高校教务秘书现状与技能提升建议

2019-11-14■

长江丛刊 2019年19期

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一、教务部门在高职学校的定位与近况

教务部门是学校的管理部门，负责日常教学工作，监管课程改革，实施课程、教材、教学质量、教师业务水平等管理。学校的正常运作，离不开教务处的保障工作。教务部门的执行效率、服务质量、教改能力关系着在校的每位师生，其运行机制与管理水平是高等院校办学优劣的直接体现。

近年，随着国家经济持续的深化改革，对技能人才数量及水平的需求逐步扩大，高职院校办学规模持续性增长。招生数量扩大，开办专业增加，新的校企联合培养模式，都对高职院校的日常运行管理提出了新的挑战。为了适应学校发展，优化学校管理制度，高职院校下放管理权限，成立二级学院并设立教务室。目前，众多院校已经从学校一级管理模式过渡到二级管理模式，教务管理也形成了学校教务处与二级学院教务室分职管理的模式。

二、教学秘书的职责与必要性

教学秘书是二级学院教务工作助理，协助二级学院领导实施教学行政政策及学籍管理工作，教务秘书业务上受二级学院与教务处的双重领导。具体负责本部门的学籍管理，教务管理，考务，成绩及试卷管理，教材管理，选修及辅修管理，毕业生工作等工作，同时肩负着学校与二级学院沟通，教师与学生沟通的桥梁。此外，现状发现，由于高职院校二级学院规模限制，部分教学秘书还承担科研、财务、档案管理等部分工作。

教学秘书是一级学院与二级学院教务管理的衔接者，是教学政策落实的践行者，是教师与学生信息交流的传递者，是教学工作不可或缺的环节。

三、教务秘书工作目前存在问题

(一)教务管理人员较少

目前，二级学院设专职教务工作者1—2名，而在册学生超过千人，信息处理量大，同时，由于衔接部门多，评估、检查、汇报名目多，再加之排课、选课时间节点性强，从业人员往往需要加班加点才能完成任务，人力资源匮乏。

(二)技能要求差异性大

因从业人员少，缺乏统一的学科教育，教务秘书通常来自不同的学科背景，工作对接困难，例如，利用基于自动排课算法的应用，优化本部门的教学资源；再例如，根据档案管理规定及校准化编码方案将教学文档存档，方便后续对接工作与调取。不同专业性的应用场景切换，导致从业者工作能力欠佳。

(三)信息化程度低

教务秘书服务教学日常管理及保障教学活动运行，其中，教学文件的复杂，变更频繁，需要信息交流与公告，但目前，信息化平台搭建扔不完善，而在信息化平台优化的过程中，必定存在着平台版本多，受众面积小，信息交流存在盲点，只有通过面对面的答疑与解读才能消除盲点，这种解决方案也会导致工作效率降低。

(四)职责划分不清晰

由于二级学院相对规模小，教务秘书与办公室人员混淆，导致职责划分不明确。由于工作范畴混乱庞杂，工作完成量无法量化，更没有激励政策与质量管理方案，从而挫伤了教务秘书的工作主动性，直接影响工作质量与服务意识。

(五)进修资源少

学校师资与行政管理部门，均建设有相应的交流与提升途径，却缺乏教务秘书信息交流与培训平台，教务秘书的办公技能与经验只能靠日常探索与积累，大幅降低了教务业务水平的增长速度。此外，缺乏交流将限制教务秘书人员视野，工作方案与模式很难有所实质性突破。

四、教务秘书能力提升建议

(一)建设档案管理机制，提高档案管理水平

高校评估是鉴定高校办学水平的重要手段，评估部门根据培养目标与标准，进行信息收集与鉴定，掌握具体实施环节与实施效果，科学的进行分析，对评估院校的教学质量给以从何性评价，其中，评估种类繁多，教育主管部门合格评估、水平评估、学科评估、专业评估等，针对高职教育，行业认证相对也较多，校企校企合作认证、工程教育认证、职业鉴定认证等。

