院虽然已经构建了档案管理网络，但是实际运行的效果却不够理想，而且部分工作人员的档案管理意识比较薄弱，有时候为了方便，随意地摆放档案材料，导致档案的丢失。同时，医院很少组织档案管理人员学习相关的管理知识，在宣传力度方面的力度也不够，这就让医院的员工无法准确地意识到档案的特殊性与重要性，自然也无法很好地开展档案管理工作。从相关调查中也可以发现，有些医院在实行信息管理体系的时候，一般采用的是信息科与综合档案室相互分离的模式，当两个部门之间缺乏沟通的时候，就会出现重复性的劳动，很大程度上制约了医院档案管理信息化的提升。

（二）数据统计中存在的问题。部分医院在利用档案的时候，往往只需要统计几个简单的利用数据，如利用人数、档案册数等，却忽视掉了档案中所产生的经济效益。从统计的这些数据中可以发现，档案在实际应用的时候，具备一定的价值属性，因此，相关人员不仅要去统计利用的数据，更应该将档案的利用效益包含在内。

二、医院档案经济效益最大化的相关原则

（一）完整性。主要是医院档案的存档情况，应该最大限度地降低数据空缺、资料丢失等问题。医院档案实际上也是医院在经营与管理中所形成的一些凭证和数据，只有确保了档案的完整性，才能使得整个档案信息资源更加清楚，向员工展示医院在各项经营管理中的实际情况，进而满足职工在信息资源上的各种需求。

（二）真实性。实际上就是确保医院档案信息的真实性，最大可能地避免出现数据错误、资料涂改的情况。真实性也是医院档案工作的一部分，只有确保了这些材料是完整、可靠的，医院的档案才具备相应的利用价值。档案管理部门和管理人员在实际的工作中，也必须要严格地按照真实性的基本原则，对归档的材料进行相应的考查，以此来确保这项工作的严谨性。

（三）便捷性。医院档案信息资源在利用的时候，应该确保它的方便与快捷，发挥出资源的优势。保存医院档案管理的目的，实际上就是利用，无论档案的价值如何，它的最终目的，还是给人使用，不然就会失去它的经济效益和社会性质。因此，也应该秉承着档案便捷性的原则，将其看作是档案利用的一项标准，这样才能更好地去优化管理的流程，提高资源的利用效率。

三、医院档案利用和经济效益最大化的措施

（一）强化管理人员的“归档”，加强档案队伍的建设工作。档案管理的最终目的就是供人使用，因此，档案管理人员必须要树立一个良好的服务意识，让医院档案可以更好地被临床医疗和科研工作所使用。首先，可以积极地开展各种编研工作，积极对信息进行有效的开发，开展各种专题汇报，争取为利用者提供更多有效的信息。加强档案的利用反馈工作，以此来满足医疗和科研工作的基本需求，这样也能更好地提高档案的利用效率，发挥出它的经济效益。其次，构建一个科学化的档案管理体系，健全档案管理的规章制度，这才是档案利用的关键所在。随着科学技术的快速发展，管理手段和水平也有了一定的提升，基于此，必须要构建一个与之相适应的档案管理体系，将医院中各个门类、不同载体的档案来进行统一化的管理，促进两者的同步发展。最后，通过专业培训、继续教育等方式，提高档案管理人员的业务水平，促进他们不断地去探索和分析相应的管理工作。例如某市医院组织档案搜集、整理培训班，聘请专家来进行相应的演讲，让医院的工作人员能够认真学习相关的技术知识，提高他们的业务水平。另一方面，该医院也着重强调“归档”工作，以此来确保材料的真实性和完整性，更好地提高医院档案的利用价值。

（二）利用医院档案的被动性和多样性，为医院创造出更多的经济效益。如果利用经济学的相关知识来计算档案的利用效益，那么可以将其理解成“机会成本”，这在经济学中是一个非常重要的概念。档案利用的经济效益可以分为很多种，如利用档案减少劳动上的消耗量，节省了生产成本，又或者是为医院改造、提高产品质量等方面作出了一定的贡献。基于此，医院要想提升档案的经济效益，就需要充分发挥出它的被动性与多样化。从档案效用的发挥情况来看，它在档案室中的作用是隐蔽的、不容易被人发现的，所以医院应该从多个角度出发，积极去开发和利用档案，才能让它的使用价值，逐渐地转变成为经济效益。同时，从档案的经济收益来看，也具备一个多样化的特点，医院在对档案进行投资的时候，主要是根据具体的工作来制定的，花费了大量的资金投入到档案工作的建设中。但是，由于档案工作收益的多样化，在数量上是无法获得同等的经济效益。因此，可以换个方向去看待这种收益，如档案室可以为一些医疗纠纷所服务，为科学技术所服务，这种服务虽然是不可见的，但是收益却非常大。

（三）强化档案的信息化管理工作，实现医院档案的规范性建设。档案资源的利用实际上也是档案管理的主要内容，通过多渠道和多层次地去开发档案信息资源，这样不仅能够提高档案的经济价值，还能更好地为医院业务和相关患者所服务。再者，利用档案能够为医院创造更好的经济效益，让档案在医院管理中的作用更加明显。而在实践的过程中可以从两个角度出发，一个是强化对档案的管理，可以设置相应的档案库，配备好安全的保管设施。另一个则是强化对档案的信息化管理，利用计算机将医院中各种类型的档案都储存好，方便职工及时的查找与阅读。这样既能节省时间，也提高了工作效率。例如医院科技档案有助于研究成果的开发和推广，医院要想加快科研的步伐，获取更多的科研成果，就必须要使用大量的资料。同时，还可以利用这些资料来进行学术上的交流，达到推广应用与服务于大众的目的，这才是医院档案潜在的经济效益。

四、结束语

档案信息资源的利用是现阶段医院进程中非常重要的一部分工作，相关人员应该加强对档案利用的准确认知，多渠道、多途径地去开发一些档案信息资源，以此来满足现代化医疗的基本需求。在现代化市场经济体制下，档案管理人员也要清楚地认识到档案管理同经济效益之间的关系，只有树立了一个良好的服务意识，积极地开发和利用档案资源，才能为医院创造更多的经济效益。