浅谈档案管理现代化与信息化的融合

文/日照市东港区秦楼街道办事处 赵伟艳

档案作为一项信息存储、知识贮存、文化积淀与传播的关键形式，也是保存和查阅关键信息的重要手段。档案管理的有效实施是现代知识信息管理、文化资源开发的一个重要环节，深受政府部门和社会群众的关注与重视。因此，在新时代，不断强化信息化技术在档案管理中的应用显得尤为重要，也是现如今档案管理优化改善的重点内容之一。需要各档案管理者把握时代需要、运用可行性技术、提升档案管理主体业务水平，以此来不断促进档案管理现代化与信息化的融合发展。

一、档案管理现代化与信息化发展的意义分析

档案管理的现代化与信息化融合是新时代社会主义发展的必要趋势，而随着信息技术不断地在生活、工作中的应用，将信息技术融入日常的档案管理之中也是大势所趋。因此，从社会发展的角度来说，档案管理的现代化与信息化融合是一项与时俱进的体现。如果在具体的档案管理现代化与信息化融合过程中，能够充分地发挥信息化技术对于档案管理的便捷性、大容量性及永久性等特征，将极大地提升档案管理的工作效率。并且，在档案事业与其他各行各业的发展极为紧密的环境下，加强档案管理的信息化建设，也能够为其他领域实施档案借阅、信息查询、资料比对等带来极大的好处，会极大地提升社会工作的效率，因此，加强档案管理现代化与信息化的融合也是社会发展的需要体现，具有较强的社会价值。

二、档案管理现代化与信息化发展存在的问题

（一）管理观念的落后。在传统的档案管理中，档案的存在形式以纸质版为主，对档案的存储、查询、调阅，甚至是收集整理都需要翻阅纸质档案，这不仅增加了档案工作的难度，长此以往也加速了档案的磨损，对档案的长久保存极为不利。但是，纸质档案所具有的实物特征、可见性、可读性也是电子档案所具备的优势。特别是有些档案管理工作者喜欢这种纸质档案的体验感觉，而对电子档案缺乏兴趣，这种观念的存在也影响了档案管理现代化与信息化的融合。甚至，有些领导对档案管理的更新换代重视程度不够，对其现代化和信息化融合发展的资金投入不足，特别是软件和硬件设施的补充上较为消极，甚至担心档案管理的信息化建设会影响到资料的泄密，这是现如今档案管理观念较为落后的典型问题所在。

（二）信息化人才的缺失。档案管理现代化和信息化的发展需要拥有较为完善的信息化人才，需要他们能够熟练进行档案电子化编制、查询、软件与硬件的处理。但是，就现如今档案管理的现状来说，普遍的档案管理人员不具备熟练的信息化技术能力，至于服务器维护、数据存储、档案数据分析等方面的专业人才就相对更少，而这种信息化技术人才的匮乏也是影响档案管理融合发展的一个典型问题。

三、档案管理现代化与信息化的融合路径分析

（一）落实现代化的档案管理理念。转变档案管理的观念是促进其融合发展的重要基础，在具体的实施过程中，需要不断强化和宣传档案管理现代化及信息化发展所具有的优势，消除档案管理信息化发展的疑虑。比如，在担心档案资料泄露方面，组织信息技术专家进行讲座，讲述信息防范的具体过程和方案。其次，对于档案管理的领导层来说，应当积极参观其他领域信息化建设的成果，充分吸收其他领域在信息维护、资料管理等方面的贡献，特别是一些大型企业在档案管理上的经验具有极强的借鉴参考性。通过观念的改变，来为单位的档案管理现代化与信息化融合提供有效保障。

（二）加强信息化人才队伍的建设。人才建设是确保档案管理现代化和信息化融合的关键因素，在具体的实施改善过程中，不仅需要提供档案管理人员的基本信息化作业业务水平，在实施信息化档案管理培训的过程中。也需要对档案管理人员的数据分析能力进行培养，比如参观学习其他大型企业在档案信息化管理方面的成就、学习大数据信息化处理的基本技巧。同时，也可以通过积极引进具有专业管理知识和技术的人才，有效地推动档案管理工作的现代化和信息化融合，为档案的储存、查阅等带来便捷性。

（三）健全信息化档案管理制度。制度建设是确保档案管理现代化和信息化融合可持续发展的重要保障，首先，建立档案信息化作业的基本流程与原则，比如前瞻性原则、实用性原则、协作性原则等。在通过信息网络处理、传递档案资源的过程中，严格遵守档案密级规定，涉密档案绝对不能分发给无关人员，并通过信息化技术进行后天监控，对于违规作业的人员进行严惩。其次，档案信息化建设需要坚持实用性原则，以档案实用性为作业基础，满足使用者的需求，而不是无规律地进行档案编排，提升档案数据分析的有效性。

四、总结

在社会主义新时代和信息技术不断发展完善的信息时代，档案管理的基本模式也发生了改变，这种改变既优化了档案的存在状态、也方便了档案的存储与查阅效率，对于提升档案的使用价值关系重大。然而在具体的档案工作中，还需要通过落实现代化的档案管理理念、加强信息化人才队伍的建设以及健全信息化档案管理制度等来改善其现代化与信息化的融合体系。