加强事业单位档案信息化建设的问题与实践

文/江苏省连云港市赣榆区城市管理监察大队 祁小健

一、事业单位档案信息化建设的优点及其必要性

（一）优化档案的存放环境。就目前事业单位档案管理工作的现状看，大多数档案管理停留在了纸质档案阶段，如果开始普及采用信息化的档案管理，那么在一定程度上是降低了档案管理工作对于环境的一些硬性要求。在城市管理方面，如果可以开始应用信息化的管理模式，不仅可以提高保存的效率，还可以进一步改变传统的管理模式对于纸张的依赖性，这样除了可以减少对树木的破坏，还可以消除高温及空气氧化对存储的纸张所带来的影响。另外，城市管理方面的档案管理工作所需要的储存空间相对较大，如果可以采用信息化的管理模式不仅无限制地扩大了存放的空间，还减少了对以往档案柜摆放所占空间的需要，在信息化技术发达的时代，只需要一个特别微小的储存空间，就可以将海量的城市管理档案资料及其数据信息存放于网络空间之中。

（二）信息检索化更加便捷。信息化时代，如何能够在快节奏的讯息中利用快速简便的方式找到最有价值的信息取决于事业单位发展的深度如何，加强提高信息的使用效率以及其检索率，在一定程度上都极大地提升了城市管理工作的整体质量标准。如果是传统的纸质型档案管理的话，要想在这其中检索出相对繁琐的数据信息就比较困难，但是如果可以使用信息化的管理模式就可以提高档案的检索工作效率。实现无重复、无遗漏的数据检索功能，只需要输入你所要检索的内容，根据条件进行排除后，就可以很快地得到相应符合条件的结果。依靠着现代计算机的系统优势，以秒为单位来计算计算机中数据信息的检索速度，进而提升数据的使用率，提高了档案数据库的安全性。

（三）提升事业单位的公众形象。事业单位在社会各界都具有公益性质的公众形象，城市管理的档案文件所公开发布出来的任何信息都是与百姓生活息息相关的，推行档案信息化的建设也是便于公众对城市管理信息进行进一步的查询，让城市管理的政务处理更加透明化，树立起良好的公众形象。在任何一个事业单位发展中都需要重视的一项就是重视档案管理工作，其中城市管理档案工作尤为重要，其中主要的工作对象就是大批量的电子数据信息文件，城市管理单位的档案信息化建设的保障是要有效地提升对电子信息资源的利用率，彻底实现电子信息在档案管理工作中的运用和存储，进而能够更加合理地利用电子信息数据资源，推动好城市管理中档案信息化建设的方针以及制度体系。

二、当前事业单位档案信息化建设中出现的问题及原因

（一）缺少城市管理专业的高素质人才。专业的高素质人才是城市管理开展档案信息化建设的关键点，因为只有拥有了最专业的电子信息化的档案管理人才，才能加快城市管理的档案信息化建设工作的速度。但就目前的情况来看，绝大部分档案管理人才缺少信息化方面的专业知识，因为城市管理事业单位选用人才的途径是受限制的，在有限的名额之下，很难为城市管理事业单位引入足够多的信息化人才，这也就严重影响到了档案管理工作的效率。再加上当前我国绝大部分的信息化档案管理人才都是以纸质档案为主要的管理方式，并且大多数的工作人员与其相关的专业知识掌握较低，局限了这一管理方式的发展空间。除此之外，单位内部对工作人员的培训意识较低，普通的工作人员无法满足当下信息化档案管理建设所需，也就限制了档案信息化建设的发展。

（二）对档案管理的工作没有深刻的认识。绝大多数城市管理单位内的领导及员工对于档案管理信息化建设这一问题都没有一个深刻的认识，忽略了这一项工作的重要性，并且也严重影响到了城市管理单位自身的发展方向。尤其是绝大部分的领导并没有对制定一套有效的档案管理制度，导致单位内部整体在档案信息化建设这一问题上的热情度并不高，也就更不会选择投入较多的经费来建设这一内容，也就使得档案信息化建设经常处于一个被搁置的状态，阻挡了城市管理单位求发展的步伐。

（三）缺少必要的管理机制。要想实现城市管理在档案信息化建设中所制定的目标，就应该站在时代发展的尖端来思考这一走向，紧紧围绕着当前社会经济的变化，制定出适合的发展方向。第一，现在的管理机制与社会发展的实际情况相比的话，在软件、硬件的使用和开发上都是较为落后的阶段，绝大部分城市管理事业单位的发展现状还是无法真正适应当前智能化、网络化的发展背景。第二，目前管理机制的转变还是处于一个较慢的发展速度，对于怎样引入先进的前沿技术还有待进一步提高，但是由于城市管理事业单位自身在财力、物力上的发展计划都比较缓慢，也就在潜移默化中限制了档案管理的发展前景。

（四）所配备的软件兼容性不强，良莠不齐。档案信息化的建设首先离不开的就是“设备”支持，但是鉴于目前我国并没有研发出易操作、功能全、适应性强的应用管理软件。然而目前很多的单位正在使用的档案管理软件都是一些操作繁琐、功能较少的应用，这在一定程度上对档案信息化的建设带去了很多不利的影响因素。软件的良莠不齐在一定侧面上也是因为国家的档案主管部门没有出台相关的建设标准，所以也就使得软件之间无法兼容使用，没有完全展现出目前网络信息化的优势。

三、加强事业单位档案信息化建设的有效对策及实践方法

（一）建立有效的管理标准和高素质人才队伍。要想推动城市管理事业单位的信息化建设，就需要打造一支可管理、懂技术、懂专业的信息化建设管理队伍。首先，作为城市管理事业单位内部，要对档案管理工作人员进行集中的培训和指导，旨在提高工作人员的信息化技术水平及专业知识，要让电子信息化技术可以有效地应用在档案信息的工作之中去。其次，还要不断提高管理人员的思想道德修养、责任感以及综合素质。

（二）进一步开发和加强档案管理应用软件程序。城市管理事业单位无论是在选择当前市场上的暗杆管理软件，还是选择自行研发的软件，首先都是要基于单位自身的实际需要来引进应用软件，并在此基础上进行进一步的改造，让应用软件更能符合单位的实际发展前景。与此同时，还需要各管理部门对档案系统建立起专门的平台，让档案信息可以进行相互的沟通。

（三）提高相关专业人才的专业技能。因为相关专业的技术人员是档案信息化建设的直接工作人员，因此，需要不断地提升技术人员的专业知识水平，只有这样，才能逐步实现信息化建设的最终目标。档案管理的工作人员还要对信息技术水平开展针对性的培训，熟练掌握档案信息化的建设以及信息化的操作方法。

（四）保障信息化档案管理工作的资金投入。城市管理事业单位首先要做的就是要保障在档案管理工作中有一定量的资金投入，在配置上也要投入相应的硬件及软件设备，并且还要对相关专业的人员进行系统的培训，与此同时，各领导也要充分认识档案信息化建设的重要性。

四、总结

城市管理档案信息化建设工作，是科技发展和时代进步的结果，为了满足新时期城市管理档案管理工作的需要，事业单位应该跟上时代发展的脚步，加速城市管理档案信息化的建设。单位需要做好管理规划工作，一定要注重城市管理档案信息化建设，促进事业单位的政务公开和信息公开，提高事业单位在人民心中的形象，使事业单位为人民群众服务的工作做到最好。