高校供暖收费管理信息化研究

杨志会

摘 要：随着社会的不断发展，生活和工作节奏越来越快，方便、快捷、高效的服务方式是社会的需求，信息化技术的蓬勃发展使人们足不出户便可以解决衣、食、住、行等各方面的问题。经调研多数高校供暖费的收取却仍处于用户上门缴费、上门索取发票的传统管理模式下，落后的收费方式给缴费用户带来极大的不便。供暖周期长、收费范围广、资金量大、繁杂的数据记录和统计工作、收费管理的低效等是高校供暖费收取工作所面临的问题。本文从现阶段高校供暖费收取的流程入手，试图从信息化角度解决供暖费收取工作所面临的突出问题，充分利用信息化技术改变现有的收费管理模式。

关键词：信息化;供暖收费;高校

收费是高校财务管理工作最为基础的一项工作，收费系统的信息化建设是财务管理信息化的重要组成部分之一。供暖费作为高校收费项目之一，既牵动着广大个人用户和企业用户的切身利益，又影响着学校的经济利益，供暖收费管理工作的重要性日益突出。而经调研多数高校的供暖费收取工作仍停留在上门收取、Excel表格登记的传统管理模式，数据的统计仍停留在纸质、汇报的模式，电话、纸质的传输方式影响数据的准确性和时效性。本文从供暖费收取的流程入手，分析参与者的需求，利用信息化技术整合房屋管理部门、收费人员、缴费人员、财务等部门信息，以实现用户、收费、财务等相关信息的共享。

一、现阶段供暖收费管理的流程

根据《北京市供热采暖管理办法》的规定，供热单位应当直接向用户收取供暖费。用户是指有偿使用供热单位提供的热能用于采暖的单位和个人，高校供暖费的收取对象一般为个人用户和企业用户。供暖费的收取主要有收费人员上门催收和收费点收费两种方式。用户可选的缴费方式有现金、POS机刷卡、支票和网上汇款。个人用户大多以现金和刷卡方式缴费，企业用户以支票和网上汇款的方式居多。供暖费的收取工作需房屋管理部门、收费人员、缴费用户、财务人员这四个角色的共同参与。

房屋管理部门负责基础信息的维护工作，每年根据房屋资产过户变更及新建、改建、扩建、拆除等情况变更用户、供暖面积等基本信息。供暖季开始前，房屋管理部门将本供暖季需要收缴供暖费的个人及企业信息表提供给收费人员;收费人员根据信息表上的用户及供暖面积拟定供暖协议，上门派送协议和缴费须知;缴费用户如无异议，携供暖协议及时到收费点缴纳供暖费，并索取发票;缴费完成后，收费人员记录用户的缴费情况并开具发票，填制交款单将款项一并交予财务部门;财务人员对发票等入账单据进行再次核对和统计，无误后根据发票内容按缴费用户逐笔入账，并将入账凭证留存联返回给收费人员，以便收费人员做好二次登记、数据核对及统计工作。

二、现阶段供暖收费管理存在的问题

1.信息传递方式落后、时效性差

供暖费的收取需要房屋管理部门、收费人员、缴费用户和财务部门的共同参与。房屋管理部门与收费人员间通过Excel电子表传递用户基本信息。收费人员与缴费用户通过亲自上门完成供暖费的催收、缴纳及发票的索取。财务人员依据收费人员填制的交款单、发票、银行存款联等纸质单据作为入账凭证，收费人员依据财务人员返回的纸质入账留存联再次核对并登记用户信息表。电子表、纸质的信息传递方式导致收费各环节的脱节、收费流程的连贯性差。用户实际缴费与财务入账、核对等工作存在时间上的差异，会导致缴费信息记录工作的滞后。从缴费通知的发送到供暖费的实际入账，收费周期长，信息传递的时效性差。

