基于“互联网 +”的长江水文档案信息化工作的建议

田奕姗，王立海

（长江水利委员会水文局，湖北 武汉 430010）

0 引言

水利档案是水利工作的重要组成部分，不论是在水利项目管理、水文科研分析，还是在防汛抗旱的决策支撑等方面，水利档案都发挥着举足轻重的作用。随着“互联网 +”时代的到来，信息化建设正在水利行业中如火如荼地开展着，如何利用单位信息化建设的“翅膀”，推动水利档案向数字化、智能化转变，更好地发挥水利档案在水利工作中“耳目”和“哨兵”的作用，是当下水利档案工作者亟需研究的重要课题之一。长江水利委员会水文局（以下简称长江委水文局）是水利部长江水利委员会二级单位，以长江委水文局档案（以下简称长江水文档案）信息化建设的实践为例，通过与发达地区的档案信息化建设理论和实际进行比较分析，提出推进长江水文档案信息化建设的一些思考和建议。

1 水利档案信息化工作的重要意义

2015 年 3 月，“互联网 +”这一概念首次出现在政府工作报告中，同年 7 月，国务院印发《关于积极推进“互联网 +”行动的指导意见》，旨在推动互联网与社会各行业的深度融合[1]。

“互联网 + 档案”冲破了传统档案工作的瓶颈，为我国档案事业注入了鲜活的生命力和创新力：1）在当今“互联网 +”时代背景下，人们对信息资源的需求不断增加，档案利用人数的不断增多、层次的不断丰富，使得档案的服务和利用价值进一步凸显，促进了档案管理理念从“重收藏”向“重利用”的转变；2）为了更好地发挥档案的利用价值，档案工作者积极将“互联网 +”时代下大数据、云计算等技术手段引入到档案管理中，过滤了档案中重复多余的信息，大大提高了档案的管理效率；3）档案管理手段的革新，促进了档案管理模式的创新，档案的借阅和利用突破了时间和空间的限制，随时随地的档案查询利用成为了现实，这种管理模式的创新节约了档案利用成本，简化了档案管理流程，从而更加进一步推动了档案管理理念由“管理者”向“服务者”的转变。继而这三者形成一种良性循环，推动档案与单位主业的深度融合，更好地发挥档案作为各项工作信息资料中心的服务作用，促进水利行业各单位整体工作效率的提高。“互联网 + 档案”带来的良性循环关系图如图 1 所示。

2013 年，水利部下发《水利档案工作规范化管理综合评估办法》，要求档案信息化与单位信息化同步发展，并将档案部门建设成为本单位档案资料信息中心；2015 年印发《关于加强和改进新形势下水利档案工作实施意见》，明确指出：“各单位要按照要求统筹安排档案信息化建设工作，加快推进档案数字化建设进程，在确保档案实体和信息安全的前提下，逐步实现存量档案数字化、增量档案电子化、利用档案网络化。”[2]因此，加强水利各单位档案管理信息化建设，不仅是“互联网 +”新时代的大势所趋，也是全面实现单位规范化、现代化管理的要求所指。如何在“互联网 +”新时代下，提升档案的业务管理水平，充分发挥档案作为本单位信息资料中心的服务作用，是新时代水利档案工作者们需要深入思考和探索的问题。

图 1 “互联网 + 档案”带来的良性循环关系图

2 长江水文档案信息化工作的现状及问题

长江委水文局局机关（以下简称局机关）位于湖北省武汉市，所辖的 8 个水文水资源勘测局分布于昆明、重庆、宜昌、荆州、武汉、南京、上海、襄阳等地。长江水文档案工作实行“统一领导、分级管理”[3]5的原则，下属各勘测局都分别设有档案管理部门，接受局机关档案部门的监督和指导。各级档案部门主要承担水文、河道、泥沙、水质等资料的接收，整理，利用和管理工作。长江水文档案信息化工作从 2003 年开始启动，主要成果如下：

1）自 2004 年起，逐步建立了局机关及下属勘测局统一的档案管理系统及分布式数据库，建立了各自的馆藏档案目录库，并依托计算机广域网，建立了全局范围内检索、浏览的档案联合检索平台；

