企业档案是企业文化的重要组成部分

王青

企业的档案管理是企业管理的重要组成部分之一，而且企业档案客观记录着企业文化的发展历程。 在探索企业档案和企业文化建设之间的内在关系的同时，了解企业文化和企业档案二者之间的密不可分的联系，都是为了服务企业发展，也都是在企业的生产经营和管理活动中形成的。做好企业的档案管理工作可以提升企业形象、展现企业精神并为企业文化建设提供充足的资源。对于企业的发展来说，企业的文化建设有着很大的促进作用。例如，腾讯、中国平安、阿里巴巴等知名企业，在企业文化建设上，非常重视企业文化建设，都将其纳入企业发展战略。所以，深入地分析企业文化和企业档案之间的关系，不断探索企业档案的作用，是推动企业文化建设的有效途径。

一、企业档案是企业文化不断沉淀的结果

文化具有档案元素，档案有文化属性。在企业发展的不同时期，企业文化也是不同的。为了促进企业的发展，企业文化也会随着时代的发展而做出不同程度上的调整。企业的历史结晶是企业档案中具有重要记录意义的元素，也是企业的宝贵财富。企业档案对于那些有着数十年历史的企业来说是非常丰富的。此外，对于未来企业文化的发展来说，不同时期的管理制度和管理思想也是其需要借鉴与遵循的重要依据。

作为企业独有的信息资源，企业档案记录了自企业发展以来所有的具有保存价值的资料，同时记录着企业的由来和发展史，其内容随着企业的壮大也在不断地丰富着。文化建设对于一个企业而言，要充分体现档案管理工作的文化属性，依据企业档案进行构思，需要借助其影像、文件等文化建设的重要素材，使企业文化的精髓得以展现。所以说，档案建设与企业文化的建设是相辅相成的，二者同存并在。

二、在企业文化中企业档案的重要性

企业文化是对企业管理、企业战略、企业历史等进行的再创造、加工和提炼，而企业文化建设的基础则是企業的档案资料。如果脱离了企业档案，那么企业的文化建设很可能会变得不切实际，脱离企业发展现状和企业历史，并影响到企业文化建设的有效性和针对性。

1.企业档案是企业文化建设的重要内容储备。及时做好企业档案收集整理工作，加强企业的档案管理，可以为企业文化建设提供充足的档案资源。这是由于与企业文化相关的内容，如企业重大事件、战略目标、生产经营、企业发展等都被企业档案所记录。因此，要想提高企业文化建设的有效性、科学性和针对性，有的放矢地开展企业文化建设，并更好地把握企业的优良传统和文化精神，就要对企业档案进行深入的挖掘和分析，并从中对企业的竞争优势、发展目标以及经营理念进行更好地把握。

2.企业档案有利于展现企业精神，提升企业形象。借助于企业档案可以生动地展示和再现企业精神和发展历程，尤其是企业的发展历程企业获赠的名人题词、获得的奖杯奖牌以及荣誉证书等企业实物资料，在编纂企业文化读物和举办展览时利用这些档案可以提升员工的职业自豪感，并培养其企业归属感，从而使员工对企业文化和企业历史有充分地了解。例如，在企业创立的周年之际，企业可以利用企业档案来让员工对企业有充分地了解，增强员工的归属感与自豪感。还可以集中展现企业精神企业获得的荣誉称号以及反映企业发展历史的视频、照片以及档案等。所以，必须整理与汇总反映企业精神的档案资料，并切实加强企业档案的开发工作。

企业档案有利于企业形象的提升。加强企业档案管理可以提高企业形象宣传的针对性、可靠性和真实性，同时也为企业形象的建设提供详实的素材与权威性、原始性的资料。例如，设计图纸、实验记录、科研数据等企业的科技档案就可以在提升企业的形象的同时对企业所取得的成绩进行很好地展示。除此之外，要想更好地对企业形象进行宣传，在编撰各种企业宣传资料时也可以充分地利用企业的档案资料。例如，企业在编撰《企业创新之路》或《企业发展史》的时候就可以对丰富的档案材料进行充分地利用，从而有效地提升企业形象，充分展现企业的创新能力与内部管理情况。

三、当前企业现阶段档案管理中面临的问题

1.对企业档案缺乏正确的认识。在对企业档案进行利用时，不少档案管理人员目前对档案资源的管理和利用并不充分，还是局限在企业的管理、经营以及生产等服务上，而忽视了对于在各项活动中企业档案服务于企业文化建设和宣传的重要性。企业档案资源利用不充分，就如同变相的浪费，不去充分挖掘企业档案中的价值对于企业发展也起不到任何的促进作用。

