刍议基层工会档案管理的现代化与信息化

■冯曙光／内蒙古师范大学工会

一、目前基层工会档案管理的现状

（一）领导不够重视

部分单位领导对工会的工作性质没有清晰的认识，认为工会的工作内容就是简单的进行文体活动的举办，对单位的发展没有必然的联系，相较于文书和科技档案重要性不够显著。因此，领导以及相关工作人员没有对档案进行有效保管，工作中时常会出现资料搜集不全和保管不善的情况，难以让工会资料发挥出其应有的价值。

（二）经费投入不足

部分基层工会出于经费的限制，导致办公环境较差，甚至没有建立专门的档案室。档案管理人员进行办公时通常和工会其它办公部门一同进行办公，这样就会存在诸多问题，比如纸质档案与其它书面文件混淆，或者出现扫描打印不及时的情况，进而影响着档案管理的办公效率［1］。

（三）相关制度不完善

纵观基层工会的档案管理工作，普遍存在着制度不完善的情况，表现在对档案收集、保管、借阅等方面没有明确的规范，这样就会为档案管理人员带来工作难度。同时，制度的不完善也会导致工作人员逐渐缺乏责任意识，不能及时搜集整理资料，大大制约着办公效率［2］。

（四）档案覆盖面较广，给收集工作带来较大困难

基层工会档案的内容不仅包括上级下发的各种公文，也包括下级工会在开展活动形成的书面材料。从职能角度来说，又包括维护职能、组织建设、职工教育、民主管理。因此，档案的覆盖面十分广泛，涉及到单位相关的多种活动，这也为档案的收集工作带来了较大的难度。

（五）管理人员业务素质水平较差

部分基层工会的档案管理人员会出现较为频繁的人事变动，同时一些档案管理人员还从事着其它工作，不能完全把注意力放在档案管理上。此外，一些档案管理的工作人员没有经过专门的业务培训，缺乏专业的业务知识，在工作中不能满足档案管理工作的开展［3］。

（六）没有与时俱进的相关意识

部分档案管理人员还错误的认为，档案管理工作只是对档案资料进行简单的保管，因此思想上安于现状，没有想到如何进一步对档案资料进行开发利用，更缺乏信息化管理的思想，对于信息化技术的操作不够熟练，这对于基层工会档案管理工作的开展是十分不利的。

二、促进基层工会档案管理的现代化与信息化的对策

（一）做好宣传工作

档案管理工作不仅关系到基层工会多种活动的开展，甚至关系到单位能否长远的发展，因此需要档案管理人员树立高度的责任意识，让该项工作得到领导的高度重视。具体说来，为实现档案管理的现代化和信息化进程，档案管理人员需要向单位有关部门和领导上交书面文件，通过请示和汇报流程，得到领导和相关部门对档案管理工作的高速重视，进而依靠政府和单位党委的权威力量，使全员重视起档案管理工作，积极配合工作的开展。新时期下，基层工会需要在工作会议中宣扬档案管理工作的重要性，还要借助报刊、电视和网络媒体进行造势，这样档案管理工作开展将会更加容易［4］。

（二）增加资金投入

对于当前档案管理办公实施较差的情况，需要政府和相关部门提供一定的资金支持，狠抓基础设施建设，确保档案管理工作在良好的办公环境下进行。具体说来，在资金的支持下，要为档案管理部门建造专门的档案室和办公区域，同时完善相关的配套设施，比如电脑设备和打印扫描设备，这样档案管理工作的开展就会更加高效，满足基层工会多种活动的有效开展。

（三）完善相关制度

对于档案管理工作开展随意性和无序性的情况，基层档案管理部门加快制度的建设进程，具体说来有以下几点内容：首先，工会的档案制度和多种规章制度需要放在共同的框架内，让全员意识到档案管理工作的重要性，同时必须要求相关人员遵守制度中规定的内容，严格按照制度办事，从而减少容错率。其次，档案管理工作的程序需要得到规范，这样从材料的收集、归类和管理就会更加规范化，从而减轻档案管理人员的工作压力。对于档案管理部门的领导来说，也需要定期对所在部门的工作开展情况进行指导和督促，如果发现档案管理人员没有按照流程办事，或者出现工作态度问题，都要及时想办法就行解决。最后，需要把工会档案管理工作的考核机制与档案管理结合起来，通过定性定量考核相结合的方法对档案管理部门实现动态管理，使制度管理更加具有实效性［5］。

（四）建立档案收集相关网络

为了有效提升档案管理的工作效率，需要建立工会档案管理的网络系统，实现对资料的网络传送。具体说来，需要在基层工会中选拔出素质较好、业务能力较强的资料搜集人员，对资料进行有针对性的搜集，按照固定的时期把整理好的资料上交到上级工会，这种方法也可以在本单位中开展。通过网络档案的建立，可以把各级别工会组织的作用发挥出来，使档案归集效率提升，进而提升办事效率。

（五）做好培训工作，提高管理水平

在信息化背景下，当前的档案管理工作已经与信息技术有效结合，对于档案管理人员来说，更加需要在此背景下提升自身的能力，对服务形式和资料管理进行创新。因此，在总工会和档案部门的配合下，各基层档案管理人员需要接受专门的培训，尤其需要对自动化办公技术进行培训，全面提升档案管理人员的操作技能，进而为本单位和社会的发展起到促进作用。

（六）实现档案自动化查询

相较于传统的纸质档案管理，信息化技术下的档案管理操作更加方便，使得工会进行档案管理时逐渐由人工办公为主转变为自动化办公，通过自动化办公，档案管理人员可以轻松的在网络环境下查询工会档案的信息量较大，同时具有一定的复杂性。因此，需要档案管理人员在信息的采集过程中，对资料进行重点筛选，选取具有代表性的档案资料或者图像资料在网络上发布，也可以把内容制作成纪录片，这样会更加便于利用和展示。实现档案自动化查询可以更好的对企事业单位文化进行宣传，也便于对单位活动情况进行了解［6］。

三、结语

综上所述，在信息化时代的背景下，基层工会档案管理工作要想更好的开展必须紧跟时代的步伐，不断的更新档案管理人员的观念，积极接受相关的培训，全面提升自身的操作能力。同时，还需要对档案管理部门加大资金投入力度，不断完善规章制度，努力打造档案搜集的网络系统，这样才会探索出现代化的管理模式，使基层工会受到档案管理工作带来的益处，最终实现社会的和谐发展。