2）2005 年配置了高速与平板 2 种扫描仪，开启了重要档案的全文数字化加工工作；

3）2011 年配置了书刊扫描仪，建立了特殊档案数字化加工系统；

4）实现了管理单位综合办公（OA）系统与档案管理系统的对接，电子公文能够直接通过 OA 系统进入档案管理系统归档；

5）完成了 2013 年至今水文、水质整编资料的电子与纸质 2 种档案的双套制归档工作。截止到2018 年年底，长江委水文局重要档案的总数字化率（除图书、会计类）为 53.40%，其中文书档案全文数字化率为 100%，水文年鉴全文数字化率为64.40%，科技、基建等其他类型档案全文数字化率为 36.28%。

近几年，在大力开展水文信息化建设的同时，为进一步提升档案的业务管理水平，充分发挥档案在本单位的信息服务优势，长江委水文局将“建成智慧档案管理水平，实现一体化、智能化档案管理和服务”纳入《长江水文信息化建设工作大纲》，同时积极开展局机关和下属各勘测局的水利档案管理规范化评估工作，促进档案管理的规范化、现代化发展。虽然近几年长江水文档案信息化工作得到了各级领导的高度重视，档案信息化工作的开展也卓有成效，但仍滞后于单位整体信息化发展水平，这主要是水利行业档案工作的特征所决定的。

2.1 长江水文档案管理有难度

局机关及下辖的 8 个水文水资源勘测局、7 个水环境监测中心、23 个水文水资源勘测分局，负责沿江 118 个水文站、264 个水位站、28 个雨量站等全部站点的水文基础资料收集整理工作，同时局机关和各勘测局每年还有大量的科技、基建、文书、会计等资料生成，由各单位档案部门统一收集管理，最终形成包括水文测验、测绘、水环境、水资源、水文气象预报、科研、综合等类别的档案资料。据统计，局机关及各勘测局平均每年收集到的各类档案资料超过 7 500 卷，仅局机关档案库房馆藏的纸质档案总量都已超过 2 万卷。除此之外，长江水文档案资料还具有时间跨度不同的特征。在科技档案方面，测验、测报、水文水资源等基础业务类资料，一般按年度收集、归档，通常在第 2 年上半年完成档案收集工作，第 3 季度完成档案整理归档工作；水利工程建设项目档案具有成套性的特征，档案管理通常具有持续性，根据建设工程的规模、周期长度确定档案验收和提交归档的时间。如“长江委 2013 年水文水资源工程水文测站和测船”建设项目，项目可行性研究报告于 2012 年编制及批复，工程由局机关建设管理部门统筹管理，下辖 3 个勘测局负责实施，实施地点涉及到 4 个省/直辖市，最终档案专项和竣工的验收于 2016 年年底完成，该项目的档案管理工作贯穿从可行性研究报告、立项、招投标、施工、监理到验收的整个工程流程。因此，长江水文档案资料点多、线长、面广的特点给长江水文档案管理工作增加了难度。

2.2 长江水文档案信息化有不足

长江水文档案在归档入库之后的查询、利用率很高，这是由长江水文档案利用群体的多元化和目的的广泛化共同决定的。据统计，局机关平均每年借阅人次超过 1 000 人，借阅件数超过 4 000 件。主要利用人员不仅包括单位业务、水利科研、学术交流与项目合作等人员，还有大量其他利益相关者；主要利用目的除了职工职称评定、科学研究、业务发展等，还为国内外水利建设项目的实施规划提供重要的基础数据资料。高利用率彰显出的长江水文档案资料的价值不言而喻。在长江水文档案的管理工作中，虽已实现所有数据库的目录数字化和部分档案的全文电子化，但现有的档案管理系统功能不全，未能实现网络化的管理和利用，导致档案管理模式和服务流程仍相对保守，基本上还是沿用传统的纸质储存、人工借阅的方式，尤其在评职称等借阅高峰时期，重要的成果报告往往一本难求，利用者仍需排队进行纸质档案的借阅，利用网络化的发展水平仍有待提高。因此，现有的信息化发展程度无法完全满足长江水文档案服务和利用的需求。

3 长江水文档案信息化工作存在的差距与不足

《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》（以下简称《“十三五”纲要》）明确将“持续推进数字档案馆建设”“加快提升电子档案管理水平”“档案信息资源共享服务平台建设”作为 2015—2020 年全国档案信息化发展的主要任务[4]。长江水文档案的信息化建设虽已初具雏形，但和其他发达地区的档案信息化发展理念和建设情况相比，在数字档案馆建设、电子档案管理水平和档案信息资源共享服务平台建设 3 个维度上仍有一些差距和不足。

