做好声像档案归档前处理的思考研究

文/中铁大桥局集团武汉地产有限公司 干泉

声像档案，是指社会组织以及个人在从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片（包括底片、反转片）、影片（正负片）唱片、录音带、录像带、软盘、光盘等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的历史记录。声像档案主要以磁性材料或感光材料为载体，以音像为主要反映方式，记录在政治、经济、科学、技术、文化等各项活动中直接形成的、具有保存价值的包括照片、录音带、录像带、影视片等专门载体的历史记录。它是全宗档案的重要组成部分。随着社会发展，特殊载体档案也在不断发展，声像档案的载体由微缩胶片、胶卷形式发展成VCD、DVD、AVI等可以直接读取可查阅的数码形式，信息化程度的不断发展，对于提供利用的各类档案提出更高要求，而做好声像档案归档前处理，是保证声像档案能够实现最大化利用，确保声像档案信息完整、数据准确的重要手段。

一、声像档案的作用价值

声像档案作为一种可直观反映人类活动的图像和音像记录，具有时空性、形象性的特点，对于查考利用具有重要价值。

（一）凭证价值。声像档案是直观形象的一种历史记录，从其形成过程及结果来看，它是从当时当事直接发生而记录形成的，客观地记录了事务发展的历史情况，具有重要的可信度。

（二）参考价值。声像档案形成的范围广，涉及生产经营、社会活动、科研教育、改革创新等方面。作为企业单位，声像档案归档范围包括了领导活动、会议、施工生产、重大事故、文体教育、荣誉表彰、设施设备等等。从其中产生的声像资料，对于反映历史变迁、企业变革、人事变动等方面具有重要参考价值。

（三）开发价值。根据声像档案具有的纪实性特点，其独特的载体形式反映了事件发生的时间、地点、人物、背景等具体信息要素，同时因其传播速度、传播方式、利用形式的多样化，在企业进行科研、宣传、编纂等后期利用具有重要的开发价值。

二、声像档案归档工作中存在的问题

（一）归档意识薄弱。声像档案因其载体的特殊性、拍摄方式的即时性，一方面，如果摄影者档案意识不强，没有及时对形成的声像资料按照事由、时间、地点、摄影者、文字说明等六要素进行标注或者标注不明确，那么在对后期声像档案整理归档工作带来掣肘的同时，也会因信息不全导致声像资料无法提供利用，失去其保存价值和利用价值。另一方面，拍摄资料首先是掌握在个人手中，往往为了自身方便利用和不愿意归档，从而拒绝将资料移交给档案部门，这就导致声像档案归档不全、缺项，归档意识弱化，导致声像档案无档可归。

（二）管理制度不全。声像档案归档内容应按照归档范围和保管期限表进行相关工作。但是现阶段，很多企业单位的档案部门并未制定符合自身档案工作实际的归档范围和保管期限表，档案部门没有进行集中统一的管理，对于归档内容、类别划分、归档格式等没有制定明确的整理规则和归档制度，声像档案归档工作还处在杂乱无章、留存失控的状态，这就导致有档无处归的现象时有发生。

三、强化归档前处理工作

（一）提升档案意识。开展全员的声像档案整理归档培训和拍照技术指导知识，全范围提升整体人员的归档意识和业务技能，同时要树立“谁形成谁归档”的责任意识，强化摄影者的归档意识和责任意识，以保证最终形成的声像资料有质有量，最大限度地确保最终归档的声像档案具有利用价值和保存价值。

（二）完善归档制度。1.在企业范围内开展声像资料清理工作，对形成和可能形成声像资料的各岗位、各人员、各部门开展声像资料梳理，进行汇总后，经过调查、分析、鉴定等方式，形成企业的声像档案归档范围和保管期限表。2.制定声像档案整理的操作细则，明确声像档案归档前处理的具体要求。（1）制成材料选择。声像档案制成材料多选用光盘或硬盘，光盘应选择档案级光盘，按照优先顺序依次为只读光盘、一次写光盘。（2）格式要求。纸质照片的冲洗尺寸为六寸彩色光面；数码照片的采集使用JPEG、TIFF格式，其文件大小以JPEG格式采集的不低于1M，以TIFF格式采集的不低于1OM，对于采用其他格式的数码照片，应在保证分辨率不变和信息不丢失的前提下，将其转换成JPEG和TIFF格式，推荐使用JPEG格式。在进行归档工作时，应明确声像档案归档格式为通用格式，照片采用JPG格式，音频可选择WAV或MP3格式，视频用MPEG、AVI等通用格式。逻辑归档可利用计算机网络即时进行，物理归档可选择只读光盘（档案级光盘）为存储载体，向档案部门移交。（3）鉴定要求。归档时应对声像资料的真伪性、原始性、完整性、准确性、价值性采取措施进行鉴定，经过鉴定无误并且有保存价值的声像资料才可进行归档。（4）归档份数。以光盘为载体保存的数码照片应归档三份，一份异地保存、一份封存保管、一份提供利用；音像资料的归档份数应为三份，一份异地保存、一份封存保管、一份提供利用。（5）归档时间。凡是形成声像档案的部门，都应按归档要求，在声像档案全部或阶段形成之后立即收集齐全，整理完毕后及时向档案部门移交归档，原则上不应跨年度。任何单位和个人都不得据为己有或拒绝归档。（6）整理单位。归档部门应遵循声像档案的形成规律、保持其有机联系，便于保管，有利于提供利用的原则开展归档工作。档案部门要对已归档的声像档案，进行科学的分类，系统的整理、排列，分别以卷、册、盘、盒组成保管单位。3.强化归档考核制度。企业应设立归档完成的时间节点，按照部门和岗位职责设置考核项，根据归档完成情况、整理质量、归档及时情况、归档完整性等方面进行系统考核，考核成绩与个人和部门绩效挂钩，从而促使归档工作有序化、规范化。

四、结语

随着信息化时代的不断发展，档案利用方式和服务途径也日益多样化和快节奏。声像档案作为一种具有纪实性、直观性和便捷利用等特点的特殊载体档案，在科学技术、社会活动、经济教育等方面也发挥着越来越重要的作用。做好声像档案归档工作，确保各类别档案的齐全完整，是新时代深化档案资源建设的重要手段，也是开展深层次档案利用开发的前提条件。