试论事业单位档案管理信息化建设问题

凌庆梅 广西南亚热带农业科学研究所 532415

众所周知,事业单位是行使管理职能,承载社会服务的重要机体.在新形势下事业单位档案管理工作的高效有序的开展有助于推动社会的稳健长远发展.随着社会的不断发展,当前我们正处在互联网时代,传统档案管理模式无法满足时代发展的需求,现代化信息网络技术和事业单位档案管理的有机结合,是新时期事业单位档案管理有效升级的关键点,为此,本文重点分析了事业单位档案管理信息化存在的问题,并探寻了信息化建设的有效路径,以期从整体上提高事业单位档案管理水平.

一、分析当前事业单位档案管理信息化问题

(一)缺乏完善的档案信息化建设体系

在事业单位档案管理工作中档案信息化建设发挥着至关重要作用,受多种因素的影响,现阶段事业单位所使用档案信息化化建设体系中还存在诸多不规范问题,具体表现在,缺乏必要法律法规作为支撑,对电子文档的监督管理力度不足,缺乏安全且具有可靠性的安全体系,严重阻碍了事业单位档案管理工作的顺利有序开展【1】.

(二)信息化建设平台更新使用率低

随着社会的不断发挥发展,现阶段事业单位档案信息化工作,已经具备了较为全面且系统职工的档案信息管理系统,但由于在事业单位档案信息化工作重视力度不足,无法有效达到信息化平台建设需求,故而,很多单位在信息化平台模块设置方面的更新速度都比较慢,导致 一些新入职职工信息无法及时录入到系统当中,给事业单位人才管理和人才优化配置工作带来了诸多的不便.另外,事业单位在这方面的利用率还比较低,无法最大化的发挥信息化平台的作用.

(三)档案信息存在安全隐患

较其他信息资源不同,事业单位档案信息中有着诸多机密性文件,因此,档案管理人员要注重保护好档案信息内容的安全.受多种因素的影响,事业单位档案工作人员,经常会忽视信息化安全问题,造成了档案信息安全隐患.一般来说,事业单位档案部门在考虑安全时只考虑内外网安全,基本上很少考虑网上应用系统的安全.没有严格把关上网档案信息内容,另外,档案信息共享会进一步加大系统的安全风险【2】.

二、事业单位档案信息化建设的有效策略

(一)构建完善档案信息化管理体系

在新形势下,事业单位优化档案信息化建设管理体系,必须要根据内部现行运行管理制度,,自身实际情况,借鉴其他单位先进的管理经验,进行不断的完善和健全,进而更好地为事业单位信息化管理工作提供制度保障.第一,事业单位必须要加强电子文档的监督力度,立足于档案信息化建设平台为切入点,全方位的细化电子文档的管理规范、应用权限、借阅细则等,以便更好地借阅人员和工作人员提供科学且良好的行为规范指导.第二,要从自身实际情况入手,构建档案信息化建设的管理制度,该制度必须要全面覆盖事业单位档案管理中存在的问题,最大化的确保信息化管理工作的有序开展.

(二)维护更新档案管理信息化建设平台

事业单位要想从整体上提高档案管理信息化平台应用效率,则必须要对档案室进行全面且有效维护,管理人员要定期检查扫描仪、计算机、磁盘阵列以及服务器,另外还必须要监管电子档案网络系统、档案数字化扫描管理系统以及档案信息网站等,并定期做病毒查杀和病毒监测工作,最大限度确保档案管理网络系统和信息化建设平台的稳定、安全运行.

(三)切实完善信息化系统软硬件设施

事业单位要根据自身档案管理情况,采购适合自己软件系统,进一步确保信息化平台和系统的安全性,基于做好档案归档工作上,备份好档案信息,同时还必须要安装好360、金山等防病毒软件,有效确保信息系统的健康安全运行.由于事业单位档案管理内容繁琐,因此,事业单位必须要加强硬件投入力度,尽可能的选择一些容量较大的硬盘来储存海量的档案资料,以便更好为全面提高档案信息的利用效率打下良好基础.

结语:

总而言之,在新时期下,事业单位档案管理信息化是满足社会发展需求的,基于此,事业单位档案管理者要加强学习,将先进科学技术有效的融入到档案管理中,加强信息共享,从整体上提高事业单位档案管理效率,进而更好为事业单位创造良好的社会效益,为事业单位的长远发展奠定基础.