3.1 数字档案馆建设方面

数字档案馆是指团体和其他社会组织在履行职能的过程中，运用现代信息技术对电子和传统载体档案数字副本等数字档案信息进行采集、整理、存储、管理，并通过不同类型网络提供共享利用和有限公共档案信息服务的档案信息集成管理平台[5]3。数字档案馆（室）的建设，应实现档案资源数字化、实体虚拟化、管理系统化，以及信息传递网络化、档案利用知识化等 5 个特点和功能[5]6。

青岛市档案馆在档案信息化和现代化管理方面一直处于全国领先水平，2005 年建成的数字档案馆良好地实现了 5 个特点和功能，并且在青岛市政府的大力支持下，在原本的数字档案馆基础上进行了扩展和升级，于 2015 年建成了具有全面感知、可靠传递、智能处理等特征的物联网雏形的智慧档案馆[6]。升级后的档案馆在设施、环境、馆藏、人员、运作和服务等方面都有智慧性的突破，具体如下：

1）在馆舍方面。采用物联网感知技术，实时监控馆舍的环境安全。

2）在库房方面。通过感知技术建设了 1 个虚拟库房，实现库房温湿度的自动管理和配置，并通过RFID（射频识别）技术，实时监控档案库房动态，保障库房的物理安全，同时实现档案盒的自动识别、出入库位置监测和一键查找等功能。

3）在归档过程方面。采用模型控制和数据挖掘技术，对归档电子文件进行质量监管，并对归档情况进行实时分析、比对和评估，能够及时、准确地反映档案管理的运行状况。

4）在管理和利用方面。根据档案工作者实际的编研、著录经验，开发了 11 种智能检索模型，档案检索查全率、查准率更高。

5）在服务方面。采用移动通信技术，在移动终端建立了移动档案平台，并搭建了“青岛档案”微信公众平台，能够主动向公众进行档案宣传，提供远程的档案信息查阅服务[7]。

全国档案事业发展“十二五”“十三五”规划纲要都对我国数字化档案馆建设提出了硬性要求。长江委水文局档案部门在其编制的《十二五档案信息服务规划》中，将“建设长江水文数字档案馆，建立长江水文档案信息和其它各类信息的保管、查询、交换、利用中心”[8]纳入长江委水文局 10 a 档案信息化发展目标。局机关及所属各勘测局档案部门已于 2004 年配备了档案管理系统，建立了目录数据库，实现了全长江流域档案目录的共享；2005 年配备了高速扫描仪，2010 年配备了书刊扫描仪，开展了存量档案的数字化工作，积极推进长江水文数字档案馆的建设工作。但目前还存在以下不足：长江水文档案库房仍使用中央空调，以及加、除湿机调节库房的温湿度环境，并采用人工温湿度记录方式和库房值班制度模式监控库房的安全；仍采用自动和半自动密集架存放实体档案，未建立库房密集架与档案管理系统之间的有机联系，档案实体主要靠人工进入库房查询；使用的档案管理系统检索方式相对单一，检索的查全率和查准率都还有待提高。总体来说，在档案实体的虚拟化、信息传递的网络化和档案利用的知识化上，都尚有很大建设空间。截至 2018 年年底，长江委水文局档案部门与青岛市数字档案馆在数字化建设上的比较如表 1 所示。

表 1 青岛市数字档案馆和长江委水文局档案部门在数字化建设上的比较

3.2 电子档案管理水平方面

电子文件虽然每天都在产生，但是对其进行规范管理却有一定难度。操作系统不稳定，载体性能不稳定，工作与保存环境不合要求，病毒侵害，人为损害或者误操作，都会造成电子文件被修改、损坏，甚至丢失。因此，由于电子文件的不稳定性特征，电子文件的真实性保障和永久性保存问题一直受到广泛的关注和思考。加拿大学者露西安娜•杜兰蒂（Lucin Durnti）在电子系统中文件真实性永久保障国际合作研究项目（InterPARES ）中提出了一种“基于前端控制的全过程管理”的电子档案管理理念，旨在维护电子文件的“四性”——真实性、可靠性、安全性、可用性，这种理念在欧美发达国家的电子文件管理中被广泛采用[9]6。前端控制强调档案人员在整个电子文件产生过程中的监管和参与，以保障文件的原始性、真实性，可分为以下 4 个环节：

