档案信息化建设与工程档案管理的重要性探讨

文/西安人民大厦有限公司 高萌

随着信息技术的发展，工程档案管理也逐渐朝着信息化的方向发展，但是在实际工作中仍然存在着信息化建设与管理认识不到位的问题。因此本文首先对于档案信息化建设与工程档案管理的内涵进行简要概述，以进一步加深对于工程档案管理的认识。其次再简要阐述档案信息化建设与工程档案管理的重要性，以优化当前的工程档案管理工作，促使其朝着更加规范化、高效化的方向发展。

一、档案信息化建设与工程档案管理的重要性

（一）有助于提升项目档案管理质量。在我国工程档案信息化管理上存在诸多问题，比较明显的就是信息化建设与档案管理的能力不够。为此，就需要借助信息化技术，并将其与档案管理相结合，利用计算机技术、物联网技术以及大数据技术等，不断提高工程档案管理的效率和质量，推动工程档案管理效率，使其朝着更加标准化、科学化的方向发展。与传统档案管理相比，信息化档案建设与管理有利于实现档案信息的长久保存，同时实现工程信息的有效利用，从而拓宽工程档案管理的范围。

（二）有助于促进项目档案信息的共享。工程建设项目具有整体化、系统化等特点，即各部门之间要实现档案信息的资源共享。然而当前我国工程档案信息化建设的水平和质量比较一般，未能建立形成比较科学系统的管理运行制度。因此，为了实现档案信息化建设与工程档案管理，就需要采用全国统一的项目档案管理软件，促进工程信息的开放与共享，提高工程档案管理的效率和利用率。就目前情况来看，全国各级项目档案都已经朝着“无纸化”的方向发展，从而打破传统检索信息过程中存在的问题，实现档案管理的最优化发展。

（三）有助于促进工程项目事业发展。工程档案内包含工程建设事业内的各项资源，如图像资源、图片资源、视频与音频资源等。而加强工程项目档案的数字化，有助于促进我国各项档案信息的保存与高效处理，有助于为我国工程项目建设事业、工程技术发展状况提供数据和技术支持，从而有效促进我国工程事业的稳定发展。

二、优化工程档案管理的有关措施

（一）重视工程项目档案管理。工程项目档案管理是工程项目建设过程中极为重要的一环，其有助于工程项目各个环节的开展。因此各级施工项目单位要高度重视工程项目档案管理工作，加大资金投入，加强基站建设，并且组织配备相应的管理人才，从而满足施工单位和工程单位档案管理系统的需要。

（二）加强工程项目档案信息化建设。为了促进工程项目档案信息化建设与管理，首先应优化和完善档案管理制度，让档案管理制度能够具体落实，便于各个工程单位根据自身实际状况，进行细节性调整。例如工程项目档案管理目标，将工程档案数字化管理内容、流程以及使用体制固定下来，确保工程档案数字化工作能够落地。

（三）加大工程项目档案信息化建设的力度。首先，制度相应规范制度，要求各部门使用电子文档信息做档案。当前的档案信息氛围：文书资料、技术资料与人事资料，为了提高档案的利用价值，需要将工程单位内各项档案资料按照电子化的要求进行制作与保存。其次，工程单位要培养相应人员对档案信息进行规范，实现初始信息的规范化与标准化，以便于在进行信息分享与转变过程中，能够实现档案信息的最大价值。最后，要建立相应的数据资料库。一方面要建立相应数据资源库，并且及时进行开放与更新，为工程单位的施工建设提供支持与服务。另一方面要不断进行优化更新，安排专业人士对资源库进行管理，以确保资源库的高效运行。

三、结束语

综上所述，我国工程档案信息化建设与管理工作需要在适应当前的发展形势下，采用信息技术推动工程档案信息化管理进入高速轨道。首先，明确信息化建设与工程档案管理的重要性，加强信息化技术在档案管理中的使用，从而实现档案管理的优化整合，实现工程信息材料的长久保存，最大化地发挥档案信息的价值。其次，档案信息建设与管理有利于提高档案信息资料的搜索与查询效率，从而增加档案资源的利用率。