新形势下如何建立适合油田企业的电子档案查询系统

文/黑龙江省大庆市第七采油厂信息中心档案室 赵妮娜

随着油田企业信息化的不断发展，办公自动化、电子文件的出现，档案信息的存贮、处理将以数字为主，档案信息的收集和传递将以网络为主，因此需要创建新型的档案管理模式，即档案信息化管理，合理开发利用档案，为油田生产与管理提供准确信息。这就需要运用先进的计算机技术与网络技术，将传统的手工档案管理模式全部应用信息化管理，提高档案工作的信息化管理、电子档案分类存储、电子档案的查阅功能，从而提高档案的管理和查询效率。

一、如何合理建立电子档案查询系统

以中国石油档案管理系统框架为依托，以馆藏档案为基础，通过建立电子档案查询系统，改变档案传统查、借阅模式，实现档案数字化成果科学管理、高效利用、充分共享，为全厂员工提供优质高效档案服务。

（一）创新档案利用模式，方便员工网上查询档案信息。该系统为确保档案信息的安全性，档案服务器与远程客户端不是采用服务器共享文件的方式，而是采用流文件形式来传送文件，在传输过程中，所有文件都3DES和RSA算法加密，在客户端进行解密，有效防止了文件在传输中被窃听、截取，保证档案数据的安全。根据档案类别及数字化成果特点，系统主要建立5个模块：1.油田勘探开发档案查阅模块。整合了原有的前磁档案查询系统，并将完井数据、施工总结等单井数据导入数据库，通过输入标准井号，即可查询相关信息。2.基建档案查阅模块。（1）实现了分级查询功能。由管理员对不同的用户进行权限分配，高级用户可以通过检索基建档案名称、存档时间或是施工单位查询到相关档案，可以网上浏览基建图纸，同时可以下载存储；一般用户仅可以进行查询、阅览，不支持下载服务。如一般用户查询到所需档案，需下载，可提出借阅申请，填写利用登记表，由档案管理员审批同意后，方可网上下载。（2）实现了网上快速浏览大图片功能。由于基建图纸很大，因此每张扫描后的图片都有上百兆，打开需要较长的时间。因此图像压缩格式采用TIFF CCITT_GROUP4(黑白二值)和LOSSLESS-JTIF格式，经过压缩处理的图片能极大减少存储空间，大大减轻了远程查询对网络带宽的压力，实现了图片网上快速浏览功能。

（二）制定科学规范的管理制度，确保系统正常运行。建立应用效果良好的电子档案查询系统，必须要有科学、规范的管理制度作为保障，这样才能确保档案数据真实可靠，档案查询准确安全。档案部门要根据实际情况建立一系列数字档案建设制度，主要有6大类：一是电子文件的归档制度和管理制度，明确电子文件的归档范围、格式、质量标准、责任制度等。二是档案数字化扫描技术标准，确保其扫描后的电子件与原件一致。三是档案数据的安全管理制度和保密制度，明确档案数据的存储方式、安全措施等。四是数字档案的查询制度及利用制度，明确档案的借阅范围和利用范围等。五是数字档案馆的管理制度，明确档案数据的入库、监测、删除等环节的操作制度。六是档案数据网络维护及硬件设备的维护制度。

（三）加强复合型知识培训，为完善系统做好人力储备。建立电子档案查询系统，不仅要熟悉档案专业方面的知识、了解档案管理工作流程，又要掌握计算机知识，对网络技术有相关的认识，这就需要档案部门从这两方面不断地发现、培养复合型的档案人才，建立一个高素质能打硬仗的档案专业团队，为完善建立电子档案查询系统做好充足的人力资源储备。

二、结论

通过建立适合油田企业发展的电子档案查询系统实现以下四方面内容：1.有效满足用户的各种需求。电子档案查询系统能够给员工提供一个开放的信息环境，不仅包括传统纸质档案信息资源，还包括图片、音频、视频等各类有价值的档案信息，形成了一个丰富的多层面的综合档案信息资源库，更有效的满足广大员工对档案资源的需求。2.提高了档案管理效率。信息化技术的应用使原来的档案手工查找升级为计算机检索，同时可以快速完成档案数据分类、排序、统计等工作，极大提高了档案管理效率。经过测试，查找一份油田开发类档案由原来的18分钟缩短为3分钟，中心库房盘点由原来的27天缩短为5天。3.实现了海量数据存储。通过对纸质档案进行数字化处理，实现了纸质档案向电子档案的转变。随着档案数量逐年增多，对空间、环境的要求也越来越高，因此电子档案的存储优势体现出来，只需极小空间即可存放大量的电子档案数据。4.延长了纸质档案寿命。传统的纸质档案对温湿度要求很高，所以库房管理一直是档案管理的重要内容。档案库房温湿度管理系统实现了对库房温湿度的实时监控，确保库房温湿度始终保持在最优区间，有效延长了纸质档案的寿命。另外，纸质档案的电子化变革，减少了纸质档案的借阅，避免了由于大量借阅导致纸质档案破损，从而也延长了纸质档案寿命。