事业单位档案管理工作中的突出问题及对策研究

2019-11-13莫色五合四川省凉山州喜德县公路管理局四川凉山616750

新生代 2019年19期

莫色五合四川省凉山州喜德县公路管理局四川凉山 616750

1 引言

档案管理是企事业单位发展的重要工作，档案资料中不仅包含着单位历年来的发展信息，也涵盖这对于单位未来发展进行指导的一些有价值的内容。落实档案管理工作，对于单位稳定发展有积极意义，对于单位优化业务工作开展也有很大益处。本次就针对事业单位中档案管理工作存在的问题进行分析，提出相应的解决对策。

2 事业单位档案管理工作的重要作用

档案资料包含了事业单位从建成到历年来发展的所有信息，开展的活动、招收的人员等，这些资料的价值主要体现在对丰富的档案信息的利用和开发上。档案管理工作是事业单位日常工作的重要组成，在保证事业单位稳定发展以及业务工作的开展上有积极意义。对于事业单位来说，进行档案管理，首先是可以为日常工作开展提供保障，事业单位的业务工作具有长期性和持续性特征，而且存在一定重复性，通过对档案信息的深入分析和利用，可以解决员工重复工作的问题，将一些简单工作交给电脑进行。其次是可以保证工作的有序性，事业单位业务工作的开展需要进行监控和跟踪，因此档案资料是陆续进行完善，需要进行科学整理，科学归档和分类，排除掉无效的档案资料，提高档案信息的查询和检索效率，为未来业务工作开展做出贡献。最后是可以提升整体工作水平，事业单位档案管理的开展，可以反映出单位历史和现在的工作进展，对工作进行全面掌握和把控，进而做出正确决策；同时对档案资料进行利用和加工，可以发现过去工作中存在的问题，从而对业务工作进行优化，提高业务工作质量。

3 事业单位档案管理工作中的突出问题

3.1 档案内容不健全

事业单位档案管理中的问题，首当其冲的就是档案资料不够全面，因为事业单位业务工作涉及到的档案资料比较复杂，内容丰富，有些工作人员在进行工作时不能按规定进行，导致档案资料收集不全面或信息不齐全等，可能引发管理争议，降低业务工作的有效性和真实性。还有就是应当归档的内容没有归档，而无用的信息被收录进去，干扰了档案管理工作的开展。

3.2 管理制度不规范

我国对于档案管理工作的研究和落实还处于起步阶段，相对与国外有一定的落后。特别是我国人口众多，机构设置复杂，业务工作多样，带来多样化的档案信息。但是相应的档案管理体系不够完善，规范化水平不高，制度上存在一些漏洞。而且事业单位档案管理工作涉及面广泛，政策性较强，出现资料信息变动的可能性较高，标准要求也较高，需要及时进行更新和维护，现有的管理制度和管理程序不能适用，标准化、规范性存在很大不足，使得事业单位档案管理工作没有统一的标准。

3.3 专业人员缺乏

事业单位档案管理工作对于管理人员的技术要求较高，需要管理人员具有较高的综合能力，包括档案管理理论知识和技能，计算机设备、软件的操作和应用能力，以及对业务工作相关知识的掌握和开展能力。但目前来说，事业单位档案管理人员的综合水平不高，素质普遍偏低，专业知识缺乏，要么只会档案理论，要么只会业务工作，复合型人才缺乏，无法适应事业单位档案管理工作。

4 事业单位档案管理工作中问题的解决对策

4.1 提高对档案管理的重视

新形势下要注意强化事业单位工作人员的档案管理意识，保证从领导到普通员工都重视工作的开展。事业单位要在内部加强对档案管理的宣传力度，提高管理人员和领导对其的重视；同时给予更有力的支持，增加资金和设备投入，提升相应的基础设施建设，推行信息化和网络化建设，实现档案管理信息化。还要重视培养档案管理人员的责任意识，提高职业道德素质，能够认真严肃的对待档案管理工作。

4.2 创新档案管理模式

互联网+的存在给事业单位档案管理带来新的优势，新时期事业单位要积极创新档案管理模式，引进信息化系统，实现信息化管理。事业单位要结合本单位业务工作实际，引进先进的档案管理系统，并邀请专业人士打造成适合本单位的系统，实现线上线下综合管理；为所有档案信息进行电子备份，将过去的档案资料重新录入到数据库中，同意按照当前的标准进行分类和归纳管理；建立有效的电子查询途径，方便单位查询相应的档案信息；完善档案数据库建设，进一步充实档案资料信息的内容；引进先进的计算机设备和软件，实现档案信息的高效录入、整理、分析和保存；做好网络安全防护工作，定期对系统进行补丁和维护，做好防火墙等安全防护措施，注重档案资料的安全保存。

4.3 完善档案管理制度

在当前事业单位档案管理基础上，注重管理制度的完善推动工作的规范化进行。事业单位要结合档案资料的特殊性，以及本单位档案管理工作现状，制定完善的档案管理制度，使用统一有效的制度和标准，规范档案管理工作开展。树立规范化管理理念，加大对档案管理的投入力度，营造规范化管理氛围，健全档案资料收集、归档、分类、整理和保管等制度建设；同时建立监督机制，对档案管理工作进行实施监督；实施岗位责任制，落实档案管理各个岗位的职责和权限，确保管理责任的落实；建立严格的奖惩制度，对档案管理人员进行监督和考评，将档案管理的时效性和效率、质量等，与绩效考核相挂钩，强化考核和管理。

4.4 加强人才队伍建设

提升事业单位档案管理水平，还要注意提高档案管理人员的专业化水平。一是积极引进有一定计算机技术水平的档案管理专业人才，或者招收高水平的档案管理人才，在岗前实施档案管理相关内容的培训。二是加强现有档案管理人员的培训，注意提升他们对于事业单位业务工作、档案管理知识以及信息技术知识的掌握水平，同时提升人才的职业道德素养和责任意识；在培训后进行考核，结合考核结果安排工作岗位和福利待遇，比如职位晋升等。