装配式建筑工程类档案管理方法初探

2019-11-23中建三局第一建设工程有限责任公司隗琳

办公室业务 2019年13期

文/中建三局第一建设工程有限责任公司隗琳

一、装配式建筑工程类档案管理现状

目前，装配式建筑工程类档案管理存在不足主要体现在缺少完善的管理制度方面。我国虽然关于档案管理有明确的规定，但在实际管理过程中，相关制度和标准的执行存在困难，影响档案管理工作质量。此外，装配式建筑工程类档案管理还缺少专业的人才。很多档案管理人员都没有接受过专业的培训，甚至是兼职档案管理，缺少对科学管理方法的了解和使用，致使档案管理工作中出现很大弊端。同时，电子信息技术的快速发展，使得一部分管理人员没有很好地掌握计算机操作技术，影响档案管理质量。另外，在新工艺、新工序认知、确定以及对应档案规范管理中还存在很多不足，再加上构件生产方与施工现场档案职责、衔接等方面存在的问题，严重影响到装配式建筑工程类档案管理的水平。因此，装配式建筑工程类档案管理工作中，应从以上不足中寻找科学的解决措施，改善其管理质量，优化其管理成果。

二、装配式建筑工程类档案管理方法

（一）加强对档案管理人员的培训。全面提升档案管理人员的专业能力和职业素养，对于提高装配式建筑工程类档案管理的严密性、安全性、准确性以及科学性有很大的作用。因此，相关单位和部门需要加强对档案管理人员的培训。不仅要针对装配式建筑工程类档案管理理念和措施等进行培训，还要使管理人员意识到档案管理的重要性，提高其责任感。另外，对新工艺、新工序认识、确定及对应档案管理规范的学习也是重中之重。对档案管理人员进行培训，还能够提高其职业素养，杜绝在工作中出现马虎大意等问题，可以保证档案管理的有效性。

（二）完善档案管理制度。制度是保证所有管理工作质量和效果的基本保障。在装配式建筑工程类档案管理中，应将管理责任落实到每一个环节中、落实到具体的负责人，明确规定建筑工程中各个环节需要检验的项目、检验标准、施工材料及构件的检验数量等内容，并且做好施工检验记录，做好施工材料的管理，确保实际使用量与记录数据相符。同时，针对装配式建筑工程建立档案存储和借阅制度，即存储和借阅都需要配送档案资料、保管档案资料、借阅档案资料等相关人员签字，这样可以在档案遗失时迅速找到负责人、借阅人，有利于找回档案，从而保证装配式建筑工程类档案的完整性和安全性。

（三）保证档案资料收集的真实性和及时性。在装配式建筑工程类档案管理工作中，档案管理工作人员应根据施工进度和质量及时进行记录，保证能够及时收集过程工程资料，并且注意保证资料的真实性。因此，档案管理人员就需要与施工进度同步收集相关资料；跟踪收集工程后期管理维护、质量检验以及售后服务等相关资料，并且收集完整的装配式建筑工程原始资料。在收集档案资料的过程中，要注意保证相关材料的连贯性。如，构件设计图纸、构件材料进场及检测记录、构件施工记录、构件检测报告、构件安装记录等。另外要求施工人员做好当天的施工情况报表，及时上报给档案管理人员，避免施工资料堆积，这样有利于保证档案资料的完整性，可有效避免遗漏。此外，行政部门需要对施工部门上报的资料进行二次核对和检查，以便及时查漏补缺。在工程施工收尾时期，档案管理人员要及时收集竣工检查报告等资料。装配式建筑工程实际施工中，通常会由于对施工材料市场价格掌握不准确、施工环境评估误差、天气变化导致的误工等原因，致使工程无法按照预期进行，从而出现设计更改等问题，这些资料都需要及时收集，避免丢失或是上报时遗漏等，有利于保证档案资料收集的及时性和真实性。

（四）强化档案管理水平。在新工艺、新工序认知、确定及对应档案规范管理，构件生产方与施工现场档案职责、衔接等问题较为突出，而最大原因是档案管理水平不高，缺乏对相关专业技能以及档案知识的学习。对此，应不断强化档案管理水平，首先，档案管理人员应加强对新工艺、新工序须知的学习，保证更全面地掌握各项有关档案内容。其次，应强化档案规范管理水平，针对工作中所涉及的各类档案进行合理的归类、保存，提升档案规范管理水平。再次，应结合装配式建筑工程的实际情况，明确构件生产方与施工现场档案职责和衔接工作，一旦出现问题便于及时找到相关负责人，并根据实际问题提出相关的解决方案，有效规避档案管理水平，同时也为装配式建筑工程的顺利开展提供可靠的档案数据支撑，进而促进装配式建筑工程的稳定发展。