浅谈档案室的纸质档案保护工作

摘要：本文主要分析纸质档案保护工作的重要性，从人为和自然角度分析纸质档案破损的原因，并提出了一系列解决方案。同时，对纸质档案工作的管理流程及人员素质的培养，也提出了相关建议，以供相关工作人员参考。

关键词：纸质档案 安全 措施

档案是各事业单位、机关以及个人在社会活动中的经历所形成的各种形式的原始资料，具有重要的价值。而档案保护工作则是档案管理工作中的重要环节。档案的类型在现阶段主要可以分为电子档案和纸质档案。虽然在网络信息技术发达的今天，电子档案正发挥着越来越重要的作用，但是这并不意味着纸质档案将会被完全取代。纸质档案优点较多，便于管理利用、便于保密、不依赖于设备、相对稳定。因此，随着电子档案的广泛应用，纸质档案的使用率不减反增。从影响纸质档案寿命的多方面因素入手，研究提高档案管理的方法，提高纸质档案保存的年限意义重大。

一、纸质档案破损的原因

纸张在保存和使用的过程中，会因为各种不同的因素影响，造成程度不同的破损。大致的原因可分为两种：一种是人为使用时造成的破损，一种是自然原因造成的破损。

（一）人为原因。有些纸质档案利用较为频繁，档案移动过程中，纸张的材料强度与耐久性会不断下降，档案室的工作者专业程度不够，责任心差，对档案疏于管理。对此可以通过加强人员监督管理来减少档案磨损。

（二）自然原因。纸质档案的寿命受周围保存环境影响较大，空气湿度、灰尘、气体、光线等都会不同程度地对纸质档案造成损耗。

二、纸质档案破损的防治方法

（一）稳定环境。纸张的主要原料是植物纤维素，植物纤维素会随着周围的光合作用、温湿度及氧化程度而变化，反映在纸张上就是拉力、强度、耐折度。而预防这些化学反应，就要严格控制反应条件，也就是把控好档案的存放环境，防止产生酸性环境、光照直射、霉菌滋生，要严格稳定库房湿度，保存环境的湿度过高或过低都会对纸张造成影响。

紫外线会对纸张耐久度和印刷水墨、字迹造成影响。紫外线与植物纤维发生光合作用，使植物纤维素变质。如果文件潮湿，紫外线的破坏作用就会更快，纸张在光的照射下，很快会发脆发黄。因此，要最大限度地减少纸张受光照的时间，查阅纸质档案时要注意曝光时间，避免在阳光强烈照射下翻查档案，凡是用于展览展出的纸质档案，都要尽可能地使用复印制品。

高温也会对纸质造成影响。在高温下，纸张由于失水量过多，质量、耐折度、抗张强度和白度等指标均有明显下降。

档案存放应选择通风好、采光好、防火防潮好的楼层。屋内各种防晒、防潮、防霉、防尘、防虫设施完善齐全。放置柜的摆放也要注意建筑物本身的防潮和排水。放置柜不可紧贴墙壁，应与墙壁保持一定距离，摆放规则应遵循方便、整齐、美观等原则，配置不同规格的放置柜，以满足不同类型的档案需求。

（二）规范化管理。要贯彻落实档案利用规章制度，严格按照标准狠抓严抓违规情况，加强档案管理人员的责任意识，定期培训学习档案保护工作的知识和管理条例的相关制度。实行严格的责任制和奖惩制，制定明确的责任分工和工作考评标准，对档案利用者因违反规定造成的档案损坏或保密信息泄露问题，要根据条例规定进行处罚，情节严重者移送司法机关处理。

及时完善更新规范制度体系，加强监督与管理，对档案利用情况和档案管理人员工作情况进行如实记录，公正客观地分析档案利用过程中出现的问题和管理人员的失误及不足。主管领导或部门领导要不定期对档案管理人员的工作进行检查，督促管理人员对档案利用者进行严格监督，形成一级对一级的检查链，将档案利用者可能发生失误而导致档案损坏的可能性降到最低。

对档案利用实行全程监控。通过安装监控设施或人员跟随等方式，对档案利用者进入档案场所的过程进行全程监管，以便查找问题和追究责任。

（三）人员素质培养。档案管理人员和档案利用者是直接接触档案文件的人员。为防止纸质档案再利用过程中造成的人为破损，必须加强这两类人员的专业素质水平和档案保护意识。

档案管理人员是整个档案利用过程中确保档案安全利用的引导者，也是纸质档案保养和维护的工作者。所以，档案管理人员要有过硬的专业技术知识和良好的职业情操。要加强档案管理人员的档案保护意识，定期进行专业培训，提高档案管理者的纸质档案保护技能。

档案利用者是档案利用过程中的主体。档案利用者缺乏档案保护意识也是导致纸质档案损坏的重要原因之一，因此，要对档案利用者进行档案安全利用的宣传和知识教育。可在档案管理场所张贴告示，阐述详细的借阅规定和惩处条例，并在每个利用者借阅档案之前告知相关规定。

三、结语

随着时代的发展，电子档案越来越普及，但纸质档案是很多数据资料的原始载体，其真实的原始性、无法替代的凭证性和持久稳定的安全性，注定了它不可能被取代。因此，做好纸质档案的保护工作是十分必要的。

参考文献：

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[2]陆贤良，冯玮.信息环境下纸质档案管理的创新探索[J].兰台世界，2010（14）.

[3]彭遠明.档案保护技术[M].北京：解放军出版社，2004.

（作者简介：邢亚男，女，硕士研究生，吉林省文化馆，馆员，研究方向：档案管理）（责任编辑 徐参文）