1）提前/实时归档。电子档案一经形成，立马赋予归档标记，并纳入档案部门的监控中。

2）提前鉴定。在电子环境下，在文件生成之际或之前就进行鉴定。

3）提前著录。在文件登记时一并完成著录工作。

4）提前接收。档案工作人员密切关注着电子文件的整个生成流程，文件生成之后，立刻完成从文件至档案的转化工作。

全过程管理指的是从电子档案的生成到永久保存或销毁整个生命流程，包括对流转、利用、保管等每一项具体流程的持续性监管，以提升整体的业务效率，确保电子文件的长期安全性和可利用性。

在电子文件的归档模式方面，丹麦在 2000 年首先采用了“电子文件替代纸质文件”的电子文件单套归档模式，在这种模式下，移交到档案馆的电子文件能够快速、方便地完成归档工作，并迅速通过网络发布，使得公众也能很快地对这些档案进行利用[10]。新加坡国立档案馆从 2017 年起，就停止对纸质文件的收集，其他国家包括美国、英国、澳大利亚、新西兰、德国、日本等也都在逐步推进或已经实现电子文件的单套归档模式[11]。近 2 a 来，我国上海自贸区、珠江市人民政府等部门和地区在电子文件归档和档案的单套制管理上进行了一些尝试，形成的电子文件签章符合国家电子证照标准，文件归档后具备和纸质文件一样的法律效力，确保了电子文件的真实有效。单套制的电子档案管理模式是未来档案管理的发展趋势。

我国档案的电子化发展历程有以下 3 个阶段：第 1 阶段是纸质档案的管理阶段；第 2 阶段是纸质档案与电子档案同步收集整理的管理阶段；第 3 阶段是脱离纸质档案，只进行电子档案的收集整理阶段。我国对电子文件的管理非常重视：2009 年 12 月建立了国家电子文件管理部际联席会议制度，2010 年12 月 18 日成立了中国人民大学电子文件管理研究中心，又于 2016 年 11 月成立了电子文件管理推进联盟，旨在贯彻落实电子文件管理国家战略，提升我国电子文件整体管理水平。目前，由于法律层面的证据效力和技术层面的长期永久保存等问题制约了电子文件向单套制的发展，我国档案管理大多采用双套制的归档模式，国家标准 GB/T 18894—2016《电子文件归档与电子档案管理规范》规定“电子文件应与其对应的纸质档案同步归档”。目前采用这种双套制的归档模式有其合理性，在档案利用中纸质、电子 2 种档案可以优势互补，提高利用效率。InterPARES 项目组在电子档案永久真实性中的研究也提出“双套制的管理能够更好地维持档案文件的真实性，确保档案的完整、安全、可靠”[9]7。

长江委制定的《长江委重要技术成果电子文件归档与管理办法》中强调“水利技术成果的归档不替代纸质文件的归档”，并且要求归档的电子文件需与同步归档的纸质文件保持版本一致[12]。长江水文档案管理也采用双套制的模式，在其编制的《水文局档案管理办法》中明确规定：“在归档纸质文件的同时，应归档纸质文件的电子文档，且电子文档与纸质文件的内容应完全一致。”[3]7但是在有纸质档案作为保障的前提下，再去额外增加工作量进行对应电子档案的收集，对档案生成部门和工作者而言都是一项新的任务，尤其对现代化信息技术不熟悉的传统水文工作者而言，在百忙之中进行电子档案管理的系统性学习，电子文件格式的转换、元数据的创建，并进行封存等，都不是“一日之功”，这些也都是长江水文档案电子化工作面临的新挑战。长江委水文局目前只有水文和水质整编成果资料实现了纸质、电子文件的同步收集整理，但收集到的仅只有与纸质文件相对应的 PDF 格式的电子文件，并没有进行元数据的采集和封装，严格意义上说，只收集了电子文件，而未开展电子档案的归档和管理工作。其他类别档案包括测绘、基建、综合等档案电子化收集整理工作仍旧亟待开展。

