基层文物单位藏品档案管理现状及问题——以扁鹊纪念馆为例

文/王 幸

基层文物单位藏品档案管理在促进基层文博单位事业发展中具有重要的地位和不容忽视的作用。本文通过分析目前基层文物单位藏品档案管理的现状及存在的问题，就如何做好基层文物单位藏品档案管理工作提出了自己的建议，相信会对做好基层文物单位藏品档案管理工作起到良好的借鉴与促进作用

文物藏品档案承载了两种价值，其一是文物及藏品本身的历史价值、艺术价值，其二是档案的科学价值。文物藏品档案通常是以实物、图表、照片、录像等形式来反映文物的年代、保存状态、文物价值的信息，具有重要的历史价值和科学价值。研究和做好文物藏品档案管理工作，对完善文物藏品档案信息，推动文博事业发展具有积极的推动作用。

扁鹊纪念馆里的扁鹊墓，于1992年被认定为省级文物保护单位。在扁鹊纪念馆的扩建中，从2005年开始以接受捐赠的形式，收藏了上百件藏品。从扁鹊纪念馆目前文物藏品档案现状可以看出，就是在2013年陕西省开展第一次全国可移动文物普查工作以前，仍然存在着重文物、轻档案的现象，馆藏藏品仅是以实物形式保存，没有具体、权威的文物鉴定档案信息，文物藏品混杂保存、极不方便了解和掌握文物藏品的档案信息，更谈不上科学合理地管理文物藏品档案了。

一、基层文物藏品档案管理存在的问题

1.缺乏科学的档案管理制度和办法。首先在实际工作中，2013年以来，扁鹊纪念馆在可移动文物普查中，认定了373件文物，并完成了鉴定、拍照、登记等基础工作，而文物位置卡等没有建设，无法进行编目、建档工作，没有建立完整的数据库，所以文字资料与实物独立存在，没有建立一一对应的关联，不符合《博物馆藏品管理办法》中提到的“制度健全、账目清楚、鉴定确切、编目详明、保管妥善、查用方便”的保管要求。其次单位没有专设的档案管理科室和专业管理人员，而是由办公室人员兼任，这种人员配备不合理及岗位职责不明确的做法，导致了档案管理制度的不健全，使档案工作的开展带有很大的随意性。

2.缺乏档案管理的软硬件设备。首先基层单位受认识、实际条件及经费的限制，很少设立专门的档案室，而在其他办公场所设置的档案保管设施，又与档案保管的“十防”要求相差甚远。其次是各种软硬件设施设备的配备也不齐全，很难适应档案管理信息化的要求，离建设和运行数字档案室的要求更是差距很大。

3.档案管理人员缺乏教育培训，业务能力不强。在2011年以前，单位原有的编制体制里，没有设立档案管理专业技术人员的岗位。单位的档案管理工作都由非专业人员兼任，档案管理仅停留在文书档案及资料留存的层面，缺乏专业档案管理的制度和办法。特别是单位与当地档案管理部门的业务来往不多，导致档案教育培训不能及时参加，行业信息了解少，这不仅使档案人员对业务知识的学习和管理技能的提高受到了影响，而且也严重影响了单位档案管理工作的发展。

4.档案的保存和利用形式亟待改善。信息技术的发展，对档案管理工作提出了新的要求。在新形势下，基层文物单位的档案管理采取传统的纸质版保存方式已经不能满足文物管理部门、考古及文物保护工作者对文物信息的要求，严重制约着文物保护工作的进步与发展。因此，改变这种原始、陈旧的保存和利用形式，建立档案管理信息系统是满足时代发展需求的大势所趋。

