大数据时代下档案信息化管理发展的有效途径探讨

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潍坊职业学院

现阶段，信息化档案的发展已经给各行各业带来了快捷，而大数据环境下的档案管理也愈发精进，打破了传统档案的局限性，迎合了新时期的市场需求。但是不可否认的是在发展过程中仍存在着诸多问题亟待解决，所以笔者就此展开探讨，目的是促进档案在信息化环境中的有效转变。

一、大数据档案的概述

大数据即是利用精确的发掘、采集和分析力，在庞大的数据库中获取有效信息的技术手段，优势在于价值高、数据多、速度快、体积大。价值高即是能有效提炼出需要的信息，完成效率性的筛选和利用；数据多即是其中涵盖的数据类型复杂，需要找到其中相互关联的有效信息；速度快即是数据能在短时间内生成和传播，减少了传统档案管理的压力；体积大即是强大的运算分析功能可以将数据甄别并处理，节省了大量的人力。

大数据档案相似于大数据的特点，稍有不同在于数据缺少集中性且更为真实准确。具体来讲：其一，资源庞大。由于传统档案正在向信息化档案过渡，所以电子档案的数量也在日益增长，速度极快，在短时间内就会达到海量的规模。其二，种类繁多。就档案本身来讲，其类型就分为很多种，充分渗透于教育领域、机关单位、事业企业以及金融行业等等，在形式上又可分为纸质化和电子化，电子档案可以打破传统档案的局限性，从图文转变为图文、视频、音频等多种形式，由此可见，数据量也呈现出规模化发展形势。其三，效率管理。信息技术推动了各个领域的时效性发展，系统要在短时间内完成数据的采集、归纳、分析、整合、生成，为档案管理工作提供了有利条件。其四，作用明显。档案本质上是为人们提供权威可靠信息的主要凭证，所以利用价值明显，但是信息较为分散，需要集中整理归纳。

二、大数据时代下档案信息化管理的现状

首先，服务形式单一。一般来讲，部分档案具有保密性质，所以对群众开放较少，服务形式较为单一。其次，基础业务不足。信息化档案还处于发展初期，基础业务还有待加强。再者，保障技术匮乏。电子化档案的传递和共享都需要互联网技术的支持，可网络过于虚拟，电子信息又有易删除、易复制、易篡改的特点，若缺少保障技术则在一定程度上增加了信息的不安全性和不准确性。最后，员工能力不强。信息化档案不仅要求员工掌握基本管理技术和档案知识，还要提高信息技术的应用水平，但是仍存在很多档案管理者身兼数职且缺少电子档案的科学管理方法，难以满足新时期的发展需求[1]。

三、大数据时代下档案信息化管理的有效途径

(一)完善采集与储存

数据采集和储存是档案管理工作中的最基础部分，只有完善采集技术，提高储存水平才能为后续信息的使用和共享奠定基础。采集过程需要确保信息的准确性和价值性，有针对性的获取所需信息才能为以后的处理和归纳做好铺垫。储存过程要确保质量和速度，使数据适应性更强，效率更高。

档案采集时最常使用的是虚拟现实手段，将虚拟的数据直观具体的展现在人们面前，便于查询、阅览和使用。传统采集需要靠人力来完成，浪费了大量的时间和精力，采集效率不高。而且在归纳过程中纸质版档案所需空间大，查阅难度较高，而信息化档案能拉近采集者与被采集者之间的距离，通过互联网技术就能完成采集流程，获取有效信息。与此同时，电子化档案能通过备份防止资源损失，而传统档案在反复使用后会有破损的风险，所以大数据和信息技术给档案领域带来了极大的优势。

档案储存可以利用Hadoop平台提高工作效率，利用其云计算功能对采集的数据进行集中分析和整合，便于维护和使用。由于电子档案的储存容易受到网络虚拟环境的影响，可能会被电脑病毒和黑客的威胁，所以要加强安全防护，利用防火墙技术为档案部门提供良好的保障，对于保密性强的文件要加密处理，设置权限，避免信息外泄。

