大数据时代档案管理研究

2019-11-23湖北省农业科学院蚕桑试验站范昕

办公室业务 2019年15期

文/湖北省农业科学院蚕桑试验站范昕

一、大数据的定义及给档案管理带来的影响和意义

大数据是当前时代进步发展的产物，大数据主要是指在一定的时间内，通过软件对数据的整合和处理所形成的一种信息资产，这种信息资产主要有高速、多样和量多等特点，大数据在实践领域中的应用，大大提升了数据信息的发掘、处理以及应用能力，有效满足现阶段的区域经济发展诉求。因档案是一种重要的媒介，记录着人类在社会生活等各个方面的传播与发展，对于社会的进步和发展有着非常重要的影响，档案管理工作存在内容多，信息整理繁琐等特点，而大数据的出现对于档案管理工作的高效发展有着非常重要的意义。随着时代的进步发展，尤其是大数据时代的到来，档案管理的信息化建设是顺应时代的必然要求。首先，古板的工作方式很容易产生失误，从而造成负面影响。在进行档案管理工作的时候，通过利用大数据可以帮助工作人员提高工作效率，节约时间，而且在很大程度上能够保证档案整理工作的准确性和便捷性。其次，传统的档案管理工作都是由纸质和胶片等介质进行储存，但因存放在档案库房中，使保管方式存在着一定的安全风险，同时在查阅档案时也显得极为不便。大数据则丰富了档案的保管途径，增加了优盘、网络、移动硬盘等多种储存方式，使得安全系数大大提高。再次，在档案管理的数据收集过程中，主要是通过纸质资料的主动移交，易造成资料丢失的情况。而大数据则可通过互联网自己进行资料的收集，给档案管理工作带来了无限便利，与此同时，通过大数据使得对于档案的复制更为方便和快捷，这样有利于提高档案管理工作人员查找和处理档案的效率。

二、大数据时代档案管理工作存在的问题

受制于多种因素的影响，在大数据时代，工作人员在进行档案管理工作的时候还存在不同的问题，将会对档案管理的信息化水平以及应用能力产生诸多不利影响。为了应对这一情况，相关档案管理部门有必要梳理自身工作，明确现阶段档案管理信息化建设过程中自身存在的问题。

首先，工作人员的综合素质不高，尤其是在信息化建设方面。人才是基础，而现阶段由于档案管理的工作人员年龄普遍偏大，对于新兴的知识还无法全部掌握，甚至出现排斥和厌恶的情况，这使得信息化技术无法正常发挥出全部效益，不能有效提高工作效率。其次，目前档案管理信息化系统还比较分散，各省地市区县等方面的汇总、协调合作和资源共享不足，各行各业之间的联系建立的也比较少，导致无法共同分享最有效的信息。再次，档案硬件和软件的资金投入明显较弱。据了解，我国中西部地区和偏远山区的档案管理信息化建设比较落后。尤其是在OA系统方面，政府和相关职能部门对其投入的资金和技术欠缺。最后，档案信息的安全性也是令人担忧。如果电脑中病毒，或者是遭到黑客入侵，这对于档案管理工作就会造成很大的损失，不仅会使得档案信息泄露，而且严重影响到档案管理单位的公信度。

三、大数据时代加强档案管理信息化建设的对策

首先，应做好总体规划和布局，统筹发展，完善档案管理数据库，以大数据为途径，做好档案的归档、存储以及交互工作，并在这一过程中，结合档案管理的相关要求，逐步建立交流沟通机制，促进档案信息资源的交流和共享。通过这种方式，实现档案的合理有序利用，这样才能够更好地对人才信息进行有效管理。其次，加大对档案管理工作资金和技术投入，要引进先进的设施设备，为档案管理工作信息化建设奠定好的基础，提供一定的物质基础和保障，通过投入资金，进行硬件设备的升级更新，通过硬件升级，确保大数据技术在档案管理环节的有序使用，推动档案管理的信息化进程。再次，为了确保档案的安全性，减少档案丢失或者窃取风险，在档案管理信息化建设的过程中，工作人员应当与技术人员进行技术沟通，不断提升档案信息的保护能力。在这一思路的指导下，加强对档案管理工作的保密性，不断提高档案管理的保密技术，有效防止黑客侵入盗取档案信息。最后，加强人才培养，多开展业务培训，借助于轮训或者集中培训的方式，树立他们的责任意识和保密意识，掌握现代化的档案管理手段，强化档案管理方法，提升档案信息化建设水平。