3.3 档案信息资源共享服务平台建设方面

档案利用是档案管理的中心环节和终极目标[13]。在“互联网 +”时代，我国的档案利用在需求人数、程度和服务的观念上都发生了重要的变化。浙江省档案局建设的“互联网 + 档案服务”应用服务平台，旨在实现“信息多跑路，查档少跑路” 的档案服务目标[14]29，为其他档案部门提供了非常好的借鉴作用。作为一个功能服务型的平台，浙江省档案服务网并不是一个省级档案馆网站，而是一个全省 100 家综合档案馆实现资源互联和共享的综合性档案服务平台，只要在网站进行实名注册并通过认证，就能够向浙江省任何一家综合档案馆提出查档申请。受理的档案馆如果查到相应的档案，会及时联系查阅人，并以自取、快递、电子邮件 3 种方式提供给利用者。浙江省档案服务网充分运用互联网思维，将线上申请和线下查询相结合，用户在线上提交查询申请后，后台档案工作人员会将线下通过馆藏系统或者库房查询后得出的结果反馈给查档用户，包括所查的档案有或无、能否利用、用过什么方式利用都会详细反馈。并且，浙江省档案服务网也很重视提高用户体验，网上咨询、查询申报单尽量简化，流程环节尽量简洁，受理单位的反馈信息实时通过手机短信推送。浙江省档案局这一档案服务平台的设立，也是“以人为本、服务为先”[14]31的档案事业发展原则的良好体现。

在档案的利用方面，长江委水文局自开展馆藏档案数字化工作以来，截至目前已经完成 45 万余页档案的扫描、入库工作，建立目录数据库和部分档案的全文数据库。但局机关和各勘测局现有的基于C/S 结构的档案系统建立于 2003 年，只有安装了该档案系统并具有档案管理权限的工作人员才能进入系统进行档案查询，同时该档案系统功能不全，检索途径单一，结果不够准确，档案的借阅、进出库、利用无法进行统计，也无法通过档案系统实时监控库房管理情况。因此，长江委水文局在档案服务上主要还是沿用传统的以纸质储存和借阅为主的管理模式，没有充分发挥档案作为单位信息资源中心的最大优势和效能。同时，受到传统的“重管理、轻服务”[15]的档案工作模式影响，长江水文档案工作还是多以保管和管理为主，有需备查，服务工作比较被动，主动服务意识比较缺乏。

4 长江水文档案信息化工作的思考和建议

《“十三五”纲要》提出：“将全面推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化；创新档案信息化管理模式，加快与信息社会融合，以信息化为核心的档案管理现代化水平明显提升”作为档案管理信息化的发展目标[4]15。关于“互联网 +”新时代如何加强水利档案信息化建设的问题，从发达地区的档案信息化发展理念和实例中有所启发，结合长江水文档案自身的现状和问题，在存量档案数字化等方面有一些思考和建议。

4.1 存量档案数字化方面

存量档案数字化指的是把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储、网络化的形式传输的过程，是促进档案信息化建设，建立数字化档案馆的重要步骤。由于长江水文档案资料点多、线长、面广，局机关及各勘测局馆藏档案总量达 26.6 万余卷，其中最早的档案始于20 世纪 50 年代，并且不少单位的水利档案年代久远，馆藏档案数字化工作不仅能够延长各类实体档案的寿命，保护水利历史文化资源，也能够提高档案业务工作效率，更好地发挥水利档案的服务，提高服务价值。开展馆藏档案数字化，长江水文档案工作应该做到以下几点：

1）按照 DA/T 31—2017《纸质档案数字化规范》制定适应于单位实际的数字化操作流程，确保数字化工作有章可循；

2）在确立数字化范围时，应考虑将破损严重或者比较珍贵的、利用率较高的、需求率较大的档案先进行数字化，使得有价值的档案能够最大限度地发挥作用；

3）升级目前的数字化系统，逐步建立重要档案全文数据库，实现档案信息的数字化保管、检索、查询、利用为一体的全方位服务模式，实现以档案信息资源的共享；

4）传统的纸质档案数字化是将档案原件扫描成图形进行存储，但这些数字化的信息没有被数据化，无法通过关键词的查询和检索进行后期更加方便的利用[16]。因此，可采用 OCR（光学字符识别）等技术，将档案数据化代替数字化，使得加工之后的文件内容直接被查询利用。

