新时期加强档案安全管理工作的策略

2019-11-23

办公室业务 2019年18期

档案是记录历史、服务社会的载体，在服务经济建设和维护社会稳定中一直发挥着重要作用。档案是特殊资源，确保安全是档案工作的生命线，是档案管理部门的重要职责。在新时期，档案管理部门应以对党、国家和人民高度负责的态度，牢固树立档案安全工作意识，做到警钟长鸣，常抓不懈。下面，笔者分别就纸质档案和电子档案安全管理工作进行分析。

一、纸质档案安全管理策略

（一）档案安全防范意识要不断增强。要将档案安全列为重中之重，管理部门要站在对历史负责的高度，重视档案安全工作，以“预防为主，防治结合”作为工作的根本原则，将安全列为档案工作的头等大事。要建立健全岗位职责，责任到人。

（二）档案安全设施要不断完善。档案管理部门要保障档案安全经费及时到位，购置必要的安全硬件设施。档案库房是保证档案安全的基本硬件，档案室应按要求安装防盗门窗，要配置电脑、去湿机、温湿度计、灭火器等安全设施。同时，要做好档案室防潮、防火、防霉、防尘、防高温、防盗、防光、防虫等安全保护工作，保证档案不受侵害。

（三）档案安全工作制度要不断健全。要健全档案安全管理相关制度，落实到档案工作中，防止各类档案丢失、泄密；规范档案借阅登记和及时归卷的程序，建立档案出入库登记，确保档案万无一失；档案室要由专门的档案人员管理，无关人员禁止进入档案室。

（四）要经常排查档案安全隐患。工作人员每年对室藏档案进行清点核对，使登记台账与实体相符，同时，要定期对所储存档案进行全面安全检查；汛期要认真做好安全自查，认真查看档案室防潮、防水情况，看档案是否受潮霉变。对霉变、受损的柜架要及时更换；要及时对老化、破损档案进行修复或者复制；不同材质档案应分类存放，对珍贵的档案应进行复制，以复制件代替原件，为有需要的机构或人提供利用。

二、电子档案安全管理策略

电子文件是以数码形式存储于磁盘、光盘等载体中，以计算机等数字设备阅读并能在通信网络上传送的文件，目前针对电子档案安全管理工作，缺少成熟的管理制度，存在技术漏洞，安全隐患较多。特别是电子档案网络传输时易被黑客攻击和破坏，因此，加强电子档案安全管理是重中之重。

（一）电子档案的安全隐患。对电子档案进行管理的过程中，因存储载体更新换代，使读取利用不断更新，给电子档案安全带来隐患。1.技术方面的安全隐患。电子档案修改、变动很难留下痕迹，真实性和可靠性难保证。同时，传输或者计算机软件更新都容易导致电子档案丢失，一旦电子档案被篡改或丢失，将无法弥补。2.设备方面的安全隐患。电子档案存储的磁盘、光盘等载体成分复杂，不稳定，容易受外界环境影响，温湿度以及机械损坏都可能导致电子档案丢失。

（二）安全防护措施。1.要完善制度，提高管理人员的专业素质。要制定电子档案管理制度，督促管理人员认真学习，工作中要明确职责，熟知流程，提高应用能力。2.要确保责任到人。在电子档案的形成、收集、整理等过程中，要安排专人负责录入、发布、传输等相关工作；分工必须明确，工作过程有记录，环节能追溯，以此确保电子档案的安全。3.电子档案保存要规范。公文性的电子档案，定稿后不允许修改；收集电子档案要严格登记；涉密电子档案存储到磁、光介质后，必须保留纸质文件，采取“双轨制”。4.电子档案归档要严格。归档前全面检查，保证信息准确，之后按规定格式，以只读状态存储。重要电子档案归档时一式三套，利于查阅、备份及异地存储。涉密电子档案要打印纸质备份或制成缩微品脱机进行存储，防止因黑客攻击或机器损坏造成电子档案丢失。5.电子档案网络安全。平时要加强电子档案网络保护，要设置访问和阅读权限，采用密钥、数字签名等技术手段对电子档案进行系统管理；安装杀毒软件和防火墙等，防止病毒对电子档案进行攻击。

三、纸质与电子档案安全管理共性和区别

（一）共性。不管是纸质档案还是电子档案的安全管理，都必须认真落实相关安全管理的要求。单位负责人是安全“第一责任人”，对档案安全工作必须亲自部署、过问，狠抓档案安全责任制的落实；档案管理工作人员要不遗余力开展风险防控工作，实现档案安全管理全覆盖。如上是保障档案安全的要略。

（二）区别。1.纸质档案安全管理的要点。要确保纸质档案安全，必须全面构筑人防、物防、技防相结合的“三位一体”防范体系。同时，要坚持一岗双责，必须保证安全责任制、保障措施、人员岗位和应急预案各个环节不留死角，要不断强化档案馆库防火、防水、防盗等安全措施。2.电子档案安全管理的要点。要加强警示教育和安全知识方面的培训，达到警钟长鸣的目的；要不断完善网络与信息安全应急预案；要配齐电子档案信息安全设备；要不断加大对涉密计算机的监管力度；要加强电子档案安全管理知识考核，减少安全事故发生的机率。