二、存在问题的原因剖析

1.区（县）文保部门与当地档案管理机构没有建立共同合作的意识。基层文物保护单位一是对档案法律法规认识比较模糊。不重视档案人员配备和业务经费投入，难以保证档案工作的科学规范开展。二是对上级部门的依赖性强。只局限于按照上级部门要求做好各项工作，没有上级的督促和监管就不主动抓好档案管理工作。三是只重视自身的经济效益。把管好实物档案看得很重，只要实物在即可，不愿意花费大量的时间和精力对文物藏品档案信息进行规范化管理。四是缺少主动与当地档案管理部门进行工作联系的积极性。由于联系少，致使基层文保单位既对档案管理工作缺乏足够的认识，没有引起重视，又对档案管理领域专业知识不熟悉，存在误区，所以造成对管理人员的素质没有过多要求，上岗前也没有进行专业培训，最终导致档案管理成果差、效率低，影响单位的整体发展。

2.受体制、条件的局限，档案管理经费投入不足。无论是档案人员的知识能力的提升还是档案保存软硬件设施的改善，都需要经费的支持。从国家文物局到省市区（县）文物局多次下发的做好档案工作的通知来看，都没有提到档案经费的支持保障。像扁鹊纪念馆这类不以营利为目的、接受国家全额拨款的事业单位，长期以来，人们受非营利观念的影响，对档案工作的重要作用认识不足，加上经费短缺，致使文物藏品记录档案长期处于无人管理或者疏于管理的状态。极大地限制了文物藏品档案信息的有效开发和利用，不符合档案的发展趋势。

3.文物藏品记录档案信息公开程度不足。由于基层单位的档案管理处于原始状态，加上文物部门固守记录档案的保密要求，只能满足静态的数据采集、存储、查阅、输出等简单功能，不仅影响了档案在文物部门之间发挥信息互通的作用，更影响到全社会实现信息共享及文化遗产应有的社会效益的发挥。同时基层单位的文物档案信息化系统的开发仍严重滞后，不能适应信息化时代的要求。

三、做好基层文物档案管理的几点建议

1.提高认识，加大重视力度。对于基层文物保护单位自身来说，文物藏品档案管理是其整体工作中的重要组成部分。因此，要提高认识，要引起上级部门和单位领导思想和行动上的重视，加大对档案管理软硬件设备和专项经费的投入，为档案工作规范化管理奠定基础。同时要重视档案管理人员自身档案业务知识和能力的培养，在做好日常档案管理的同时，积极查找档案管理和利用工作中的弊端，改进措施，提高效率。要在扎实开展文物藏品各类信息资源普查的基础上，按照科学的档案管理制度和办法，增加日常管理中档案收集、管理内容，建立完善的文物藏品数据库系统。

2.加强联系，提升管理水平。区（县）文物部门要同当地的档案管理部门联系沟通，建立自上而下档案管理沟通协调体制机制，共同做好基层文物单位档案管理建设工作。档案部门负责好档案法律法规、标准规范、业务知识的宣传培训指导工作，督促基层单位建立起档案管理机构和符合标准要求的档案室。文物部门更要在指导做好文物工作的同时，加大对基层单位档案工作的重视支持力度，既要积极与人事部门、编办等部门联手，引进人才，完善专业技术人员编制问题，确保基层单位均配有档案专业技术人员。又要将档案管理工作纳入年度考核中来，建立奖罚分明的考核机制，及时监督和检查，真正使档案工作的发展与文物事业的发展实现同步。

3.适应形势，加快档案信息化发展步伐。基层单位要适应形势发展的需要。积极做好管辖范围内的文物资源的摸底及整合，以文物普查数据和现有文物资料为基础，建立管理信息系统与地理信息系统，实现文物资料图文、多媒体和地理信息等数据的录入、存储、查询、统计和分析等基础功能。最终实现文物精细化管理、资源共享和业务协同，在提高文物管理工作效率的同时，积极进行文化遗产产品开发、成果转化，使文化遗产全民共享。

随着社会的进步与时代的发展，加强基层文物单位藏品档案管理工作非常重要，要通过制度的完善，人员能力素质的提升，以及档案信息化管理水平的加快，来实现基层文物单位档案管理工作整体水平的提升，为促进文物事业单位的更好发展发挥出档案工作的作用。