企业办公室文秘工作水平的提升策略分析

刘为苹

摘要：企业办公室是处理组织行政事务的部门，它在组织机构中起着承上启下，沟通内外、协调四方的作用。办公室的工作千头万绪，涉及方方面面，尤其是文秘工作更是重中之重。如：文本编制、文件流转，请示流程、会议纪要、总结计划等。提升办公室文秘工作水平，能够确保相关部门的工作质量和办事效率。因此，充分认识文秘工作的重要性，文秘人员应具备的素质能力，探讨文秘工作水平提升策略，有着极为重要的意义。本文重点分析了文秘工作水平的提升策略。

关键词：文秘、水平、重要性、素质能力、提升策略

1、企业办公室文秘工作的概述

1.1办公室文秘工作的定义

文秘是指经过专业学习，具有较强的写作能力，能熟练地从事文书、秘书事务工作，能进行文章、新闻材料撰写，有较强的公关能力，并从事信息宣传、日常办公管理及公共关系等。办公室文秘是企业日常工作的重要组成部分。它是实现办公室职能的重要手段，为领导工作起着参谋和助手的作用。

1.2企业办公室文秘的主要工作职责

办公室文秘的主要工作职责是在办公室主任领导下做好办公室日常行政事务及文字工作。如：地铁办公室文秘主要负责公司公文处理、往来文件的流转、各类技术联系单、请示、函的流转、会议纪要、工作总结计划的撰写、各类调研材料的撰写、PPT制作、紧急突发事件信息报送、文秘档案收集管理以及上级交办的其它工作。

2、企业办公室文秘应具备的素质能力

办公室文秘工作主要以围绕领导工作重心开展，以文字信息、会议督办、信息处理等为主要职责，是领导的重要参谋助手。因此文秘岗位人员要比普通员工具有更高的政治理论修养，更强的业务素质和心理素质。

（一）具备扎实的政治理论修养。做好文秘工作，扎实的政治理论修养是最基本的要求。要加强政治理论学习，夯实理论基础。自觉贯彻党的基本路线和方针，坚定中国特色社会主义道路，牢记全心全意为人民服务的宗旨，并将理论联系实际，分析问题，解决问题，深入一线，服务一线。

（二）具备较强的业务技能。较高的业务素质是做好文秘工作的关键因素。一要有较强的文字表达能力，文字表达能力是文秘人员所必须具备的能力，文字表达水平的高低决定了文秘人员工作水平的高低。因此，文秘人员要不断学习各类公文的撰写，熟悉掌握公文的体裁特点、结构形式及表达方式，要多写，多锻炼，不断提高公文写作水平。二要有较强的领悟能力。会议纪要、领导发言稿及各类年度总结是文秘工作的重点，把握大局方向，学会换位思考，转变角色，从领导的角度思考、分析问题，才能写出具有一定高度和深度的发言稿及总结。因此，在实际工作中，对领导的工作思路、工作方向的领悟十分重要，只有深刻领悟领导的工作思路和方法，才能写出领导满意的材料。三要具有良好的沟通协调能力。一份好的材料总结往往需要覆盖公司的方方面面，涉及到各部门科室，需要收集各部门的相关材料，从而获得全面准确有价值的信息，为起草文稿打下基础。因此，具有协调沟通能力，获得其它部分科室人员的支持帮助是必不可少的。

（三）具备积极健康的心理素质。办公室工作涉及方方面面，繁杂而忙碌，尤其是文秘工作任务更是繁重，容不得半点差错，具有成熟的心理、健康的心态十分重要。一要心态平和。文秘主要以领导工作为重，以服务领导为原则，在工作中要勤勉敬业，宠辱不惊，用积极乐观的平常心态对待工作中的每件事。二要学会自我调节。文秘工作是围绕领导重心工作开展的，是领导的参谋助手，工作在得到领导肯定的同时，也会受到领导的批评，甚至有时还会受到委屈和误解，而此时文秘人员就要学会控制情绪，自我调节，释放压力，使自己保持良好的心情，做好本职工作。

3、当前企业办公室文秘工作的不足之处

（一）缺乏一线生产情况的了解。现代企业办公室文秘由于工作繁忙，下现场了解一线的机会很少，但是很多调研、总结的材料都是紧贴一线生产，来源于一线，因此，文稿中涉及一线生产的内容往往比较空洞，缺乏有力的数据和真实的反馈。

（二）缺乏创新意识。办公室文秘人员每天要负责通知的下发、文件的扭转、请示流程及各类会议材料的撰写，由于工作任务繁重，只求完成，久而久之工作变成了按部就班，墨守成规，文稿写成了千篇一律，失去了生机和活力，工作质量也渐渐下降，给工作的开展带来了一定阻力。

（三）办事效率有待提高。文秘人员要时刻紧跟领导步伐，除了常规的工作，每天还有一些临时性的工作和紧急事件的处理，工作压力大，有了倦怠的情绪，存在部分文件处理不及时的情况。

4、办公室文秘工作水平的提升策略

（一）加强学习，深入一线，提高写作水平。办公室文秘工作主要以写为主，因此要不断加强文秘人员的理论学习，要多看书籍，拓展自己的知识面，了解行业的发展态势，熟悉本企业的核心理念。要通过写会议纪要和各类總结材料提高语言的表达能力、逻辑能力和写作水平。同时还要勤下现场，了解一线生产状况和相关专业知识。如地铁行业有车辆、通号、工务、机电等专业。只有充分了解相关知识，把握相关动态才能写出紧贴实际，符合领导要求的材料。

（二）勇于创新、开拓进取，打开工作新局面。创新是企业发展的不竭动力。一个企业只有不断创新，与时俱进，才能永葆生命力，才能充满活力。办公室文秘工作通常是枯燥乏味，按部就班，缺乏灵活性。因此文秘人员更需要提高创新意识，摒弃落后的工作观念，不断优化改进工作方法，提高办事效率和工作质量，创建办公室工作新风尚。

（三）提前计划，周密安排、提高办事效率。文秘工作涵盖的工作范围广，且工作复杂，通知文件下发、档案收集整理、材料撰写以及临时性工作等。都需要细心、耐心，容不得半点马虎。因此，文秘工作都要有超前意识，要提前预想、排定任务计划，常规性工作都要按时间节点保质保量完成，对于临时性工作则加快节奏，提高工作效率，急事急办，特事特办。公文起草、传递、落实、督办有序可控;档案收集、整理、立卷规范及时到位，确保每项工作都能顺利完成。

5、结束语

总之，文秘工作是办公室工作中的重中之重，了解文秘工作的工作职责及不足之处后，要切实提高办公室文秘工作的质量和水平不是一蹴而成的，是一个长期的过程，需要文秘工作人员的不断努力。

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