大数据背景下档案管理工作研究

2019-11-23荆州市人力资源和社会保障信息中心周香怡

办公室业务 2019年13期

文/荆州市人力资源和社会保障信息中心周香怡

随着互联网信息技术的发展，如何在安全的基础上有效利用档案信息，实现档案资源的高效利用，对现有档案管理机构和人员及信息技术都提出了更高的要求。

一、大数据技术在档案管理中的应用

大数据技术是以数据为本质的新一代信息技术革命，在数据挖潜过程中，能够带动理念、模式、技术及应用实践的创新。麦肯锡全球研究所对大数据技术给出的定义是：一种规模大到在获取、存储、管理、分析方面大大超出了传统数据库软件工具能力范围的数据集合，具有海量的数据规模、快速的数据流转、多样的数据类型和价值密度低四大特征。这些特征很好地满足了现代档案管理工作的需要，在数据化时代档案信息数量大，内容丰富结构复杂，档案资源价值高，采用传统的管理手段无法实现档案资源的整合和利用，而利用大数据及云计算手段很好地将海量的档案信息进行整合、分析。一方面档案管理者可随时将他们所需要的档案信息检索出来，这样很好地满足了现代高效办公需求。另一方面利用大数据技术构建的档案体系可以使档案用户获得档案数据背后的信息，从而利用这些资源创造更大的社会价值。

二、大数据时代档案管理面临的挑战

（一）大数据思维在档案管理中运用不足。大数据的到来社会各行各业都受到了一些影响，但在档案资源实际管理过程中，其管理模式依然很大程度依赖于传统的管理思维，重纸质档案的管理，对互联网信息化电子档案管理不够重视。重收藏轻利用，对于档案资源以传统的整理思维加以处理，很少将大数据的思维融入挖掘档案资源价值的利用中，因此无法从档案中挖掘出高价值的有效信息。

（二）缺乏专业人才对档案数据进行管理。大数据时代档案管理工作对档案管理人员提出了更高的要求，大数据时代档案管理更多凸显档案价值的利用上，这要求档案管理者不仅要有扎实的档案管理业务知识，还要精通大数据及云计算技术，能对档案数据在进行收集、整理的基础上更好地挖掘数据背后的价值。现阶段很多档案管理人员对大数据的认识不够，管理理念仍然停留在传统的档案管理层面，不能适应大数据时代档案管理发展的需要。

（三）档案数据安全风险加大。大数据带来社会价值的同时也带来了更大的安全风险，大数据时代档案资源主要载体是电脑和互联网云，在利用大数据技术收集整理档案资源过程中因为档案价值变得越来越重要，因此更容易遭到黑客的进攻，导致档案信息遭到窃取、篡改和破坏。另外大数据时代强调资源共享与价值利用，很容易造成个人信息与隐私被非法收集和泄露。

三、大数据时代档案管理工作建议

（一）强化领导，转变思维。思维创新是一切事物发展的基础，在大数据时代，要实现档案管理的价值，首先必须转变档案管理思维模式，以顺应时代的发展。传统档案管理注重档案的收藏与保护，大数据时代档案管理注重档案信息价值的实现。作为档案管理者要转变思维，将网络化、智能化的档案数据挖掘和分析当成未来档案服务的主要方式，真正体现档案信息的价值，满足档案工作的多样化需求。一方面通过收集整理档案资源建设档案大数据库，为档案服务对象提供更丰富的资源。另一方面，档案管理者在建设大数据库的基础上对数据及数据背后的信息进行有效的统计分析，主动为决策者提供更有价值的信息，以便决策者作出更好的决策。

（二）加强档案管理安全体系建设。依赖于大数据技术的档案资源信息安全受到了很大的挑战，档案管理者要做到如下几点：一要健全档案安全管理规章制度，确保各项工作有章可循。在设计档案管理的流程中增加监控程序，对信息化电子档案的归档、查询建立相应的授权审批制度。二要增强技术投入，利用防火墙、杀毒软件等先进的技术手段确保数据不被攻击，利用身份认证、加密技术确保数据不被泄露。三要建立容灾机制，实时对档案数据进行备份，并定期对以前年度存放的档案数据进行检查。

（三）加强人才队伍建设。大数据时代对档案管理提出了更高的要求，熟悉档案业务知识、精通大数据技术及计算机云技术的复合型人才是大数据时代档案管理发展的基础。在数据化时代管理者要积极引进人才并加大培养力度，定期组织档案管理部门进行专业技术知识培训，提高档案管理工作人员运用大数据技术进行档案管理的工作能力。鼓励档案管理人员利用大数据技术分析档案资源从而为社会提供更有价值的信息。