浅谈医院档案信息资源的利用

2019-11-23

办公室业务 2019年18期

近年来，随着医院改革的不断深入，医院档案的利用越来越受到人们的重视，医院档案的利用率也越来越高，医院档案的工作重点也已由原来的以保管为主转到保管与利用并重上来。医院档案的价值进一步得到体现。

一、医院档案信息资源利用工作的必要性

（一）为领导的正确决策提供可靠的依据。档案人员通过对国家政策、法律法规等信息的采集与整理，及时提供给领导，为领导科学决策提供可靠的依据。

（二）为医院各项发展提供依据。档案在医院各项管理工作、机构改革、人事任免、卫生改革、评定职称、基建施工、设备维护等方面发挥了应有的作用，为医院文明检查评比、医院评审和医疗、护理、科研、党务等工作提供了大量真实可靠的档案依据，取得了巨大的经济效益和社会效益，为医院各项发展提供了重要依据。

二、如何做好医院档案信息资源利用工作

（一）建立健全档案工作各项规章制度。以《档案法》为准则，建立一套行之有效的制度，并将其纳入目标管理岗位责任制，这些制度规范了档案工作各个环节上的程序和标准，明确了档案人员工作范围和职责，使档案基础业务建设走向规范化、标准化，使档案管理工作有章可循，有规可依，让档案的开发利用工作建立在坚实的基础上。

（二）提高档案管理人员的认识，建设高素质档案队伍。档案人员要与时俱进，紧紧围绕医院中心工作，树立和强化服务意识，端正服务态度、完善服务措施，为利用者提供优质服务，并积极动脑筋、想办法，从封闭、为少数人服务的保守、传统的理念中走出来，变被动服务为主动提供，及时了解医院职工所需的信息，为医院决策者提供尽可能多的有价值的信息资料。档案管理人员素质直接影响档案管理水平，医院要将档案人员培养纳入医院培养计划，全面提高档案管理人员素质。加强档案人员的学习，建设一支高素质的档案工作队伍，既是实现档案现代化管理的要求，也是新形式新任务的需要。医院档案工作要发展，要求档案人员不仅要熟练掌握档案专业理论和知识，还要求掌握一定的科学技术和管理知识。要求档案人员必须定期参加档案基础知识培训和业务水平提高的学习，对有关档案新法规及时学习和掌握，促进档案队伍整体水平的提高。同时还要鼓励档案人员通过自学、继续教育等形式学业务、学技术、学管理，提高综合能力，更好地为广大医护人员服务。

（三）加大宣传力度，增强全院职工的档案意识，提高档案的利用率。档案工作涉及整个医院管理的方方面面，运用广泛，但又不易被重视，要保证档案工作的顺利运行，就要通过各种形式，加大宣传力度，增强全体员工的档案意识。宣传以《档案法》为主的档案法律法规，举办档案有关的专栏橱窗，组织兼职档案员参观有关档案展览等，扩大档案的影响。逐步使广大职工了解档案工作的性质、任务和作用，关心、重视和支持档案工作，在各自的工作中自觉按照档案法规的要求来收集、整理、保管和使用档案。

（四）转变档案使用者对档案利用工作的看法。由于过去档案采取封闭或半封闭式的管理方式，使很大一部分技术人员对档案可利用性和丰富内容不甚了解，更不知道档案中包含着他们需要的珍贵资料，甚至认为档案室是保密禁地，敬而远之，不敢涉足。随着部分档案资料对部门的开放和档案利用获得成果的影响，到档案室查阅档案的人员会越来越多，档案工作成为整个医院发展过程中不可缺少的一部分，档案的利用价值进一步得到了体现。

（五）充分利用现代化科学技术和工具，多种渠道开发档案信息资源，为提供利用服务。1.编制科学、简便的档案检索工具。为了使所保存的档案内容一目了然，对所需的档案材料能迅速、准确进行查找，必须编制科学、实用的检索工具。这是提高档案管理水平和做好医院档案开发利用的主要手段。2.加强档案利用反馈信息的管理。档案工作者要深入医院第一线调研，了解各项工作对档案信息的需求，有目的地从室藏档案材料中挖掘有价值的信息，主动为医院各项工作提供档案信息资源。收集利用反馈信息，了解和研究对各种服务方式、服务水平及质量、利用效果的评价，对信息的需求和意见等各种反馈内容。了解档案效益发挥的情况，以此总结经验教训，改变以往那种只管信息输出，不管用途如何的现象，从而提高档案利用率。3.搭建信息化电子化平台，实现档案管理现代化。以电子化档案管理模式逐步替代传统的手动操作和人工检索方式，逐步搭建信息化电子档案管理平台，实现现代化的医院档案管理发展模式。利用微机存贮、统计、编制各种检索目录，系统、成套、全面、完整地提供档案信息，最大程度地发挥现代管理手段的作用，从而达到充分利用档案价值的目的。除此之外，针对年代较为久远的历史档案记录，医院还可利用现代化的扫描设备和复原技术，将纸质档案扫描录入到电子管理系统之中，保证医院档案系统的完整性，为后续医疗事业的研究和发展提供了可靠的信息支持。现在是信息时代，办公自动化，档案管理现代化，给档案的开发利用带来极大方便。

（六）加强编研工作是开发利用档案的很好形式。1.汇编资料。这是档案管理部门主动、系统地提供利用的一种重要方式。根据档案资料，编写汇编材料，为医院发展及科研立项提供了有力的理论基础。同时，搞汇编文件，把每年形成的重要文件分类装订，提供给各部门利用，既提高了利用效率，又减少了档案原件在查阅、利用过程中的磨损。2.编印简报。一是广摘博引，介绍一些国内外同行业的先进技术、市场动态、各地简讯等。二是安排医院职工到国内外考察、学习，开辟技术交流园地，推动各部门之间的学术交流和技术切磋。

（七）建立档案管理网络，实行集中统一管理。把医院各种门类的档案实行集中统一管理，形成科学的档案管理网络。档案管理部门在工作中必须保障各类档案的齐全完整，这是档案工作各项环节中的基本原则，也为档案整理、鉴定、保管、统计、利用等各项工作创造最起码的条件。有的单位各类档案分散管理，即文书档案在办公室，会计档案由财务部门保管，设备档案由设备部门保管，这种保管方式虽然暂时方便了各部门工作需要，但从长远看不利于档案的安全保管和有效的综合开发利用。建议医院成立综合档案室，对历年分散在各部门的档案进行全面系统地清理、整顿、分类、编目，并建立档案管理网络，在全院形成以档案室为中心，各部门设有兼职档案员的档案管理系统，实现医院档案管理的统一、完整、规范，使其有效地为医疗、科研活动服务，并利于档案开发利用。如果整合医院档案、图书、情报等信息资源，打破部门界限，互通信息，实现医院信息一体化，就能让医院信息资源获得最大利用效果。