基层央行发行库管理审计发现的问题及风险防范

2019-11-15裴晓凤

时代经贸 2019年31期

裴晓凤

发行库的管理工作在基层央行工作中处于基础、核心地位，做好发行库管理工作事关基层央行货币资金安全，事关基层行能否履行服务与支持地方经济金融持续发展职责的大问题。近些年来，湘西州中支内审部门坚持以“强化内控、防范风险，服务创新，促进履职”为目标，主动贴近发行库管理开展审计，重点关注发行库管理体制、库区及设施管理、进出管理、库存实物保管、库务管理、风险应对管理六个方面进行，审计中发现的安全风险问题和管理漏洞，应进一步引起各级行领导的高度重视。

一、当前基层央行发行库管理工作存在的主要问题及风险

（一）内控机制建设有缺陷

1.业务内控制度设计有短缺，一是以业绩考核为核心的货币发行管理激励机制和人才培养机制以及违规行为处罚机制存在不足，未建立货币发行工作目标体系，业绩工作考核流于形式，工作好坏与绩效员工收益没有挂钩；鼓励员工后续学习提升的措施乏力；对违规行为的界定有待增加，情形有待细化，处罚力度有待加大。二是个别管理制度缺失，对部分事项欠缺约束，例如：缺乏处理重大的、非日常性的事务的督查督办工作制度，未建立应急演练工作管理制度，以及业务定期监督检查制度、业务监督突击检查制度未完善。

2.业务工作操作规程存在缺陷。一是部分业务工作操作规程没有按照业务管理活动设计，而是按人员岗位设置，导致的操作规程，不能充分体现业务运行和管理活动的特点、目标、要求等内容。二是现有的货币发行业务操作流程，没有对或不完全对货币发行业务管理、库房门禁管理活动中的关键控制环节的风险点进行识别标注，由此可能会存在风险应对不及时、风险处置不恰当风险隐患。

（二）风险识别与评估应急处置不到位

1.突发事件应急处置预案体系不健全。对涉及发行库安全的自然灾害、事故灾害等各种突发性危机，未制定有关应急预案，如未建立发行基金调运突发事件、发行库火灾和水灾突发事件应急处置预案。

2.对现有的突发事件应急处置预案管理不规范。一是突发事件应急处置预案的生成管理不规范，没有标注版本号和密级，没有将领导小组人员落实到人或没有领导小组成员的联系方式。二是突发事件应急处置预案内容欠完整。没有对应急响应、应急保障、后期处置、监督管理和对预案的演练、宣传、培训以及奖惩做出明确规定。

3.应急演练及教育培训教育不到位。

（三）人员岗位配备与组织管理有缺陷

1.组织管理有缺陷。一是组织管理有缺陷。发行库查库队伍中有人员工作变动，没有及时下文调整查库人员。二是中心支行发行库没有每年组织开展对发行库管库人员的业务技能、履行职责以及执行制度的考核。

2.组织规划管理有缺陷。一是个别工作职责对权责的界定不明确，虽然制定了《副科长工作岗位职责》，但未按两名副科长各自分工、分责，建立岗位职责。二是岗位职责与人员分工不匹配，岗位职责没有落实到人，三是岗位轮换制度执行不到位，例如：中心支库现有员工12人，从事发行工作平均工作年限达11年，其中：最长年限34年，二十至三十年的4人，十年至二十年4人。

3.发行人员强制休假制度执行不到位，审计期内，部分货币发行部门业务人员未实行强制休假，包括发行部门负责人、发行会计、管库员在内。

（四）发行库硬件设施有缺陷

1.库容狭窄。县支库是基本为上世纪90年代建成，库容面积狭小，库房使用面积大大低于行业标准。

2.库区未实行全封闭管理。受各方面条件限制，县支库库区与办公区、卫生区、警卫区，库房与库务用房均无法完全分开，发行基金装卸场地与其他区域没有物理隔离。

3.库房硬件设施配备管理不到位。一是库房和库区未完全配备符合标准的安全防护设施和各种性能良好的应急设备，管库机具。如个别支库的安装红外线电视监控已坏，监控画面欠清晰，为发行库管理留下隐患。二是对发行库各种硬件设施的管理和使用，未实行责任管理，导致设施、物品毁坏、过期无人过问。

（五）发行库信息系统管理和发行库管理控制措施执行不力

1.未严格执行守库值班制度。抽查县支库保卫部门值班守库电视监控录像资料，数日凌晨1至5点之间保卫值班守库人员在岗位上打瞌睡。

2.对发行库信息系统访问控制安全管理要求执行不到位，密码控制管理不力，一是没有按规定要求按期更换组合锁密码。二是密码变更记录控制不到位，漏登记密码变更事项。

3.业务运行控制措施执行不到位。一是组合密码锁使用控制管理不到位。电视监控显示，个别支库在下午业务终结碰库后，关闭金库门未及时打乱组合锁密码，组合锁密码锁使用未严格执行他人回避及超期使用等现象。二是发行库查库制度执行欠到位。电视监控录像显示，《查库登记簿》上记载的事实与实际过程不符；在对发行库例行查库，没有按规定要求相关职能部门人员参加。

