高效仪器设备和档案管理存在的问题和对策

文/长江师范学院国有资产管理处 刘艳

随着学校经费的不断投入，学校规模的不断扩大，高校需要购置的仪器设备越来越多，这就涉及对仪器设备及其档案的管理问题，尤其是对一些大型的、精密的、重要的仪器设备的管理，如果处理不当，势必给仪器设备的使用带来诸多困难，一定程度上影响学校整体的教学、科研。所以，加强高校仪器设备及其档案的管理，对于整体教育更好更快地发展，具有十分重要的意义。

一、存在的问题

（一）资产管理队伍不稳定，管理混乱。这是我校存在的比较突出的问题，尤其是在系院调整或者领导班子换届的时候，资产管理员经常更换，且资产管理员是兼职的，而不是专职，兼职资产管理员往往由于精力有限，资产管理意识不强或者不够专业，在出现资产异动时候，没有及时对资产作相应的调整、改动，导致下次资产清理时，又重复劳动，资产越清越多，越清越复杂。另外，在理工科系院，特别是生物、化学、物理，实验仪器多，稍不注意管理，就常常有弄混或者丢失的情况，如：在实验室之间相互借用仪器设备的情况普遍存在，但是由于疏忽大意没有做好相应的记录，事后忘记归还，最后导致明细账目模糊不清、账物不符，无形中造成了一些资产的流失。

（二）资产管理信息化程度不高。现在是信息化时代，要管理好仪器设备和档案资料，实现信息化管理是必然趋势。我校为加强资产仪器设备和档案的管理，顺应时代需求，采购开发了信息化平台，但是由于功能限制，不能准确如实反映每一台仪器设备的现状，所以信息化平台需要不断优化，不断完善，增强功能性，使全校资产管理更加条理化、清晰化、明细化，能如实且全面反映资产的真实情况。

（三）资料收集不齐全。1.档案工作人员没有参与开箱验收设备。我校在这个环节做得不够，认为设备是交给使用部门的，档案也应该由使用部门收集，然后每年再由使用部门一次性交给档案部门，殊不知这样失去了第一时间现场收集档案的机会，由使用部门收集档案，由于他们不是专业的档案管理人员，没有档案收集管理意识，往往是验收时候有什么就收集什么，不会主动向商家要仪器设备必备的档案材料，这就造成了档案资料完整性的缺失。2.在仪器设备登记使用管理过程中存在同样的问题。具体一件设备的厂家、型号、编号、使用人、领用人、存放位置、运行记录等等，这些是仪器设备管理必须采集的档案资料，但是往往由于管理人员的疏忽，缺少相关内容的登记，从而导致一些有价值的资料没有及时归档，使设备的采购、运行使用、维护情况等得不到真实的反映，没有充分发挥设备档案应有的效益，给资产管理带来诸多困难。

（四）规章制度不健全。仪器设备及其档案管理工作必须有健全的制度保障，我校在这方面也建立了相关的规章制度，但显得粗糙，没有具体化、明细化，执行起来无章可循，没有可操作性，有的方面执行起来走了样，在实际工作中不起作用，导致仪器设备管理困难重重，档案质量也很难保证。另规章制度主管部门职责不明确，缺少系统的奖惩考核制度，无法对仪器设备及其档案管理工作加以衡量。

二、加强仪器设备及其档案管理的措施

（一）完整收集档案资料。1.在开箱验收环节收集档案。开箱验收是资产档案管理的一个重要环节，因为设备开箱验收时可以直接对随机文件进行清点、登记、整理和归档，可以有效保证所验收设备档案资料的完整性和系统性，具有直接、快捷、有效的特点，尤其重要的是，现场档案人员的参与，直接完成档案筛选和分门别类归档的过程，不用通过中间环节，这样档案工作人员直接把关，不容易出错，资料也收集齐全完整。2.采购环节双方在合同条款中就随机文件的要求事先约定好。提供一手资料，这就在源头上方便了档案的收集管理，保证了其完整性。3.资产、财务部门积极配合把好档案关。为了保证档案的及时收集归档，要求相关职能部门规定仪器设备开箱验收后，使用部门按照档案收集要求把相关资料送到档案馆整理归档（我校规定十万元以上仪器设备的档案必须档案馆归档，十万元以下的文件资料自行保管），由档案馆出具归档证明，然后资产管理部门和财务处才给予办理转固手续，在实践中，这项措施有力保证了档案资料的及时收集和档案的完整性和系统性。

（二）建立健全规章制度。制定和完善高校设备及档案管理的规章制度，是当前设备和档案管理部门的重点工作。建立健全规章制度，合理配置、充分利用学校条件，提高设备使用效益。明晰产权关系，保障学校设备的安全、完整，为高效教学、科研及各项教育、管理、服务工作提供必要的物资保障。首先要明确档案的归档范围，以便工作中有章可循，不至于在工作中没有目标，胡乱收集。其次严格制定设备档案收集、整理、保管和使用制度，使工作内容有据可依。最后建立完善的考核制度，奖惩有度，考核内容具体化，起到激励监督大家工作的作用。

（三）不断优化完善信息化平台。由于仪器设备的不断增多，必须加强对仪器设备及其档案的信息化管理，在实践操作中不断优化、完善平台功能，使信息化平台满足仪器设备及其档案管理需要，能真实反映仪器设备的现实情况，如每台设备具体的型号、编号、领用人、使用人、存放地点等等参数必须准确无误，账物相符，账账相符，这样，才能减少和防止国有资产的流失。

（四）加强培训，提高管理队伍素质。加强仪器设备及其档案的管理，对管理队伍的建设培训不可缺少，只有管理人员对规章制度熟悉，对义务熟练，加上认真细心的工作态度，才能做好本职工作。首先是学校的资产管理职能部门要起好带头作用，我校是国有资产管理处总体负责全校的资产管理，该部门的资产管理工作人员首先要严格按照资产管理及其档案管理的规章制度严格要求自己，参与设备的验收，收集好十万元以上仪器设备的档案资料，做好信息化平台的建设工作，熟练掌握并运用平台功能，加强对二级资产管理员的管理：一是要做好对资产管理员的业务培训，定期（一年一次）为资产管理员做业务指导，包括规章制度的讲解，办理资产登记、异动的程序，信息化平台的操作等等。二是队伍的建设，要求二级学院、部门必须有专职的资产管理员，资产管理员不能频繁更换。三是资产管理职能部门要定期派人下二级学院开展调研工作，对二级学院在资产管理中遇到的问题，进行指导或者协助解决，以便能更好地开展资产管理工作，加强全校资产管理。