建设项目档案精细化管理实践探讨

黄芹花

近年来我国经济发展迅猛，大量基础设施和技术改造项目相继进行新建、扩建，在项目施工过程中，势必会产生大量资料和档案，这些档案可以很好的将项目过程反应出来，也具有较高的保存价值，因此做好建设项目档案精细化管理十分重要。本文根据某项目为例进行探讨，并提出了建设项目档案精细化管理的重要性和管理对策。

建设项目档案管理在项目建设当中十分重要，也是为日后的资料查询提供可靠依据，但项目档案仍存在诸多问题，档案的收集整理不完善，管理方式落后等问题。因此要明确项目建设内容，切实做好各项管理措施。

一、建设项目档案精细化管理的必要性

关于建设项目档案的精细化管理是一项必然举措，在项目档案的精细化管理下，可以不断提高档案管理的质量，也可以发挥档案的最大价值，同时也可以保证档案应用的专业水准。

以传统经验对建设项目档案进行管理有着许多弊端：一是建设单位和参与单位众多，对于单位的管理不能有效的执行国家档案行政主管部制定的管理规范：二是由于建设项目档案实行粗放型管理，个别单位对于档案管理没有相应的管理人与和岗位，且管理制度不健全，从而导致档案管理进入恶性循环。

如何改变建设项目档案的管理，则需从根本上改变管理模式从粗放型转变为精细化，并且树立精细化管理理念。“精细化是一种意识，是一种观念，是一种认真的态度，是一种精益求精的文化”。

二、开展建设项目精细化管理意义

所谓精细化管理则是坚持每一次把事情做对，以此保证建设项目档案的质量。精细化管理更注重的是每一个过程的准确和完美，而不是事后的返修和整改而达到管理要求。

建设项目档案的文件来源广泛、种类繁多、信息载体的形式多种多样并且档案收集整理的特点不一，从最初的文件到档案，无论主观还是客观上都存在着很多影响因素。文件从生成到后期的收集、整理、移交、归档，档案收集过程十分复杂，所以要求我们一次把事情做好，一次把事情做到位，避免后续的返工现象发生，一旦出错返工则是巨大工程，所以更应避免这样无意义劳动。

精细化管理是当前较为先进的管理理念，在普遍管理的基础上进行了进一步细化，这种模式更加强调责任的落实，将责任细化落实到部门及个人，在执行过程中管理者应尽职尽责，出现任何问题责任人第一时间进行解决，立刻纠正。这样的管理方式将流程变得简单，并且可以定性结合定量的方式评价工作。

建设项目档案管理的主要目的是为准确的记录项目设计、施工过程等明细，从而规范项目管理工作，为项目建设及经营提供可靠的参考数据。项目细化管理结合档案管理使工作更加规范化、流程化、制度化。对施工进行验收前，结合施工过程中的现实因素，在确保档案合格后再进行施工验收。

档案的精细化管理使档案更加工整、规范从而提升仓案价值，也有利于项目工程的审核;从长远角度来看，档案反映整个施工过程为建设单位提供终身资料服务。

三、建设项目档案精细化管理对策

建设项目档案存在鲜明特点：成套性、专业性、现实性，这些特点可以将各个环节进行衔接，并形成完整体系，且在工程的各个环节投入使用，所以在管理方面更加优化严谨。

（一）提高对建设项目档案的重视程度

在项目竣工验收时，应结合《重大建设项目档案验收办法》的相关条例对项目档案进行验收，若在建设项目档案验收不合格则不能展开对项目的竣工验收。因此，项目档案对工程施工验收持有强有力决定权，所以项目档案在项目竣工验收时尤为重要。

项目建设后的管理、使用、维护、扩建等过程中，项目档案也发挥着重要作用，所以必须及时做好项目档案的建设、收集及保管工作，才能保证项目的最大利益，所以应提高对项目建设档案的重视程度，且在工作中安排专职人员对相关资料进行收集并进行统一管理。

通过对项目档案的精细化管理，让资源在施工过程中有效流通，提高项目档案价值，从而提升档案的完整性，以至于满足管理的各项需求，提升管理效果。

（二）结合实际情况完善管理制度

为做好建设项目档案管理的领导工作，需结合建设项目的实际规模，特色与要求，安排专业的档案管理员对档案进行建设以及日常管理工作。除人员的管理外，对于管理制度也应不断完善，结合实际情况不断健全建设项目档案管理规章制度，并对工作流程进行优化。对个人岗位职责进行明确，加大考核力度，实行有效的奖惩制度。

建设项目一般规模较大、工期较长且施工过程中会产生大量文件，同时涉及的公司及人员过多，所以提高建设项目档案的管理，可以更好地实现规范化及标准化，从而使各部门协助档案的建设，提高工作效率。

工作过程中應实现四同步，保持项目计划的下达与产生的文件资料同时归档;保证项目检查计划进度与检查资料结果同步;保持项目验收与档案验收同步进行;保证项目总结和项目文件材料归档保持同步，四个同步的实现可以减少项目出现纰漏。

（三）合理收集建设项目档案

对项目档案进行科学、规范的收集整理，才能促进工程建设水平，在档案收集过程中，为保持档案的完整性需坚持全程跟踪管理原则。因此在设计、勘察、施工等有关的施工单位应签订相关合同，或在工程招标条款中明确相关款项，使后面相关工作增加便利。

档案人员要对提交档案进行审核预验收，满足条件的信息才能进行归档，工程建设期间的开工仪式、竣工仪式、施工图纸等纸质录像资料也应统一进行归档。强化信息收集工作，是基础工作的保障也是项目档案管理的重要管理环节。

（四）严格控制验收环节

在保证项目档案的完整性及准确性的请胯下结合《重大建设项目档案验收办法》对工程进行验收。项目验收时首先有项目管理方自查，对项目内容进行审阅，审核完成后由专业部门进行二次审核，若发现问题及时向相关部门提出，需高要求高标准进行验收。

（五）结合计算机技术实现建设项目档案的精细化管理

建设项目档案的精细化管理是一个漫长的过程，资料的收集、积累都是人为进行，从而导致效率低、错误率高。当应用计算机技术开发档案管理系统时，可以实现对建设项目档案的全面管理。

1.对工程建设进行全面监控。对于建设项目的设计、施工、初步验收、后期的工程试运行、结算、初步决算以及工程最后的验收、工程转固都将实现全程监控，从而实现对于单项工程建设过程中的所有项目档案信息的精细记录及管理，包括施工过程中责任人的工作日志及项目各阶段出现的问题，从而实现档案资料的集成化管理。

2.对建设项目各阶段信息进行自动集成。计算机不断的对建设项目不同阶段的信息、结构、背景进行及时、全面的收集和整理，并且以电子文件的形式与相关档案形成整体结构，从而保证电子档案的完整性。项目档案管理充分利用现代化技术，不断改进项目档案管理的工作流程，建立建设项目档案信息资源的与施工勘察、监理等公祖单位相连接实现共享体系，实现对于各环节管理自动化整合档案信息资源共享的电子化。

四、结语

随着时代的进步、管理的创新、流程的规范，建设项目档案管理工作会逐渐规范化、科学化，但在这个过程中仍然存在很多问题需要我们去解决。但在工作中我们要保证项目档案的完整性、准确性、系统性、高效性及安全性，这是档案管理的责任和义务。同时我们还要在项目档案管理过程中主动查找问题所在，积极借鉴其他单位优秀成功的做法，并结合自身情况进行完善，这样建设项目管理精细化管理才具有科学、合理性。（作者单位：福建福能红炭山置业有限公司）