有效提升初中学校档案管理工作研究

2019-11-23泰安市泰山学院附属中学马红霞

办公室业务 2019年15期

文/泰安市泰山学院附属中学马红霞

初中学校的教学研究与学生管理都会形成档案，档案主要功能是保存图片与文字等资料信息，在初中学校发展中起到了极其重要重要的作用。初中学校的档案管理工作主要内容为学校各种信息的收集、整理、归档等，为学校老师与学生提供档案信息服务。

一、初中学校档案管理存在的问题

（一）初中学校档案管理规章制度不够完善。初中学校档案管理工作还不够完善，还有许多学校不重视档案管理工作，档案管理方法比较陈旧，缺乏科学合理的管理规章制度，甚至有些学校根本没有相关制度，档案管理工作效力不能有效发挥。由于学校领导层的不重视，部分学校虽说也有档案管理规范制度，但是政策并未切实落实下去，形同虚设。

（二）档案管理工作人员水平不高。目前我国许多初中学校档案管理工作人员业务水平不高，职业素质不高。其主要原因是我国初中学校档案管理工作设置的比较晚，档案管理工作人员缺乏，其业务水平不高。再加上学校的生源激增，师资力量薄弱，有些学校不愿意聘请专业的档案管理工作人员，常常会让副课老师来兼职，或聘请专业水平低的人来担任，其档案管理工作素养缺乏，也意识不到档案管理工作的重要，进而影响到初中学校档案管理工作的开展。

（三）档案管理信息化程度不够。目前我国许多初中学校，档案管理工作采取的依然是人工方式。档案资料的收集、整理与存储等工作，用的依旧是纸质，信息化程度不够。因此档案管理工作量比较大，纸质档案的存储环境要求较高，需要花费的资金较多，成本增加但工作效率也不高。所以，要引进先进的计算机信息技术，并不断完善，来提高档案管理水平。

二、有效提高初中学习档案管理工作的措施

（一）重视档案管理工作。要想提高学校档案管理工作水平，学校领导一定要重视档案管理工作，要能意识到学校档案管理工作的重要性，档案管理工作并非可有可无。初中学校档案管理工作人员，要加强档案工作监管力度，学习如何管理档案资料，熟悉档案文件管理工作，及时解决档案管理工作中出现的问题，使档案管理工作更加科学合理。

（二）建立完善的初中学校档案管理规章制度。要想做好初中学校档案管理工作，一定要建立完善的相关规章制度。相关人员要根据学校实际情况，科学合理地建立档案管理规范制度，来约束档案管理工作人员的行为规范，进而避免学生档案造假，滥用职权现象。要想有效提高学校档案管理工作水平，一定要落实好相关管理规章制度，责任落实到人，进而提高档案管理工作水平。不单提高了档案管理工作效率，还有效提高档案管理工作人员的责任意识。学校还要完善奖惩机制，来提高工作人员的工作积极性。

（三）不断提高学校档案管理工作水平。新时代学校档案管理工作也发生了本质转变，档案管理工作只有专业人才才能胜任，进而保证初中学校档案管理工作更加规范。初中学校要不断提高档案管理工作人员的专业技术水平与职业素养，建立高水平、高质量的档案管理工作人员队伍。初中学校领导层要意识到档案管理工作的重要性，增加资金投入，聘用优秀、专业的档案管理工作人员。新入职的档案管理工作人员要进行入职培训，老员工也要定期进行职业培训，来提高档案管理工作人员的业务水平与职业素养，开展档案管理工作座谈会，交流工作经验，进而有效提高其自身工作效率。

（四）信息化档案管理。信息化时代的到来，信息技术的应用越发普及，在人们工作与生活方方面面，档案管理工作也不例外。传统档案管理模式已经无法适应时代发展，积极利用先进的科技水平，创新档案管理工作方法，做好信息化档案管理工作，这也是档案管理工作健康发展的趋势，是提高档案服务效率与质量的重要途径。信息化档案管理的主要目的是利用信息技术，辅助档案管理工作，使之更加合理、更加科学，并有效减少重复劳动，提高档案管理工作效率。传统档案管理的工作量比较大，劳动力度强，工作重复枯燥乏味。信息技术的应用可以解决这个问题，确保信息的准确性与时效性。信息技术可以将档案信息储存在计算机数据库当中，有需要的话，可以继续转换，方便使用者查阅与利用。信息化学校档案管理有效降低了成本和工作量，档案信息存储与查阅更加便捷，有效提高了初中学校档案管理水平。