新形势下如何做好办公室档案的收集与整理

2019-11-23

办公室业务 2019年18期

新时期办公室档案管理工作面临着新的特点，如何提高相关工作的管理效率是摆在办公室工作人员面前的一个值得思考的问题，有效的档案管理工作能够为企业经营决策提供重要的信息数据支持，有利于以史为鉴，降低决策犯错概率。本文对此展开论述，希望为相关工作提供一些参考。

一、办公室档案收集整理的内容及特点

公文是档案的前身，当其处在传递、运转、承办和执行过程中时，具有现行效用，不能称其为档案；档案一般是完成了文书处理程序，完成了传达和记述使命而备查的历史文件。因此公文形成是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。而公文拟制则是公文形成的关键环节。不同单位的文件拟制部门各不同，有的单位的公文是由办公室统一拟制的，有的则是由相关职能部门起草然后交由办公室负责印发。我处属于后者，由于各职能科室写作人员的水平、素质各不相同，对公文起草工作相关要求的理解存在差异，导致起草的文件质量大不一样。

二、办公室档案收集整理的改进策略

办公室公文拟制过程中存在的问题集中反映在以下几个方面：1.文种使用不当。主要有请示、报告不分；一文请示多件事情；生造文种或不规范使用红头文件等。2.附件标识比较混乱。有的公文注有附件，但既不在规定的位置做出标识，也不在附件名称前标识出具体的序号，行文程序很混乱。3.公文印制不规范，用纸有大有小，给后来的档案装订和管理带来很大不便。4.公文主题词标注不准确，不利于检索查找。5.数字使用不规范等等。上述情况，严重影响了公文转化为档案的立卷和归档。因此，作为办公室一名专门负责公文拟制人员，平时有责任也有义务对各部门呈送的公文初稿进行规范处理，依照有关规定，全面审核，严格核稿，特别是对那些突出表达主题思想的关键的字、词、句等要严格把关，发现问题应尽快与提供初稿的科室进行衔接，共同磋商，尽量将各种问题都解决在核稿阶段，决不能将问题推给签发的领导定夺，以确保公文的高质量、高水平，以及档案的高质量、高水平。

三、办公室档案收集整理的创新应用

（一）档案收集整理要做好公文收集管理。公文形成后，经过一段时间的归整处理，待文件涉及的事务处理完毕，文书人员即可以对公文的保存进行价值评估，根据公文的类别和重要程度分别进行初步的筛选和整理，而要做好该项工作，可以从以下几个方面进行：1.对档案工作要有高度的认识，要想实现从公文到档案的成功转化，就必须重视公文的规范化管理，实现文秘工作和档案工作组织制度的真正交融，加强档案部门对文件管理的超前控制，这样才能保证档案的质量，减少档案部门的工作程序和繁琐的移交手续，避免重复立卷，使文书工作流程更加科学化、合理化。2.要不断提高自己的专业素质和综合素质。文秘工作和档案工作具有较强的专业性和技术性。在日常工作中，文秘人员要重视档案知识的学习，加强档案意识的培养，最好的办法就是常备一本专业书籍，《档案管理学》《档案管理基础》等，以便需要时查阅，在工作实践中逐步提高自己的理论水平。在日常工作中，很多档案工作人员兼任秘书工作，因此一定要重视对形成档案的公文进行科学评估归类。

（二）完善公文材料，做好档案收集。文书部门在公文最初归档时要认真检查形成公文的一系列材料，发现有附件而未及时归档的要催要，同一事项有外来文件未按时上交的要跟踪收回，以避免长时间留在个人手中而遗失。具体可以从以下几点着手：1.对于上级发文，做完收文登记后，应鉴别该文件是否具有保存价值，按档案整理规范要求，后进行传阅，阅办完毕后，已初步进入归档程序，进一步归整，以备平时查阅。2.档案整理工作应注重细节。对于本单位自生文件，领导签发后，应将形成该文件的所有资料收集齐全，按照从上到下，依次为正式文件、签发文、定稿、改稿、初稿等程序集中归整，并统一装订成册，初步完成“件”，由零散“页”到集中归整为“件”，初步做好档案入库前的各项准备工作。

（三）善于交流，接受新信息，实现资源共享。随着社会形势的变化和发展，对档案整理工作的规范性要求也会随着时代发展而越来越高，文秘工作人员要不断总结自己的工作经验，对遇到的困难要多请教上级档案主管部门，不能凭主观臆断文档的归档价值，一定要结合本单位的职业特色，创造性地使用归档方法进行归档。同时档案工作人员必须强化责任意识，树立精品意识，培育职业意识。不断接受新信息，扩大知识视野，提高自己的鉴别能力，充分利用各种媒体和机会，主动推荐和宣传自己编纂的各种档案史料汇编和参考资料，如大事记、组织沿革、专题概要、统计数字汇集、会议简介等，从而达到资源共享的目的。

（四）加强对科技档案的妥善管理。目前国家为了加强对科学技术研究档案的管理，充分发挥科学技术研究档案在政治、经济、文化和其他领域中所发挥的作用，档案局和科技部共同修订了《科学技术研究档案管理暂行规定》，在此形势之下，办公室档案管理工作也要积极进行改进，以相关意见为指导完善自身对科技档案的管理体系。首先要完善科技档案的定义和范围，明确单位科技档案的类型和属性，明确科技档案为科技项目论证立项、研究实施、过程管理、结题验收、成果管理和成果转化等过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式的记录，并对《规定》适用范围、科技档案管理保障条件等作出了相应规定。要求按照国家档案工作统一领导、分级管理的原则对科技档案工作进行管理，明确各级档案行政管理部门、各级科技主管部门、科技项目管理单位、科技项目承担单位、科技项目参加单位以及各单位档案管理部门、科技项目负责人等的档案管理职责。另外要增加科技电子文件的管理要求。突出电子环境下科技档案管理要求，提出了科技电子文件归档接口设置、科技电子文件仅以电子形式归档保存的具体条件等内容，使其更加符合当前信息化发展趋势。最后，强调对科技档案的开放利用。鼓励科技档案的开放共享，对分工完成科技项目科技档案的归属流向进行了规定，并增加了科技档案统计相关内容，进一步促进了科技档案的开放利用。

要强化档案利用制度的执行效果，借阅人要遵守保密制度，严禁转借泄密和以个人名义向外单位转让科技成果；科技档案须在阅览室借阅，原则上不外借，特殊情况要借出的，应有直接领导、项目负责人签字，履行登记手续，填写借阅卡及借阅簿。科技档案使用完毕后应及时核对，检查和维护，不能私自撕拆、涂改，更不得缺页少项；借阅的档案要保管好，不能丢失，发现问题应及时查明原因，进行补救并追究其责任者的责任。