2.需要升级档案管理系统。在当下影音资料和资质文件逐渐增多的情况下，不少企业的档案管理工作依旧过于传统。因此，也造成了档案信息管理出现不系统和凌乱的问题，对于档案资料的调阅添加来说，这些都会增添档案管理人员的压力和不必要的困难。而企业的效率也必会在遇到重大活动和紧急情况出现时受到一定的影响。

3.档案信息资源单一。内部挖掘是多数企业目前收集信息资源的主要方式。信息交流在互联网经济的时代是未来趋势，因此任何企业都不应该闭门造车。不少企业很少收集外部的信息和资源，这种情况直接导致了企业档案的范围狭窄以及结构单一，也不利于企业在市场大环境下的竞争。企业对信息资源渠道进行拓宽不仅可以提高企业的市场竞争力有利于企业的文化建设工作。

四、利用企业档案推动企业文化建设

1.对企业档案进行充分开发。充分发掘、研究和弘扬档案文化是传统档案文化建设的重要内容。为了发挥档案文化的增值功能，在企业文化建设中，对档案信息要进行充分地开发利用，对原有的档案信息也要不断地进行二次、三次加工。此外，为了打造精品档案文化，还要对原有的档案信息进行合理地整合。企业档案在经过加工提炼后，其价值是远远高于原始档案价值的。所以，为了给企业文化发展提供更有价值的素材，就必须对原始档案进行开发，充分发挥档案文化的作用。

2.加强企业的档案管理。要想把企业档案管理从保管转型到利用，真正从企业文化建设的视角来对企业档案管理进行审视。加强企业档案文化建设就要从以下几个方面入手：第一，在日常档案管理中，档案的“文化性”是企业档案管理人员应当注重的;第二，档案编研工作要加强，为了展现企业的价值愿景、创业历程以及发展理念等，可以编写《企业文化建设》、《企业发展史》等文献资料;第三，纸质档案数字化工作要做好，为了多角度地对企业文化进行展示，可以充分利用音像档案，要想更好地展现企业文化，在对企业档案数字化成果进行集中展示的时候则可以通过企业官网、微信公众号等平台。除此之外，在企业的发展进程中，企业档案是重要的参考。在效率和内容上，对于档案管理而言，电子信息化的管理模式有着重要的作用。为了更好地服务企业的需求，促进档案管理质量的提升，让档案更好的实现保存和利用，现有的档案就必须进行电子信息化。电子信息化管理模式针对于传统的档案管理模式而言，方便了其他人员查阅，也方便了管理人员记录和修改，且信息集中、开放。虽然在一定时期信息分散且封闭的传统档案管理模式发挥了一定的作用，但是社会和企业发展的需要在互联网时代却是传统档案管理模式无法满足的。因此，要想满足新的时代需求，就必须使用高质量和高效率的电子信息化的档案管理模式。

3. 坚持以人为本的理念，营造企业文化建设的良好氛围。企业战略、生产经营、日常管理等方面的内容企业文化建设均有所涉及，而激发员工的创造性和积极性则是企业文化建设的根本目的。因此，企业文化建设的价值目标和基本内核就是以人为本。企业可以从以下方面来做到把以人为本作为企业档案管理的重要原则：第一，为了使档案管理人员主动为企业文化建设提供档案服务而充分调动其工作积极性;第二，为了让员工配合档案管理人员开展档案工作或及时将工作中形成的材料移交归档，企业应当让员工认识到做好档案工作能服务企业文化建设以及充分认识档案与档案工作的重要性，提升企业员工档案意识;第三，企业可以用档案记录员工的工作态度、职业道德、业务能力等，对实现档案信息资源整合共享的方法进行研究，根据企业的性质和特点，更好地培育企业的核心竞争力，从而为企业人力资源管理提供权威、客观的信息。企业在开展档案管理工作时应该充分认识到对于企业文化建设而言企业档案管理的促进作用，并对工作理念进行创新。例如，为了增加员工和社会公众对企业文化的认可度，可以制作档案文化产品，举办企业文化论坛等;为了让员工对企业的战略目标、价值精神、经营理念以及发展历程有深入地了解，则可以定期组织员工到企业档案室参观，并以此来营造出企业文化建设的良好氛围。

（作者单位：江苏海事职业技术学院人事处）