4.2 增量档案电子化方面

档案电子化指将过去的各种纸质文件或机读形式的档案收集起来，通过计算机磁盘等设备进行加工，将其转化成为计算机软件形式的二次文献并供人利用的过程[17]。档案电子化管理能够极大地缩短文献加工时间，减少过去纸质档案耗费的人工成本，并有利于档案的共享，提高档案的使用价值。长江水文档案实现增量电子化，要全面开展原生电子文件的接收、归档工作，是加强水利档案信息化建设的重要内容之一。参考“前端控制、全程管理”的电子档案管理理念和长江水文档案自身的特征，电子档案的收集管理应做到以下几点：

1）尽快开展各类增量档案的电子化收集工作，电子文件每天都在生成，电子化档案的收集、整理工作越早开展，效益越大，日后需要开展的数字化工作量就越小。

2）对电子文件的形成、归档，以及电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输、管理等方面制定标准和规范。档案部门应将电子文件归档的规范和需求，在电子文件生成之前告诉档案生成部门，并对形成过程进行持续指导。

3）电子文件归档和档案管理是一门专业性的工作，需要由一定计算机基础的专职或兼职档案人员对电子文件进行统一管理，对电子文件归档和管理全过程进行实时监控。即需要水利档案工作人员深入学习电子文件和档案的管理规则，发挥其专业性，在电子文件接收时对形式和内容进行严格的检查，对电子文件的档案价值进行有效的鉴别，在收集电子文件的同时，也收集采集其元数据信息，并将两者按照一定的格式进行打包、封存，按照电子文件管理的各类规范建立归档文件与文件之间的联系，完成著录，入库之后系统地对这些电子文件进行保管保护，从而确保电子档案“四性”。

4）对归档的电子文件质量进行严格把控，检查文件是否能正常读取，排查有无病毒感染，内容是否完整，是否和同步归档的纸质文件内容一致等。同时在电子文件后期存储时也需要定期检查，利用时如发现有损坏，应及时修复损坏的文件，重要的电子文件应进行异地备份。

5）升级现有的档案管理系统，使得档案管理系统能够具备专业的电子档案管理功能，确保归档电子档案的真实有效。

6）电子文件收集和档案管理需要解决文件格式的自动转换、元数据的自动捕获、元数据与电子文件的关联、电子档案管理系统的使用等技术问题，这也是长江水文档案信息化工作开展中，档案人员需要深入研究的关键问题。

4.3 档案利用网络化方面

档案学家吴宝康指出：“档案的利用在档案工作中一般是起主导的支配作用的，是整个档案工作的出发点。档案的利用是推动档案工作向前发展的最有力的、最活跃的因素，档案的利用也是我们检验整个档案工作诸方面的好、坏、优、劣的测试指标和客观标准。”[18]37先进的档案信息化建设理念上的共性在于：用以人为本的服务理念，主动寻求以满足公众需求为核心的建设方式，真正做到档案“为民所用”[18]37。

经过对比，长江水文档案在以下利用网络化方面的建设任重道远：

1）应顺应时代发展的潮流，彻底摒弃传统坐摊守库式的档案管理观念，在理念上由以档案部门为中心向以利用者需求为中心转变，在管理方式上由被动提供档案服务向主动提供档案服务方式转变，在技术上努力精进，充分发挥网络环境下，现代化软硬件对档案管理的促进作用，为用户提供方便、快捷的档案信息服务。

2）升级原有的档案管理系统，将目前基于 C/S结构的档案系统升级为基于 B/S 结构的档案系统，充分扩展档案管理系统和 OA、其他管理（如基建管理等）系统的对接功能，使得利用者可以直接从 OA等其他系统接口或者网页中进行档案目录的查询和检索，提出档案借阅申请需求。

3）充分扩展档案管理系统的功能，采用多种检索模型、全文检索技术等，并加入归档档案统计、质量检查等模块功能，提高档案管理的效率和归档文件的核准率。

4）充分运用物联网、云计算、大数据等先进技术的优化组合，实现长江水文档案软硬件的同步升级，为长江委水文局提供更加便捷迅速的个性化档案服务。如，利用 FRID 射频技术的智能档案柜，能够精准定位档案盒所在位置，建立档案实物和管理系统之间的有机联系，由此大大提高档案利用的效率，进一步促进档案库房智慧化管理；利用互联网技术建立移动终端档案应用平台，或者将档案查询、借阅功能集成于目前已有的长江水文 App 或者微信公众号中；积极开展长江水文档案在各种平台上的宣传工作（单位微信公众号推送档案宣传等），扩大新时代档案的影响力，更好地发挥档案在水利事业中的服务作用。