2.信息无法实时共享、劳动重复性高

房屋管理部门无法实时获取用户是否完成缴费的信息，更无法查询用户历史年度缴费记录，在用户退租或者房屋变更登记时只能通过电话询问收费人员。在收费人员与缴费用户因历史年度缴费记录出现异议时，收费人员通过电话询问财务人员，查询用户缴费的入账信息。为确认一个用户的缴费信息，一般需要三个角色的共同参与，需要三方反复的沟通、查询和确认，导致工作效率低下。收费信息的反馈缺乏系统化的管理手段，收费人员无法对收费全程进行跟踪，信息无法实时共享，造成大量的重复性劳动，是目前收费管理面临的最大问题。

3.收费全程人工操作、差错率高

供暖费的收取全过程仍是传统人工劳动，上门发通知、上门缴费、手工开票、手工登记，收费管理方式落后。查询用户基本信息、收费、开具发票、登记缴费表，一户供暖费的收取需要收费人员明确分工，通力配合。通知的错发、漏发，缴费记录的错记、漏记，人为差错无法避免。票据的领取、开具、核销工作量大。在供暖集中收费时期，紧张忙碌的工作状态，长时间的高强度工作更是容易出错。

4.数据存档方式落后、信息失真

目前，历年缴费数据的登记、统计、备份、存档及缴费情况的查询工作全部依靠Excel表。在实际收费时，缴费用户因历年缴费情况与收费人员常有异议，究其原因，一方面是人工登记时出现的错记、漏记，另一方面是历史数据的庞大导致电子表数据错乱的情况时有发生。此外，未及时保存、备份等均会导致数据信息的丢失，不留痕迹的人为修改也会导致数据信息的失真。缴费用户信息量大、历史存储数据多，单一的Excel电子表存档方式无法确保数据的真实性、可靠性。

5.财务入账要求严格、信息烦琐

为方便收费人员随时查询、核对用户历年缴费情况，对财务人员入账提出了严格的要求。财务人员必须按户逐条入账，即一个缴费用户一条分录对应一笔缴费金额。此外，对凭证摘要的录入内容也有明确的要求，需按发票内容录入用户名称、缴费所属供暖季、供暖面积。入账要求严格、入账信息烦琐，在供暖集中收费时期更是一项繁重的手工录入工作。一方面录入的工作量大，另一方面为降低手工录入的差错率，对财务的录入人员和复核人员都提出了非常高的要求。

6.数据统计工作量大、难以满足管理需求

为加快供暖费的回收，提高回收率，收费人员会统计每日收费情况、计算每月的回收金额、定期筛查未缴费用户。同时，也为管理人员提供相关统计数据，使其更好发挥监督管理的职能。供暖用户信息量大，收费数据庞大，统计工作量大，管理复雜，Excel电子表的有限功能已无法全面满足管理的需求。

三、信息化技术在供暖收费管理的应用

1.供暖收费管理的需求分析

（1）用户信息管理需求。对于住宅性房屋，供暖费的收取是以户为单位，按户所在小区进行分片管理，房屋资产信息的准确保证了缴费用户信息的准确性。相对于房屋资产的变动，用户信息的变动相对频繁。对于住宅性房屋和企业，户主和企业责任人作为最直接的供暖费缴费义务人，其信息的维护工作尤为重要。对于新建、改建、扩建、拆除等动态房屋资产信息，要做好相关供暖面积信息的维护工作。

（2）网上缴费需求。对于缴费用户而言，方便的缴费方式、快捷的开票方式，是其最关心的问题。对于收费人员而言，在节省劳动力的前提下高效完成收费工作是其需解决的问题。网上缴费和电子发票的打印可以实现即时缴费即时开票，既减少现金的收取数额、降低收取假币的风险，又免去了上门缴费的不便，有效解决了缴费高峰期的排队等候、服务质量低下、用户情绪不满等问题。

（3）财务入账需求。现阶段财务入账要求严格、摘要信息烦琐。使收费信息与财务系统对接，缴费信息提取功能的实现，既能缓解财务人员入账的压力又能有效地发挥财务的监督职能。在保证供暖费及时入账的同时，也省去了收费人员与财务人员间交款单等纸质单据的传递工作。