学校的评估与认证离不开档案的资料的查阅，其档案的管理水平与保存质量对能否客观真实的反应人才培养过程，起决定性作用。此外，存档文件不仅仅是评估依据，更是反映学科改革、人才培养变更的分析仪。教育的改革是一个持续探索的过程，诸多教学理念无法立竿见影，而针对性强、数据清晰档案可以为改革提供素材支撑。

2012年，由国家教育委员会、国家档案局发布了《高等学校教学文件材料归档范围》明确了归档内容，并指出，增设综合档案室编制人员。目前，在实现二级学院相对自主的管理办法之后，部分档案管理工作相继由教务秘书承担，然而，档案是一门集收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用学科管理。档案管理者缺乏极其鉴定、统计等学科知识，学校层面未出台具体的归档管理办法，在各项评估认证过程中，造成责任不清、质量把控不严、追溯困难的局面，从而最终影响学校发展。

出台档案管理办法，明确责任划分与奖罚机制，提供档案学习资源与培训方案，加强二级学院教学秘书档案管理能力，是提高高校管理水平的重要举措。

(二)提供学习交流平台，提升数据算法专业能力

在教学管理的工作中，课程计划是培养目标的重要体现，课程安排的科学性直接影响教学效果。排课工作受教学资源、师资力量、学生课程作息表等多重因素制约，其极高的复杂程序，极大的工作量以及极短的时间制约一直是高校教务管理的棘手问题。

目前，有学院教务部门制定公共课的排课，二级学院负责专业课的排课，其教学资源贡献与课程安排冲突又给排课工作提出了新难题，加之高职学院实训周，校企合作模式培养，选修课程资源分配不均，公选课，专业选修课分级管理，各二级部门基础实验室享等诸多问题，无意给使排课工作更加困难重重。然而，虽然有借助教学资源贡献应用服务程序进行排课，但是从排课方法上仍然是手工排课思路。

在自然科学领域，将排课的任务归结为时间表(Timetable)问题，Even论证了时间表是一个NP-完全类问题，虽然没有得到有效的解决，但后续的研究中，提出了很多优化解决方案，其中，具有代表性的方案有，遗传算法(Genetic Algorithm)、贪婪算法(Greedy Algorithm)、回溯算法(Back-Track Algorithm)，由于条件复杂，三种算法均不能得出最优解，但是在算法的应用下，华西师范大学应用贪婪算法可以得到最优解的近似解，提高了工作效率，也将排课的科学性提上了归纳及应用层面。

自动排课算法与实现手段是解决排课难题的技术手段，与其他院校建立访问计划及相互学习平台，开通进修渠道是提升工作效率有效途径。

(三)优化信息化手段，提升网络数据库服务能力

学校各级，各部门都有相应的管理办法与执行文件，如教学教学检查要求，教师工作考核办法等，诸多文件是保障教学工作正常运行的有效手段。教务秘书是各级信息传递的桥梁，文件的传输及收集是工作的重要部分，目前，信息的传输通道多样，例如各高校均有自己单位的OA系统，同时，QQ平台工作群，微信工作群都是重要交流渠道的在线交流平台，缩减了办公环节，极大的提高了效率。但仍然有诸多问题，例如收集的文件，因种种问题需要修改，新旧文件交错导致混乱，再例如，绩效文件庞大烦杂，经常有教师需要了解细节，频繁为不同人群分发相同文件，再如，由于教学工作交替，往届文件无法追溯，需要教务秘书协调。

现有的技术手段可以更高质量的为信息交流提供平台，其中网络数据库可以解决远端资源存储，贡献的目的。网络数据库(WEB数据库)是一种基于数据与资源共享相结合的产物，它是以后台(远程)数据库为基础，加上一定的前台(本地计算机)程序，通过浏览器或客户端完成数据存储、查询等操作系统。

网络数据库在数据存储的优势可以应用在档案管理、文件编辑存储、文件分类查询等多中场合，可以为教务工作更加便捷，必要的技能掌握以及硬件的组建与使用可以作为教务秘书工作能力的提升方向。