医院文书档案管理问题及对策分析

2019-11-23天津市安定医院秦羽

办公室业务 2019年13期

文/天津市安定医院秦羽

一、医院文书档案管理中存在的问题

医院文书档案是记载医院各项业务和事务发展变化的凭证，是医院在业务考核、绩效管理、人力资源管理、党务考核以及医院汇编撰写、医院文化发展、红头文件下达的重要原始记录。随着社会环境的不断发展，卫生事业也发生了翻天覆地的变化。公立医院中文书档案管理也存在一些亟须解决的问题，以此来更好适应新形势下的档案管理工作需要，以此来促进医院的不断进步和发展。

（一）医院整体档案管理意识淡薄。在医院各种类型的档案中，现阶段就整个卫生行业来说，医院更加重视病例档案的存档管理工作，同时随着互联网的发展，电子病历档案也得到了推广。但是，这就造成了对于医院文书档案的管理工作的重视程度不够，医院整体档案管理意识淡薄的情况。根据现阶段施行的《医疗事故处理条例》，当医院面对医疗事故案件处理时，能够起到举证作用的不仅仅包括病历档案，同时也包括了文书档案。当处理医院相关医疗事故时，往往还需要参考文书档案中有关医院红头文件的记载、规章制度的制定、各种下设委员会小组的职能、人事任免制度、财务审计档案以及物资设备采购等相关规章档案文件等。随着医院日常经营管理中的事务越来越繁杂，这就导致医院管理者档案意识淡薄与文书档案需求增长之间不平衡的矛盾。

（二）医院文书档案管理空间亟须扩大。随着人民生活水平的提高，人民对于生命健康的重视程度也在提高，医院接收的病人和门诊数量也在逐年上升。医院收入的增加也带来了医院整体规模的扩建，但是医院扩建的重点往往是医院诊室以及病区床位的建设，这些基础设施往往能够为医院的发展带来基础性作用。医院事物的繁杂也产生了大量的文书档案，对于文书档案的储存空间也产生了巨大的需求。医院的实际建设空间重心由于只放在了基础设施上，导致了文书档案管理空间十分有限，反而随着发展空间变得越来越小。积攒的档案越来越多，空间越来越小，这与文书档案的规范管理产生了一定的矛盾。

（三）医院职能科室档案管理分散。通过调研各大综合性医院和专科医院可以发现，医院在发展的过程中由于相关绩效考核制指标的压力，往往存在“重临床，轻管理”的情况。各大医院在日常的行政管理中，或多或少缺少相应规范的文书档案管理规定，同时档案管理工作人员在操作过程中也存在随意性。有些医院职能科室档案管理比较分散，不能够集中统一存放，各类型的档案没有发挥资源的综合开发利用效果。档案管理要真正实现科学规划、标准归档，优化配置医院的财务资源、人力资源、信息资源等，从而使文书档案资源得到充分利用，助理医院的行政管理。

（四）档案管理模式方法难以适应大数据的发展要求。随着“互联网+”以及大数据的发展，传统的人工档案管理模式正在发生日新月异的变化。医院的信息化建设主要放在了临床以及医疗技术信息网的建设上，对于文书档案信息化的投入力度不够，缺少信息化大数据的支撑，往往导致档案管理工作的效率较为低下，面对越来越多的文书档案，如何利用好“互联网+”的大数据红利，实现数据资源共享，从而提高档案管理工作的效率显得尤为重要。

二、医院文书档案管理中存在问题的原因分析

（一）文书档案管理制度不规范。根据现行的档案管理制度以及《中华人民共和国档案法》以及党和国家有关档案工作的方针、政策及法规的规定，档案管理制度需要严格参照执行。就目前大多数医院文书档案管理的现状来看，医院文书档案工作者大多数由职能科室人员兼职管理，这就容易造成档案管理制度在执行过程中不能进行标准化操作，甚至有些医院文书档案只留存在各个职能科室，无法有效进行集中统一管理，这极大降低了文书档案应该发挥的效果，不利于医院各项行政事务的开展和医疗事故的处理等。

（二）文书档案管理职责不明晰。医院文书档案不仅仅存在于专职档案室或者医院办公室，文书档案涉及医院的方方面面，每个职能科室都可能会产生文书档案。由于每个职能科室都会产生一定数量和多种类型的文书档案，并且在医院日常管理过程中也有使用和查找文书档案的需求，这就应该把各个职能科室的文书档案纳入到医院文书档案的管理体系之中。现阶段医院档案管理员的在进行文书档案归档中难以与各个职能科室进行标准的档案移交工作，由于管理职责不明晰，导致个别科室工作人员随意丢弃或者扣押档案，档案归档不规范会对医院的档案产生不可挽回的损失。

（三）文书档案管理人员业务素质有待提高。虽然在医院中专职的档案员每年能够得到有效的档案管理继续教育，档案管理工作符合相应规章制度要求，但是除了专职档案管理员，其他科室负责档案管理的人员很难有机会接受专业和系统的档案管理知识培训，这就容易导致档案管理不规范，产生档案缺少或者排序错乱等情况。同时，由于其他科室的档案管理人员存在一定的流动性，这对档案系统归档也会产生一定的影响。

三、完善医院文书档案管理的对策与建议

（一）建立健全的文书档案管理规章制度。在医院的文书档案管理工作中，医院管理者要提高档案管理的意识，将档案管理的重点放在档案管理规章制度的建设上。根据《中华人民共和国档案法》以及相关的档案规章制度，结合医院的实际情况，制定出适合医院自身发展需要的档案管理规章制度。同时，结合相关的绩效考核管理办法，真正将档案管理工作放在较为重要的位置。档案管理员要建立科学合理的档案台账制度以及医院各项事务档案报告和存档制度，规范存档流程，充分利用大数据以及互联网，创新档案管理方法，提高档案管理效率，做到档案有据可查、科学排序等。

（二）增强医院整体的档案管理意识。档案管理规章制度的贯彻落实离不开医院每位职工档案管理意识的提高，这就需要做好档案管理工作的宣传工作。在医院日常管理过程中，要采用多种形式的档案工作宣传方式。可以通过采取讲座的形式，以个别医疗事故案例为样本，讲述医院文书档案在处理医疗事故纠纷时发挥的财务、绩效、法律效力作用等。同时，加大对医院档案管理人员的培训工作，定期召开档案管理技能知识的学术性讲座，通过建立相应的沟通平台，及时解答档案管理过程中产生的问题。

（三）建设完备的档案管理体系。文书档案管理工作离不开医院的顶层设计，因此要建立健全医院文书档案管理体系，形成从上到下的档案管理体系。从上来讲，要由医院的主管院领导担任医院档案管理体系的领导者和监督者，同时由医院的专职档案管理员负责医院档案管理制度的具体实施，其他职能科室的兼职档案管理工作人员发挥辅助性作用。档案管理体系的三个主体相互辅助、相互监督，从而有利于促进档案管理工作科学、有序开展。

（四）将档案管理工作纳入绩效考核体系中。文书档案管理工作的有序开展离不开绩效考核制度的激励。对于档案管理意识较强、业务素质较高的档案管理人员要进行绩效奖励。同时，对于有关档案管理人员随意丢弃或者违反档案管理制度操作方法的现象进行惩罚，真正做到奖惩分明，以此来提高大家档案管理的积极性和重视程度，做到职责分明，岗位负责。