基于行政事业单位会计档案管理存在的问题及对策研究

2019-11-15杨雪菱昆明市盘龙区财政投资评审中心

长江丛刊 2019年23期

■杨雪菱/昆明市盘龙区财政投资评审中心

随着新《会计档案管理方法》的提出与推进，我国事业单位尤其是行政事业单位的会计档案管理工作面临新的挑战。因此，我国行政事业单位需要结合现有实际会计档案管理情况，分析会计档案管理工作中的问题，采取相应对策，解决问题的同时，为事业单位发展提供保障。

一、行政事业单位的会计档案管理意义

在行政事业单位中，会计档案能够对单位经济业务进行反映，并且保证业务记录的准确性，属于重要依据，为档案利用率提升提供保障。行政事业单位重视会计档案管理工作，加强档案管理，有利于国有资产受到有效保护，减少资产流失。由于行政事业单位财产的主人是国家，因此，强化会计档案管理工作能够确保国有资产信息被准确记录与储存，使国有资产不会在无形中出现流失问题。行政事业单位重视会计管理工作，能够提升财政资金利用效益，推进监督体系完善，通过检查考核资金使用情况力度的加强，提升档案实际利用率。行政事业单位对会计档案管理工作的加强，有利于行政决策更加规范，提升财政信息透明度，以档案信息准确性，为领导层决策提供可靠参考依据。

二、行政事业单位的会计档案管理问题

（一）管理制度不够完善

我国为会计档案管理制定了完善的管理制度，但是会计档案管理制度在具体部门的实施并不理想，受多种因素影响，具体部门的会计档案管理制度具有较多缺陷，影响会计档案管理工作实效性。特别是我国行政事业单位，存在严重的会计档案管理不够完善问题，在会计档案管理程序执行过程中，出现较多不规范现象。比较有代表性的不规范现象是会计档案销毁的不规范。在我国新会计档案管理相关规定中，具体规定了档案鉴定、与档案销毁程序等内容，提供系统化依据参考，要求会计档案销毁需要有关单位进行档案鉴定小组成立，由该小组负责会计档案销毁工作。但是，大部分行政事业单位在实际会计档案管理工作中，并没有按照相关规定执行，会计档案销毁基本取决于单位管理者意愿。

（二）电子档案管理不足

随着新《会计档案管理方法》实行的推进，我国事业单位需要重视电子档案管理工作，尤其是行政事业单位中的会计档案管理，需要加强电子会计档案管理工作。但是，行政事业单位在实际电子会计档案管理过程中存在较多问题。受传统会计档案管理工作模式影响，大部分单位重视纸质会计资料归档，忽视电子会计档案管理，不能及时的在软件平台进行相关数据录入、存储与备份。即使部分单位实行电子档案管理，重视数据备份，但是也容易忽视磁存储介质保管与文件格式转换等，造成信息无法读取或丢失，从而致使数据库丢失。

（三）管理人员素质较低

现阶段，我国行政事业单位从事会计档案管理工作的相关人员存在综合素质不足问题。部分管理人员使用计算机能力欠缺，不利于单位开展电子会计档案管理工作。电子会计档案管理需要管理人员在具备专业档案管理素质的基础上，还具有现代信息技术应用能力，但是在应用大数据的过程中，部分管理人员暴露出自身综合素质不足问题。另外，行政事业单位从事会计档案管理工作的人员，其职业道德素质也需要被加强。基于从严治党背景，单位内部会计档案管理人员需要具备较强的岗位意识与廉政意识，因此，需要对其进行综合素质教育强化。

（四）档案管理监管欠缺

检查与审计行政事业单位各项会计业务工作，几乎不包括检查单位会计档案管理是否规范化这一项。即使是在行政事业单位内部，大部分单位也不会在财务管理工作全部环节与过程中融入会计档案管理内容，为将其看作财务管理工作中的重要固有环节。大多数事业单位并不会为会计档案管理建立不同环节相互促进与制约的相关会计档案监管机制，限制会计档案管理成效发挥与会计档案质量提升，使会计档案难以实现有效利用，不利于单位会计档案管理工作发展。

三、行政事业单位的会计档案管理对策

（一）完善档案管理制度

新《会计档案管理办法》为行政事业单位的会计档案管理工作提供新的改革发展方向，因此，行政事业单位需要将其作为重要指导，结合单位实际情况进行完善会计档案管理规章制度的制定，使责任制度能够有效落实，对会计档案管理人员的管理行为进行有效约束。行政事业单位需要对全部会计档案管理程序进行有效落实与规范，比如，对于会计档案销毁程序，行政事业单位需要严格根据相关规定开展落实工作，打破传统不愿意销毁与不敢销毁的观念，打消工作人员责任承担顾虑，以规范性销毁，推进会计档案管理实现高效化与科学化。在此基础上，行政事业单位需要对会计档案保存时间进行明确规定，使会计档案资料不会由于其他因素影响而出现丢失损坏等现象。

（二）加强电子档案管理

行政事业单位加强电子会计档案管理，需要主要从四方面进行。第一，为电子会计档案建立备份制度，保证电子会计档案可以及时备份，对档案做好档案备份与存储磁盘保护工作。第二，使用电子会计资料，保证其可以有效读取与接收会计档案信息，并保证输出的会计资料满足国家归档格式标准要求。单位会计档案管理需要为必要审签程序设定会计核算系统，并进行配套打印机配备，使其成为纸质档案输出的有利工具。第三，电子会计档案需要满足长期保管要求，联系纸质会计档案管理建立电子档案管理系统。第四，单位需要对安全防护功能进行强化，并对其进行定期补丁维护，以信息技术实现内部控制完善，例如，对未授权访问进行禁止、电子签名、建立应急方案等。

（三）提升管理人员素质

在新时期，我国行政事业单位的会计档案管理工作需要在形式与内容层面都做出积极改变，因此，需要单位内从事会计档案管理工作的人员对自身工作态度进行积极调整，提升自身综合技能。例如，行政事业单位的会计档案管理人员需要对我国相关新制度与规定进行积极了解，以新常态发展要求，不断革新自身工作方法，同时，主动学习信息技术，提升自身计算机应用能力，特别是需要其重点掌握大数据知识。行政事业单位在互联网环境下实行的节俭办公，主要内容是对无纸化办公进行实施，因此，会计档案管理人员需要具备计算机使用能力，保证自身能够对电子会计工作模式进行更好适应。除此之外，单位需要为人员提供职业道德素质培训，提升其职业道德素质，促进人员综合素质得到有效发展。

（四）强化档案管理监管

我国审计与财政等相关部门，在检查行政事业单位的各项业务时，需要重视检查单位内部会计档案管理是否规范化以及规范化程度，促进行政事业单位能够对会计档案管理工作进行规范化管理。这种会计档案管理监管力度的增强，有利于行政事业单位提升自身会计档案管理水平，使会计档案能够在单位内部实现使用价值的充分发挥。行政事业单位内部也需要重视会计档案监管工作，将其视为内部控制重点内容，在单位财政管理全部环节与相关制度中，加强会计档案管理工作内容的融入，使日常会计档案管理更加严谨，有利于管理形成长效机制。强化档案管理监管，需要受到我国相关部门与行政事业单位的共同重视，在多层面与多角度对会计档案管理规范进行加强，提升行政事业单位中的会计档案管理实效性，使其能够满足单位未来发展需求。