中学档案管理信息化建设探讨

史本忠

我国教育体制改革以来，中学档案管理受到国家的重视，主要是因档案能够有效改善教学质量，提高教学管理水平，由此可以看出，进行中学档案管理建设尤为重要。但是，我国中学档案管理模式较为传统，应将信息化建设融入到管理中，这对中学档案管理质量的提升具有较大的促进作用，同时也为我国档案管理的发展奠定良好的基础。

我国教育事业在发展的过程中，档案在其中扮演着较为重要的角色，主要是因档案详细记录了学校每一个阶段发展过程，这在较大程度上可使中学教学工作效率更高。随着我国信息化技术的不断发展，中学教育引入了信息化技术，为此档案管理模式很难适应现代社会的发展，为此应将档案管理进行信息化建设，使档案管理模式具有较高的信息化程度。

一、档案信息化管理特点

（一）取代传统方式

档案管理信息化在管理的过程中，主要是通过互联网资源与超前眼光对档案管理制度与准则实施有效的革新。在纵向方面，实施档案管理系统的安全联网与一体式对接，可使管理信息进行有效的共享，便于上级部门协调与落实;在横向上，需要内部通过档案管理信息化系统将一些业务进行有效的关联，这在较大程度上可有效增加管理业务量。

（二）交互性特点

我国中学档案管理由于受到传统管理模式的影响，信息化管理系统应用不够成熟，出现较多信息漏洞与信息失真，主要是因管理时效性无法得到有效保障，导致档案管理出现一些问题。在档案管理中引入信息化，不但能够提高管理过程中的时效性，而且在较大程度上還可增强其交互性，在互联网的基础上更新速度更快，这在较大程度上能够及时发现管理过程中的漏洞。

二、中学档案管理信息化建设出现的问题

（一）档案基础建设待完善

我国中学档案在进行管理的过程中，由于基础设施建设有待完善，这在一定程度上无法为信息化建设提供较好的环境，这就需要有现代化的电子设备的支持。但是，较多中学将发展重点放在了扩建方面，在一定程度上忽略了档案信息化基础建建设，使档案管理信息化很难顺利实施。

（二）管理制度不完善

目前，中学档案信息化管理制度还缺乏必要的完善，主要体现在两个方面：1.由于档案信息化建设标准还没有形成有效的统一，会对档案管理工作产生不同程度的影响;2.档案信息审查机制不完善，对档案信息审查不够重视，导致档案数据信息真实性在一定程度上降低，致使档案管理工作无法有序实施。

（三）信息安全问题

中学在进行档案信息化建设期间，校方在此过程中应对信息安全问题引起足够的重视，主要是因档案信息化建设是建立在网络的基础上，然而网络具有较大的开放性与共享性，极易受到不法分子的攻击，极易出现档案信息被泄露问题，这对学校的发展造成不同程度的影响。

三、中学档案管理信息化建设策略

（一）完善档案基础建设

首先，中学领导层应对档案管理的重要性有全面的认识，并且将档案信息化管理纳入到学校日常管理中。其次，进行档案基础性建设，在管理的过程中，将师生日常工作与学习情况在档案中详细记录。在此，对相关管理制度进行针对性优化，这在较大程度上能够使档案信息化管理工作质量的提高得到较好的保障。最后，学校还需要根据校方自身情况进行档案管理流程的有效制定，实行电子档案管理，并且将管理责任落实到实处。

（二）档案管理制度的完善

档案管理制度的完善主要是表现在以下几个方面：1.根据档案信息化管理需求，对建设标准与管理流程进行有效的明确，并在此基础上实施全面的规定;2.进行档案制度的有效构建，能够为档案信息化管理工作的顺利实施奠定良好的基础;3.构建档案信息审查机制。对档案信息实施全面检查，以此保证档案信息的完整与真实;4.为了使档案管理制度有序实施，还应落实档案管理责任制，从而对档案管理有效的规范。

（三）档案信息安全管理

在提高档案信息安全管理的过程中，首先需要对档案信息系统运行过程中的安全性进行有效的提升，以此确保档案信息系统的先进性，这在较大程度上能够避免系统运行漏洞的发生。此外，采取一些先进技术手段，比如身份认证技术、加密技术等，以此有效避免档案信息受到黑客与不法分子的攻击与窃取。档案管理人员还应对档案系统实施全面的维护工作，为档案信息的安全奠定良好的基础。

（四）培养档案信息化管理人才

档案信息化管理与管理人员自身管理素养与技术有较大的关系，为此校方应对管理人员进行计算机技术的培训工作，确保管理人员能够掌握档案文件的传输。此外，还应引进一些优秀的管理人才，这对提升档案信息化管理尤为重要，同时也为中学档案信息化管理质量的提升奠定良好的基础。

四、结语

综上所述，我国科学技术在发展的过程中，中学档案管理信息化建设是未来发展必然趋势，在较大程度上也是档案管理中较为重要的任务。此外，为了提升档案管理信息化建设质量，管理人员需要对建设方案实施全面设计，在此过程中应认识到管理人员发挥信息技术优势的重要性，这在较大程度上也是信息化水平提升较为重要的环节。（作者单位：山东省烟台第二中学）