浅谈文物档案管理

文/晋冀鲁豫烈士陵园管理处 韩立涛

近年来，随着我国档案行业的发展，特别是现代电子信息数字技术用于档案管理，传统档案管理手段、方式方法发生了很大变化，基本实现了档案信息资源数字化、存储集成化、传递网络化、开发利用智能化。然而，文物档案管理相对落后于整体档案行业的发展，在一定程度上制约了文物管理和开发利用。分析研究我国文物档案管理工作中存在的问题，探索进一步做好文物档案管理工作的对策，对于我国文物管理以及整体文博事业的发展有着积极和重要的意义。

一、文物档案的定义及其分类

文物档案是文物在发掘征集，保存保管、整理维护和科学研究等工作中形成的各种各样的材料和记录。文物是历史文化的遗产，是我国历史文化的重要组成部分，做好文物的保护管理和开发利用工作，对于传承中华优秀文化，促进我国社会主义精神文明建设有着重要的意义。我国文物管理是由国家文博工作单位和各类历史文化圣地、烈士陵园纪念馆承担的，是通过建立文物档案的形式来实现的，文物档案就相当于文物的户口本，里面记录了文物的相关信息，文物档案管理是文物管理不可或缺的重要组成部分。文物档案从内容上可分为收录性档案和记录性档案两大类。收录性档案是文物本身的信息记载，如文物的鉴定意见、文物的说明等。记录性档案是对文物的发掘、研究、展览、流动、开发利用等过程的记录。

二、当前文物档案管理中存在的问题

（一）文物管理部门的建档意识需进一步强化。建档意识是指文物管理人员对于建立文物档案重要性的认识和建档的自觉意识。当前在文物管理部门存在的建档意识问题，主要表现在对于文物收录性档案建立的积极性和主动性较强，而对于记录性档案建档的认识程度和积极性不高，认为记录性档案与文物本身关系不大，因而忽略。

（二）文物档案管理制度需进一步完善。近年来，随着我国文博事业和档案行业的发展，文物档案管理工作有了长足的发展，文物管理部门基本建立了文物档案的基本管理制度，但随着档案管理信息化、数字化的发展，尤其是电子计算机和网络技术用于文物档案管理领域，与此相适应的管理制度建设相对滞后，在一定程度上制约着文物档案管理工作。

（三）文物档案管理需进一步规范化和标准化。当前存在主要问题是，在文物档案建设的过程中，在文物相关信息登记、填写表格、盖章等操作时，出现疏忽和书写字迹习惯出现不规范现象。导致文物分类不统一，文物分级标准不明确，文物定名不规范等。在文档展出、交流、借阅中疏于记录。在纸质档案保存中，忽略环境的湿度、温度和光线等。电子档案保存中，忽略磁场、射线的影响等。文物档案的建立、存储、管理需进一步规范化和标准化。

（四）文物档案管理手段现代化需进一步加强。近年来，各文物管理部门在文物档案管理方面使用了计算机办公系统，基本实现了登记、检索计算机操作，但与专业档案管理的现代化程度相比，仍有所差距，信息网络技术和数据库还没有建立和使用，与区域或全国档案网络系统形成脱节，制约文物档案管理工作的开展。

三、做好文物档案管理工作的对策

（一）强化文物档案建档意识。增强文物档案在文物管理中的重要作用的认识，扭转文物部门重文物保护、轻文物建档的行为，扭转文物档案管理人员重收录性档案建设，轻记录性档案建设的片面思想，使文物建档成为文物管理工作的重要环节和法定程序，在实际工作中，落实任务，落实责任，按照国家有关规定，高质量做好各类文物建档和管理工作。

（二）完善文物档案管理制度。首先进一步健全和落实文物档案基本管理制度，对档案资料收集、录制转换、归档移交，日常保管、借阅、利用等各环节，都要制定严格的制度，如《综合文物档案室工作职责》《文物档案人员工作职责》《文物档案库房管理制度》《文物档案保密制度》《文物档案利用制度》《文物档案鉴定、销毁制度》等。其次要根据文物档案管理现代化的需要，健全如文物档案信息采集、收录、转换制度，文物档案数据库保存、安全制度，文物档案信息网络传输交流管理制度等。依靠科学完善的制度，实现文物档案的科学管理。

（三）实现文物档案规范化管理。按照国家文物局制定的文物档案建设标准和规范要求。首先规范文物档案建档收集、登记、录制、转换工作，确保文物档案建档的规范化和标准化。二是做好文物档案的分类存储和管理，将文物档案划分为主卷、副卷和备考卷，在实际的文物档案管理中，还可以根据管理的需要划分为收录性档案和记录性档案。分别做好收录性档案的图纸、照片、托片等原始资料收集和整理与存储工作和记录性档案的跟踪录制。形成完整的文物档案。三是按照不同载体介质档案要求，做好文物档案的存储和保护，特别是对不可再生的收录性档案要采取特殊措施，加以保护。对于电子档案要创造防磁、防辐射、防光照的存储环境。实现文物档案管理规范化。

（四）推进文物档案管理现代化。结合文物管理特点，借鉴专业档案管理经验，引进现代管理手段，推进文物档案管理现代化。一是利用数字转换技术，实现文物档案信息资源数字化。对于收录性档案进行有重点的数字转化，形成数字档案。对于记录性档案可直接转化为数字档案，建立文物档案数据库。二是运用现代电子计算机技术，建立文物档案电子管理系统，提高文物档案管理效率。三是运用现代网络技术，建立文物档案交流传输网络平台，提升文物档案的使用价值和效率。