二、发行库管理存在问题与风险的原因解析

产生以上问题有客观因素和主观的原因。

（一）从客观上看

1.发行人员老化素质、素质参差不齐。一是人员老龄化趋势明显，履职能力偏弱，以中心支库为例：从年龄构成来看，四十五岁以上中、老年同志占71%；从专业技术水平看，中级职称3人，初级职称8人，配备的管理型、复合型人员少，业务技能单一，部分人员因缺乏信息管理技能，对新知识的掌握不够。加之，年复一年，日复一日，长期机械地从事发行基金进库、出库业务操作，容易导致思想“板结”、“固化”。

2.发行库基础设施建设和安全设施配备未跟上。基层行发行库基础设施建设老化，受场地、资金限制，更新改造和库房升级难以达到发行库标准。

（二）从主观上看

1.风险管理文化缺失。一是个别货币发行管理工作领导满足于工作任务完成和业务管理不出大问题，任用传统的、粗放的办法进行管理，满足于现有诸多的规章制度或工作不出大问题；对逾越内控行为的查处手软。在数年平安无事的环境中，发行库查库制度执行欠到位，岗位轮换和强制休假控制措施执行不到位，可能产生的风险视而不见。二是少数业务人员则认为做基础工作难免会出现一些差错，放松对差错风险的警惕。导致工作作风欠严谨，制度执行敷衍，管理问题不断。

2.内控制度有缺陷。一是内控管理制度针对性不强。部分制度是沿用以前或照搬照抄上级行或借鉴其他单位现成的规章改头换面来的，制度原则性条款多，未标明风险点和风险控制措施以及风险识别，针对性欠强。二是激励机制欠缺。对个人业绩缺乏科学、合理的考核评价办法，效率、业绩与收入挂钩难，发行管理人员的工作积极性难以调动；对违规责任追究不到位，处罚不痛不痒，不足以引以为戒。

3.制度执行不到位。表现管理不严，对某些违反制度规定的行为疏于制止；制度执行“走捷径”“打折扣”，凭经验或想象处理业务，都是因为制度被简单化、递减式、抵触性、表面化、选择性、被动式、应付式执行，内部控制软约束。

三、强化基层央行发行库管理的对策

（一）加强发行库管理队伍建设

一是严格按照上级行的规定条件，配好发行库管理人员，并定期开展对发行库管库员的考核和使用，考核应涵盖政治思想、遵纪守法、履行职责、执行制度、对岗位风险的认知和防控情况，及时发现苗头并采取纠正和补救措施，将可能产生的各类风险消灭在萌芽状态。二是落实人员管理防控风险措施，强化重要岗位轮换和要害岗位强制休假制度执行，对由于人员紧张，难以执行强制休假制度的要害岗位，应开展突击检查监督，确保发行基金的安全。三是组织开展在岗学习，集中培训，异地交流学习，不断提升履职能力。四是开展岗位练兵、技能竞赛活动，使“工作学习化、学习工作化”，不断提高工作能力和工作水平。

（二）坚持人本管理理念，筑牢思想防线

进一步加强内控风险教育，使发行员工充分认识到，风险无处不在、无时不在，积极探索建设以合规文化为基础，以人本为核心，以文化管理为纽带，以学习创新为动力融思想教育、制度约束和激励机制于一体的风险管理文化体系。一是培育基层央行的金融文化和团队精神，树立“行兴我荣，行衰我耻”的责任意识，倡导诚实守信、爱岗敬业、开拓创新和团队协作，增强发行人员的责任心和使命感，最大限度地降低道德风险。二是加强规章制度的学习，开展警示教育，进行案例分析，让制度规程烂熟在货币发行人员心中，成为每一位货币发行工作人员的行为指南，使制度约束与个人的行为有机结合；基层行中层以上管理人员以身作则，改变用习惯代制度，用人情替代制度的不良行为。

（三）尽快建立发行库管理长效内控机制

一是各级行领导在当前复杂多变的金融经济背景下，务必抓紧抓实发行库安全风险防范工作，风险防控要坚持以长效的内控机制为保障。二是组织专门人员对内部控制制度、操作规程进行系统梳理和分析评估，及时建立督查督办、应急演练等工作管理制度；修订完善业务操作规程，明确关键环节的风险点及对应的控制措施，使风险置于有效的控制之下。三是加强组织规划管理和岗位职责管理，科学设岗分责，将任务、责任分解细化，落实到岗、到人。四是实行奖罚分明，将风险管理、人本管理要求纳入绩效考核体系，建立收入与责任、业绩大小挂钩的分配机制，贡献与评先评优等挂靠的奖励机制，过失及违规与惩处捆绑机制。

（四）加强基层央行发行库设施建设

一是在物力和资金上保证发行库安全资源优先配置，加强库房基础设施建设，逐步改善发行库工作环境。二是落实发行库房及设施、设备的管理责任，加强硬件设施的维护，以保障各种设施和设备的正常运行和使用。

（五）严格落实风险防控措施

一是严格执行各种账簿和登记簿的设置和使用，随时掌握各项发行工作的开展情况，确保发行基金出入的安全。二是严格执行查库制度，及时发现管理中存在的问题和漏洞，纠正错误，消除隐患。三是严格执行交接工作管理，规范库存实物、库门组合锁、备用门组合锁、删栏门钥匙、业务印章的移交和接收行为。四是严格执行库存实物核对制度，落实每日业务终了、查库结束、发行库检查完毕等情况下的实物核对制度。五是严格执行发行库库门、备用门组合锁分别掌管制度，按规定要求管理组合锁，在规定期限内进行组合锁密码的变更。六是严格执行同进同出的发行基金出入库操作制度，规范业务处理。