论信息时代档案管理方法的变化

■马 龙/济宁市嘉祥县人力资源和社会保障局

一、信息化时代档案管理方法的变化

（一）整理资源数据方法的变化

在进行档案管理工作中最为重要的一项工作就是档案的整理工作，通过对档案信息的合理整理才能有效的保证企业在查看档案信息时能够更为直观的、明确的找出自身所想了解的信息，从而帮助企业发展形成一定的促进作用。传统的人事档案管理工作中往往是依照一定的规则将不同性质与需求的档案信息进行分类记录，而信息化的人事档案管理除了也需要一定程度的分类以外，还会借助计算机技术的信息化手段将人力资源相关的档案信息进行联合反映，也就是将档案信息进行现阶段与历史联系相结合的联系整理模式，以便于企业筛选人才时可以更为直观的比较出人员档案中的能力变化。

（二）收集数据信息方法的变化

传统的档案信息收集方式需要借助人力进行繁琐复杂的工作，信息化的档案收集大大的提高了档案管理工作中的收集信息的效率，又同时由于计算机技术的安全隐患问题，所以在信息化时代大背景下的档案收集方法上也在始终不断的进行试验与改良。通常为了能够保证信息化档案管理中的档案数据信息实现完整性与真实性，在进行档案数据信息的收集过程中会格外的重视计算机技术收集档案数据信息的环境安全问题，务必要保证档案管理系统的安全有效性，从而帮助计算机进行档案数据信息的收集工作，也在一定程度上保障了收集来的档案数据信息更为真实和可参考性。

（三）档案管理鉴定方法的变化

信息化档案管理下的档案数据信息无论从编码还是载体方面所展现出的鉴定形式不同于传统纸质的遵照流程形式，信息化技术的档案管理鉴定需要在数据信息被录入生成文件的同时进行相关的鉴定形式。同时还要增强信息化档案管理工作的规范性，从而避免人事档案数据信息在进行传送以及转移过程中出现的丢失与恶意毁坏等现象问题的发生，确保档案数据信息的真实与完整性。

二、信息化时代档案管理工作中存在的问题

（一）档案管理不够规范标准

随着信息化技术的大面积普及，现在多数企业与机构内部的档案管理工作也逐渐开始应用信息化技术来进行管理。与传统的档案管理工作不同的是信息化档案管理模式会更加具有一定的规范性和标准性，但是观察部分企业与机构的信息化档案管理工作可以发现，目前阶段的人事档案管理状态过于混杂且存在诸多管理问题。举个例子来说，在信息化结合的档案管理工作中会出现类似于网络信息化的建设形式没有条理性，从而影响到企业与机构内部的档案管理系统层级管理不明显，在一定程度上制约了档案信息资源的可共享性，对于企业与机构的人事档案管理层面来说无法从资源共享中获得关于企业招聘人才的相关有利信息，从而影响企业有效的发现人才并聘用人才。

（二）档案管理软件功能不全

计算机技术所支持的信息化人事档案管理工作主要依托的是计算机内的相关管理工作软件。目前我国在人事档案管理软件的研发与改进层面明显力度不足，有一些企业与机构所应用的人事档案管理软件虽然可以及时的记录并保存好人事相关档案和资源数据，但随着社会信息化越来越完善的趋势下，对于信息化的档案管理工作要求及标准也愈发的严格，大部分企业所应用的人事档案管理软件仍然是以往较为普遍的类型，同时由于各个不同的计算机规格型号各不相同，也就在一定程度上造成档案管理软件之间得不到应有的整合联通性，从而阻碍了人事档案管理的信息共享，大大的影响到了企业查看人力资源信息的及时可靠程度。

（三）档案管理存在安全风险

与传统的纸质记录档案管理模式不同的是信息化的档案管理完全是交由计算机系统进行统一的录入并保存管理，这种较为自动化性质的管理方式存在着两方面的安全隐患。首先就是档案信息的真实性，这种真实性不是指计算机技术所存在的准确性质疑，而是指一些违法人员通过利用信息化手段来进行篡改和毁坏档案信息，从而造成档案信息的真实性大大降低，影响企业与机构相关的决策决定。另一方面就是信息化档案管理系统的崩溃与病毒攻破问题，由于计算机系统普遍都会遇到病毒的入侵和攻击风险，所以信息化档案管理工作中也会在一定程度上面临这种风险所带来的安全隐患问题。一旦企业与机构内部的计算机系统遭遇到病毒攻击或系统发生崩溃的突发安全事件，系统内部所录入并保存的人事档案信息也随之会受到不同程度的损坏，造成人事档案管理数据的丢失，从而也会给企业在对于人力资源方面的合理利用层面带来一定程度的损失。

三、信息化时代档案管理方法的应对策略

（一）完善档案管理系统

1、制定归档制度

制定科学合理的归档制度是企业内部做好档案管理工作的重要前提，在归档制度的严格约束下才能够保证档案管理工作中后续任务的顺利完成。依据于我国相关法律政策的规定下，对于企业的重要文件、数据信息等资源资料都应该被逐一完整的记录下来并归档到相关类别当中，且关于企业人事档案数据信息的整理工作也要遵守上级领导所下发的相关规定和要求，从而保证企业内部的档案管理工作起到严谨有效的作用。

2、加强档案保密工作

企业内部的档案管理工作向来是对于保密工作十分重视，无论是企业资料档案管理还是企业人事人力资源档案管理工作，都应该适时的做好相关秘密程度的保存保管工作，特别是信息化电子技术的安全隐患丛生的环境下，企业内部的档案管理工作关乎着企业内部每一位员工的个人权益以及财产的安全。所以企业一定要做好档案数据信息的保密性工作，以防止一些非法人员对管理系统进行入侵和攻击行为，避免企业内部人才与资源数据的泄露、篡改等问题发生，从而减少企业损失人才与资产的概率。

（二）加强档案数据信息的防护工作

企业内部档案管理工作的保密工作属于企业加强档案数据信息防护工作中的一种，除了对档案数据信息的保密工作要做好，对于网络系统中所隐藏的诸多隐患问题也要采取适当合理的防护措施来进行有效防护。在档案管理系统中恰当的应用较为专业的系统安全防护软件是应对非法入侵攻击行为最为基本的防护工作，比如说档案管理系统中的防火墙设置，合理的安装防火墙设置可以在一定程度上帮助抵挡外界恶意信息对企业内部档案数据信息的干扰问题。

（三）培养专业档案管理人才

企业内部档案管理工作的重要性不置可否，所以也就更加需要专业的人才来进行管理工作。企业应适当的吸引人才并培养一些优秀员工作为专业的档案管理工作人员，来辅助企业进行人事与资料的档案管理工作，通过定期的培训以及考核来促进企业内部档案管理工作的高效率以及办公实力的提升，才能更好的发挥出企业档案管理工作对于企业发展的积极影响作用。

四、结语

企业人才与实力的象征往往是借由企业内部档案管理工作来展现，在当今信息化管理热潮的时代背景下，企业的档案管理方法也向着较为积极的方向发生着变化，但与积极、高效率随之而来的还有信息化技术所带来的各种现象问题。所以，想要更好的帮助企业合理的利用好人才与资料数据进行相关重大活动项目的决策与执行，就要保证企业内部的档案管理工作能够做到完整性与真实性并存，才能促使档案管理工作可以更为有效的帮助企业稳定的发展下去。