信息时代如何加强高职院校文书档案归档管理工作

文/山东经贸职业学院 张晓敏

随着经济的发展，我国大力支持高等职业教育发展，教育发展已经深入改革，对于高职院校来说，学生的档案是十分重要的，而且每年都要投入大量的学生与教师档案，信息量非常大。档案信息有时会发生变化，数量也会不断增长，因此对于档案管理工作来说，这将是一个巨大的困难挑战。如何让高职院校的档案信息工作达到最大的效率？如何实现档案工作的信息化建设？在目前高校档案信息化的趋势之下，随着网络信息的不断发展，运用电子档案的高等院校越来越普遍，高职院校的档案管理工作日渐科学化与规范化。

一、传统的高职院校档案管理工作

在传统的归档管理工作中，很多高职院校的管理工作效率低下，工作意识淡薄，机制和方法都比较落后，档案管理工作没有得到学校的重视，同时管理工作人员也缺乏这方面的意识。很多人会认为高职院校的档案管理工作就是替学生保存档案，没有什么技术性，保存好就可以了，根本不把档案管理工作放在眼里。但是现实是，档案管理工作对于学生来说非常重要，它关乎学生未来的发展情况，高校一定要对档案管理工作进行改善，满足学生的发展需求。

传统的组建方法操作比较困难，而且没有明确的评价标准。不同的立卷人会有不同的组建方法，而且即使同一个人在不同时间也会做出不一样的结果，因此，这种方法对于学生来说也是不公平的。可以说组卷的质量水平取决于立卷人的学习水平，而且没有可靠的标准，在实际的工作中会非常随意。

目前还有小部分高校正在运用传统的案卷管理方式，这种方式的管理要经过很多的程序，比如说文件的分类组卷、钉装入库等。这么多的工序需要花费很多时间，而且对于档案的外观要求也比较高，要求案件一定要完美整齐，厚度相当，不应该出现破损，纸张要求也要一致，这样的方法费时费力，大部分都是手工劳动，会让人感觉到厌烦，而且档案人员在长期整理之中也要耗费大量时间，这样的方法只会降低工作效率。

二、信息化时代如何加强档案管理工作

（一）高校要积极运用现代技术。计算机是一种高效的处理庞大信息的先进工具，在档案管理工作中可以得到更好的运用，档案管理工作也在不断发展。想要实现档案管理工作的科学化与现代化，必须要利用计算机。计算机的操作比较可靠，如果人为操作的话有可能会有遗漏或者错误，而计算机能够将数据准确化。利用计算机把档案存入互联网上，能够提高工作管理效率。学校应该把建立档案工作纳入学校经费预算中，更加积极地规划档案信息工作室，高校应该跟上时代的步伐，建立数字化校园，在档案存储机构中添加一些信息化现代化的必备设备。比如说可以宣传一些档案储存的工具，光盘U盘或者是利用电子储存。这些现代化的设备比传统的档案储存设备好得多，而且不受外部环境的影响，丢失的情况比较少，稳定性较强，最重要的是不易犯错。传统的以纸质为载体的工作已经受到很大的冲击，利用网络进行档案储存已经成为当今的发展趋势，电子档案工作已经凸显出它的优势，但是目前很多高职院校仍然运用纸质档案，其书写时间较长，速度较慢，工作量大，大大影响了档案质量。当前运用电子档案管理正在推广阶段，高职院校的档案管理工作人员应该充分认识到网络的优势，并且积极运用电子档案。

（二）高等院校应该加强管理教师职工的档案意识。高职院校一般都是科学化的管理工作，因此一定要提高档案管理的现代化。档案管理工作是为学院以及学生未来发展提供服务的，因此学校管理人员应该不断创新管理观念，提高档案管理意识，对学校的各个档案资料进行明确的规划。为以后的档案工作奠定基础。因此在档案管理工作中需要管理工作人员的配合，让这项工作能够真正落实，不管是领导部门还是管理工作人员都要有全新的思想，在管理方面与时俱进，对工作进行改革，满足社会发展的需求，以及学生未来发展的要求。管理工作人员应该召开会议，讨论工作的成果以及工作方法。不断加强管理工作人员的管理意识，从思想与行为两个方面让其真正意识到管理工作的重要性，在实际行动中，要求人员积极配合其他部门的各项工作。档案改革工作十分重要，领导应该最大限度地争取到档案管理工作改革的机会，全体教师员工也应该意识到档案工作对于个人以及高校的发展作用，在实际行动中配合档案工作人员的各项调查，积极地参与档案建设中。与此同时，也要对档案管理人员进行素质培训，通常情况下档案属于个人隐私应该要妥善保管，而且对于档案工作人员来说，这些工作比较繁琐复杂，一定要认真对待。管理工作人员一定要具备优秀的思想品德，有吃苦的精神，乐于奉献，并且对职业保持热爱。最关键的是一定要有丰富的管理经验与专业知识，特别是对于现代的档案管理，因为现代档案管理大部分要运用到计算机，因此院校也要考察管理人员的计算机能力。学校应该注重培养了解信息技术的档案学专业这方面的人才。因为在信息时代中对文书的档案管理工作也有新的要求，它是非常重要的文明进步阶梯，在现代社会中，传统的文件档案工作应该被打破，新型的文件档案管理工作应该有更大的进步。在档案管理工作的运行时，应该缩短运行时期，简化一些不必要的工作流程。传统的管理方案要进行很多个步骤，但是在现行管理中可以增加归档章，然后再填写上各项的内容，这样明显缩短了时间提高工作效率，大大减少了人力物力，还有一些不必要的加工。这样的工作能够减轻档案人员的工作负担，使档案工作更加明了，减少错误。面对档案管理工作机制一定要进行改革，现在很多学校没有严格地理顺关系，材料证明分散管理在不同的地方。分散的管理工作在一定程度上会影响材料的真实性，档案材料形式单一，未能进行电子文档的储存，这样的工作模式比较落后，影响了档案的价值，而且在查看方面也比较麻烦，如果运用当代的信息化，只需要电子档案就会大大提高工作效率。

（三）建立合理的规章要求。对全部方案进行正确的、科学的管理。建立一套全新的规章制度是能够顺利进行档案工作的前提。因为归档工作程序比较复杂，在进行时非常麻烦，因此一定要完善各种档案制度，比如说《档案保密制度》等等，对档案进行分类储存处理，完善档案细则，不放过任何一个漏洞。建立全新的归档制度，为长期的档案储存以及收集奠定良好的基础，在一般情况下建立完善的管理制度是工作科学化的保证。

三、结束语

随着科学技术的不断发展，目前高职院校的档案信息工作有了新的变化，高校档案信息工作应该与时俱进，逐渐电子化和现代化。管理工作人员应该充分意识到档案信息的改革能提高工作效率。如果继续沿用传统的管理档案工作，将无法满足学校的要求，目前高校的人数越来越多，档案数量也越来越大。学校应该加强对管理人员工作的要求，不断提高他们的专业知识水平，最重要的是要改革他们的管理思想，完善管理手段，开创新的管理模式。