4.4 档案安全保障方面

信息高速发展带来的档案数字化、电子化和其利用的网络化，给水利档案工作者和利用用户带来了极大的快捷和方便，但也给电子档案的安全性带来挑战。《“十三五”纲要》明确提出建立“人防、物防、技防”“三位一体”的档案安全防范体系的要求[4]15。长江水文档案本身具有高价值性和高利用率等特征，因此长江水文档案安全防范工作更加要疏而不漏，需要加强以下几方面的保障：

1）物理安全。严格按照库房管理制度的要求，配备库房温湿度自动监控设备、精密空调对温湿度进行自动控制，加强档案实体安全技术（如档案原件封存、受损档案修复、档案修裱等技术）的培训，同时加强日常库房值班工作，保障库房和档案实体的安全。电子文件载体（软盘、磁带、光盘等）应保存在库房的电子档案柜架或光盘消毒柜中，并满足载体存放的温湿度要求。

2）数据安全。将电子文件一式 3 套（1 套借阅、1 套封存、1 套异地存储）以防丢失，应采用电子文件加密、数字水印、PDF 加固等技术，防止篡改。

3）网络安全。采用专业级硬件墙或芯片级防火墙，定期对档案管理系统进行全面的查毒、杀毒。

4）保密安全。升级现有的档案管理系统，实现档案利用网络化，需要采用严格的信息认证技术，对档案的利用者进行身份验证，做好权限控制，且利用者借阅流程应该被完整地记录、跟踪。

4.5 人才队伍建设方面

档案信息化工作的开展能够全方位地提高单位档案的规范化、现代化管理水平，而档案信息化工作开展的关键在于档案业务人员的业务素质和技术水平。在“互联网 +”和档案工作融合的当下，档案工作呈现出多元化、智能化的特点，它是一门有着深厚学问，需要仔细研究的综合性学科。但长江水文档案工作人员平均年龄偏大，鲜有档案科班出身的专业性人才，且长江委水文局基层档案室档案工作人员常常身兼数职，调动频繁，这些都阻碍了档案人才队伍的建设和发展。因此要加强以下几方面的档案信息化工作：

1）档案管理人员需要转变观念，理清思路，与时俱进，提高对“互联网 +”新时代档案工作的认识，同时加强除了传统档案工作之外的档案数字化处理、计算机网络应用等多种技能的学习，还需将档案理论学习和实际工作结合起来，充分发挥档案资源在单位主业开展中的服务、支撑作用。

2）在引进适应新时代发展的档案高科技人才的同时，管理单位立足“人人皆才”“人人皆可才”的观念，充分发挥每位档案工作者的所长，加强团队意识，才能够人尽其才，才尽其用。

3）管理单位可以加强对档案人才队伍的培训和交流，可以采取外部 + 内部培训、交流调研等多种方式，让长江水文档案人员能够时时学习、成长，持续向先进的档案管理理念和模式看齐。

5 结语

本研究对长江水文档案信息化建设的现状和问题进行了分析，从发达地区先进的档案信息化建设理论和实际中得到借鉴，提出了一些符合长江水文档案工作发展实际的档案信息化建设建议和措施。这些建议和措施，能够更好地促进长江水文档案工作者充分利用“互联网 +”背景下先进技术为档案工作增添优势，全面优化库藏资源，做好档案资源整合，发挥档案管理各类平台的最大作用，进一步提高长江水文档案业务工作的效率。同时，水利行业信息化建设工作任重而道远，想要彻底解决档案信息化发展普遍滞后于单位整体信息化发展的问题，不仅要求所有水利档案工作者集思广益、与时俱进，将最新的信息化发展技术与单位的档案管理实际相结合，还需要单位领导的重视、各部门之间的协作配合，才能更有效地推进发挥水利档案的利用价值，为单位的管理决策提供第一手宝贵的参考资料和依据，更进一步地为全长江流域推进“社会水文、绿色水文、智慧水文、和谐水文”[19]建设做好档案信息支撑服务。