(二)优化转换与排序

优化语义转换功能是确保档案利用有效性的重要手段，也是在检索技术发展的前提下强化的数据处理手段。其功能主要体现在以下几个方面：其一，拓展检索。查询档案时可以利用歧义消除技术将判断输入词汇的含义，发挥关联词的价值。其二，完善检索。准确筛选出检索信息，防止查询的主旨偏移，提高工作效率。其三，总结评价。技术模型能分析检索数据与输入词汇的关联度，核实查询结果是否可靠精确，为改进打好基础。基于技术角度来讲，要针对档案建立过程中的目的、种类和原则来确保管理的规范有序，确保信息使用的智能和高效[2]。

档案信息量庞大，而语义转换功能可以确保检索质量和效率，使档案使用时能通过简单的词汇及时获取到想要的信息，而排序过程的优化即是为档案的智能化转变提供条件的基础。在语义技术的支持下，系统不仅能将检索内容呈现出来，还能将其中的近义词、同义词和关联词搜索出来，避免了信息过载弊端，使检索的信息更为合理全面。

(三)加强挖掘与分析

大数据侧重点在于人，而不是数据，所以挖掘和分析过程是档案信息化管理的重点。而确保数据信息挖掘和利用的实效性需要从两方面入手：

一方面，用户数据。档案存在的意义是为了利用和共享，所以要满足用户的内在需求，无论是教育档案、金融档案，亦或是企业档案、机关档案，都需要发挥档案的使用价值。管理人员可以根据用户的访问信息了解到档案的检索情况，掌握页面点击率，统计使用现状，为完善档案管理提供反馈意见。对于保密性强的档案还要设置相关权限，以企业档案为例，按职位高低分化档案使用权，领导者可以调取使用所有档案，部门可以使用与本部门相关的档案，而管理人员的职权也应有所提升，这样在资源采集和收录过程中也能缩短时间，提高工作质量。

另一方面，挖掘关系。档案信息从表面上来看相对独立，但是数据之间可以存在关联性，所以要深入发掘单一数据之间的关系，将其整理成为一个庞大的数据网络，确保相互之间的关联性，使大数据环境下档案信息发挥其全面的服务价值。当信息之间建立联系后，无论是正在进行计算的档案数据还是未被使用的离线数据都能保持启用状态，唤醒休眠信息，使档案资源得到最大限度的利用。

宏观来讲，大数据在未来的发展中还要实现资源的互联和共享，增强其在档案管理中的预测性和创新性，提炼用户的喜好习惯、操作行为和兴趣特点，生成个性化的数据服务体系，为用户提供优质高效的服务。

(四)落实管理与利用

人是档案管理的重要组成部分，因此在大数据环境下推动档案信息化发展的前提是确保管理者的专业能力，为其提供有效的培训教育机会，加强大数据、信息技术、智能管理、系统应用等方面知识的渗透，保证且个人素质满足新时期档案管理的要求。档案工作人员也要不断提升自我，提高档案数据的采集和利用效率，通过多种渠道获取资源信息，优化数字化系统的利用水平，凸显档案的内在价值[3]。

档案信息还要从被动服务转换为主动服务，针对用户需求制定个性化的服务方案，在大数据技术的支持下，引进更多先进技术，完善档案管理的智慧化体系。比如档案馆可以建立三维展览厅，将原本平面化的档案立体呈现，人们可以更为直观的获取档案信息，增强数据的实用性。

四、结语

总而言之，档案的信息化转变是当今时代发展的必然趋势，相关管理人员要不断提升专业素质和应用能力，发挥大数据档案的实效作用。与此同时，档案管理还要利用更为先进的信息化手段，加强共享利用，提供虚拟现实水平，优化语义分析与利用，在法律允许的前提下开放档案，为人民群众提供更为便捷优质的服务，这样才能促进大数据在档案领域的可持续发展。