做好医院档案利用工作研究

2019-11-23清远市人民医院阮倩萍

办公室业务 2019年13期

文/清远市人民医院阮倩萍

医院档案是医院的无形资产。档案是医院发展历史的见证，也是医院顺利运营的保障之一。虽然档案管理不能为医院带来直接的经济收益，但是档案管理和利用是一项服务性质的工作，能够为医院的其他科室提供档案信息服务，发挥优势，明确不足。

一、丰富档案资源

丰富医院的档案资源是医院工作人员充分利用好档案的一个基础条件。丰富档案资源，首先表现为在质量上扩展档案的内涵。这要求医院档案管理人员在收集和整理档案的过程中，要注重及提升档案的质量，增强档案的保存价值、功能价值和参考价值。对珍贵的材料要尽量避免出现错漏，以防造成重要档案资料的遗失。其次，完善档案的种类和增加档案材料的数量。医院档案种类呈现多样性，除了文书档案、声像档案、实物档案、人事档案、财务档案外，还有医疗设备档案、病历档案、病理切片档案等，承载科研、教学功能的医院还会有科研档案和教学档案。医院档案管理人员要对各种档案要做好分类归档和及时更新，以便随时可以调取、查看和使用。总而言之，档案的收集和管理是一项长期、反复的工作。因此，丰富医院的档案资源需要医院的档案管理人员具有更多的耐心和责任心，以及在工作中锻炼对珍贵材料的敏锐判断力，积累丰富的经验。

二、建立医院档案信息平台

传统的档案保存及查找方法是导致档案利用率比较低的原因之一。因为纸质的保存方法与手工检索会加大查找的难度，所以加强信息化管理是提高档案利用效率的重要手段。由于档案管理是非营利性的，很多医院都不够重视档案工作的开展，导致医院的档案信息化管理相对于其他部门来说比较落后。建立强大的档案信息平台，配备现代信息化硬件及软件，整合各部门的档案信息资源，适应大数据的应用趋势，真正做到资源共享，使得档案检索与查找更有目的性，能及时查找到想要的资料及信息，精简流程，节省时间，进而提升对这些档案的使用率。此外，普及信息化管理更能长久、有效地保存档案，避免档案资源的损坏，也在另一个方面提高了档案的利用率。

三、鼓励相关人员合法合规地利用档案

就目前很多医院的现状来看，档案的利用方式单一，许多档案处于休眠的状态。要改变这种现状，医院内部首先要定期组织相关工作人员，选择一些档案资料开展讨论学习。让大家在讨论学习中总结经验，集思广益，发现新的内容，探讨更好的解决方法，提高医院工作人员的业务水平，使休眠档案活起来。其次，医院可以将档案中的成功案例整合后公开宣传。比如使用新医疗技术让患者康复的案例、医院的科研成果或者医院新引进的高精尖医疗设备等等，通过报刊电视等媒体、医院宣传栏、医院公开印发的宣传手册等手段向公众公开，让患者和群众对医院有更多的了解，不但可以提高医院在社会上的知名度，而且能够让更多的患者及时获取有用的资料。

四、全面提高档案管理人员的素质

档案管理工作比较枯燥，这需要档案管理者能够耐得住平淡，静心细心地对待档案管理工作。在档案利用上，要端正服务态度，采集利用者对档案工作的意见和建议，并及时为利用者解决在档案利用过程中出现的难题。在信息现代化的大背景下，档案工作要求档案管理人员不但要认真负责、一丝不苟，具备档案管理的专业知识，而且还要能熟练地操作电脑，掌握基本的计算机知识。除此之外，档案管理人员之间要经常交流沟通，参与研讨会，互相学习，相互促进，不断提高业务水平和专业素养。同时，医院也可以积极引进高素质的档案专业管理人才，增强医院的档案管理实力。