浅谈如何将档案管理工作成效和质量提升

窦臣

本文将会就如何做好档案管理工作及能更好的自查自纠问题加强档管理工作做出概述。

一、目前档案管理工作的普遍状况

将日常的工作、各种具有价值的信息资料形成的记录称为档案，它记载着每种不同行业在生产、工作中的重要信息，同时其中体现了各种行业之中很多具备价值的的参考信息。人力资源工作中的档案管理都是工作总成果中相当重要的一部分，对人力资源详细的进行记载是人力资源档案的重要作用。也是为了能够将下一步人力资源管理工作未雨绸缪防范失误进行参考的关键资料，并且能夠作为依据来促使人力资源工作更加完善。

目前在档案管理过程及工作中常见的问题

（一）不能重视档案管理工作。就目前情况，对档案工作的误区存在于大部分管理人员及主管班子当中，他们错误的将档案工作当做成简单的抄写、封存、以及来去交涉的一般性质的工作。而不是在一个单位中应当首要做好的一部分工作。档案工作人员只要能够安分“守铺”不空岗，不将档案遗失，不讲档案内容外泄，只要能满足日常主管部门及各单位协调调取查视便可以了。这样的态度说明了部分人群缺乏对档案管理工作的理解，从忽略了档案管理工作在各个管理工作环节中起到重要的性质。

（二）不能够加强档案管理工作的水平，不能够设置稳定的人员进行档案管理岗位经常调整，导致部分人员没有档案管理工作知识或缺乏相关培训的人员，不能够重视档案管理工作，不能够执行相关要求，对档案资料管理程序自收集起直到备案的工作流程及要求不娴熟、甚至一无所知，对相关资料的全面收集没有加深意识。有些档案管理的在岗人员，一人负责很多工作，没有更多的经历和时间去投入到档案管理工作中，导致拖拉滞后，不能及时归档和在合理的时间内将档案进行整理，导致了档案管理工作的成效。而有些需备案封存整理的材料还存在着虚假不真实的情况，这也是影像档案管理工作成效的一打弊病。

（三）档案管理办公室的办公条件落后。相关设施配备不齐全，不具备档案管理工作的基本条件，有的单位还不能形成独立的档案室，个别单位需要封存的档案数量巨大，可是没有足够的档案室来进行存放，不具备防治潮湿设备不具备“八防”措施。这样就容易让已经封存的资料出现发霉或虫子蛀咬，不仅影响资料的外观效果，还有可能将关键数据损坏。目前相当大一部分单位不能配备最基本的档案管理设备，例如切纸刀、文件夹、档案盒等。

二、关于档案管理工作能够提升的办法措施

（一）首先要做好岗位职责，人员工作制度。我国《中华人民共和国档案法》，奠定了我国档案管理工作的基础。依照法律进行工作是每个单位必备的素质及义务，想要把档案管理工作做好，必定执行法律法规的相关要求，本着依法做事的原则，明确落实档案管理工作的人员责任制度、岗位职责。实现了依法管理、落实好岗位职责只有这样能可让档案管理工作充分的发挥作用。目前的新形势针对部分的档案管理工作要求增高了，所以各单位及不同地区就要将立法权限合理的运用起来，形成独出心裁的档案管理模式，能够让档案管理工作跟得上时代的步伐，即满足相关法律要求又能满足建章建制，从而有效的提升档案管理的成效。

（二）加强信息化管理。从事档案管理工作必须具备过硬的业务知识，所以对档案管理工作人员的素质要求很强，既要具备档案管理相关的流程知识、又要精通现代化的管理能力。电脑，如今已经发展为日常中不可或缺的重要信息设备。它的诞生，对档案管理工作宣布了新的考验。只有正确的理解这个考验，将现代先进科学技术和档案管理工作充分的结合起来，才能让档案管理工作迎来一个新的胜利。从事档案工作，工序繁多、工作量大、而且工作时间也较长。但是如果能够合理的运用电脑进行档案的整理、打印，这样就可以提高工作的效率。但是现代网络复杂，高科技技术是柄双刃剑，随着时代的进步，一些不良软件、黑客等也在冲击着有些机密的档案安全。所以，必须制定良好的防侵入措施，增加防火墙，对于关键机密的档案要设置安全的密码，并对档案管理人员制定合理的管理制度，从而达到良好的保密效果。

（三）配备良好的档案管理工作必备设施。对于每个单位而言，都存在着不同需要的档案资料。首先要设置专门的档案室进行档案封存管理。必备的档案整理设施也应配备齐全。提供必要的切纸器、装订器材、档案盒、档案袋。并将不同类型的档案按照类型分别存放。封皮要写清档案标签，摆放整齐。并由专门的档案室负责人进行专门管理。定期检查是否有虫要，浸湿现象。

做好档案管理工作，是我国目前形势中面临着的一个重要问题。这将直接关系着相当有价值的工作、生产过程当中的信息记载。随着当今时代发展的不断进步，档案管理工作几乎面临着各行各业，其不同程度的要求也是五花八门。所以只要能克服传统的失误及轻视，做好档案管理工作的细致化、规范化、合法化，克服从事档案管理工作中的种种困境，相信我国的档案管理工作将会迎来一个美好的明天。（作者单位：双辽市人力资源和社会保障信息中心）