（4）信息查询需求。收费人员需时时关注供暖费的收取情况，定期筛查未缴费的用户，以便及时开展二次催缴工作。房屋管理部门在协助用户办理相关房屋资产手续时，需先确认用户是否已缴清历年供暖费。对于不同的角色参与者，查询需求各有不同，用户历年的缴费情况是所有角色共同的一项查询需求。

（5）报表统计需求。管理人员最为关心的是供暖费的回收情况，实时了解供暖费的收取情况。报表统计汇总功能可以自动生成每日回收报表、月度回收率等各项数据，不仅直观反映出收费的波峰期，还可以对供暖费的应收、实收情况有更为清晰的了解。收费信息和财务数据的高效采集，为管理者提供更准确的分析数据和决策支持，也将收费人员和财务人员从繁重的数据统计工作中解放出来。

2.供暖收费管理的信息化建设

供暖收费管理需求的分析过程是一个简化收费流程的过程。目前，供暖收费管理所要实现的阶段化目标是精简流程、实现收费全过程的信息化管理、实现收费信息的实时共享、提供全面的数据信息、提升服务水平。以上目标的实现必须建立一个完善的收费管理系统，根据不同角色的需求点进行模块设计，以实现收费信息的共建和共享。系统划分为五个模块：信息维护模块、信息查询模块、用户缴费模块、收费管理模块和报表统计模块。收费管理系统的模块设计和收费流程如图1所示。

收费管理系统的建设能够快速地完成用户基本信息的维护、缴费通知的线上发送、统计报表的一键生成，既满足了参与者的各项基本需求，又确保了数据信息存储的安全性和保密性。除这些基本功能外，收费管理系统建设的真正意义在于系统基本功能的扩展，通过与银行的互联、与财务系统的对接，实现系统间的协调工作、信息的交互利用与实时共享。具体包括：

（1）实现收费系统与银行的互联。个人缴费用户遍布多个小区数百栋居民楼，用户多，资金量大。POS机的安装缓解了收取现金的部分压力，但并未解决收费点排队缴费等问题。信息化建设可以实现供暖收费管理系统与银行的互联，拓展供暖费的缴费渠道，用户可以随时随地的完成供暖费的缴纳，真正实现足不出户便可以解决问题。在提升服务质量的同时也缩短了收费周期，加快了供暖费的回收速度。

（2）与财务系统的对接，实现财务入账的自动导入。财务系统与供暖费收费系统是两个独立的系统，财务系统通过其他系统信息的导入功能，提取与财务相关的有用信息，直接生成会计凭证，减少财务人员工作量的同时直接避免了人工差错。完成制单后，财务系统向收费管理系统实现特定财务信息的自动反馈，比如入账时间、凭证编号等。数据的自动交互减少了传统收费模式下中间流转的环节，实现了两个独立系统的对接，自动反馈这一功能的实现为数据信息的共享奠定了坚实的基础。

（3）开放部分查询端口，实现信息共享。为满足各角色查询的需求，开放部分查询端口。缴费用户对缴费面积、收费标准、应缴金额及欠缴情况可快速查询，避免了不必要的纠纷。房屋管理部门在办理退租、房屋资产变更时可实时查询用户历年供暖费的缴费情况，省去了传统模式下的反复沟通、确认环节。对某一用户的缴费情况，收费人员可以实现快速检索，以便二次催缴工作的及时开展，缩短了收费周期。

四、结语

总之，供暖收费管理的信息化建设有效改善了挨家挨户催缴的收费模式，让所有角色都能参与到收费的全过程管理中，建立角色间的合作机制，打通角色间的信息壁垒，保证了信息传递的时效性和有用性。供暖收费管理的信息化建设是一个循序渐进的过程，尤其是大部分老年缴费用户习惯了传统的缴费方式，系统的开发与上线更需要做好充分的调研考察工作，更加细节化的功能设计离不开参与者的共同配合以及相关的信息技术支持。

参考文献

1.韩超.供热企业银企联网代收费系统的设计和应用.企业科技与发展，2012（16）.

2.郭嘉.浅析学费收费系统开发的背景与意义.新经济，2014（8）.

（責任编辑：兰卡）