信息时代办公室档案管理工作的改革与创新探究

王珊 都晓京 胡小娟

[摘 要]面对信息化时代的到来，办公室档案管理工作也应该顺应时代潮流，提高信息化工作水平，只有这样，才能够提高工作效率，进一步保障单位其他工作顺利地开展。办公室档案管理工作人员应当树立信息化意识，掌握必要的信息化技能，在工作当中利用信息化系统进行创新，转变工作理念，从而进一步规范办公室档案管理工作、提高服务水平。

[关键词]信息时代;办公室档案管理;改革与创新

引 言

办公室档案信息化管理需要根据实际情况做出调整和创新，档案信息化管理既面临着机遇又迎接着挑战，办公室档案管理的发展方向是一个值得思考的问题。所以，部门管理人员也要及时给出新的方案，根据工作中遇到的问题，实时检查档案信息，将档案及时归档，并将信息系统化。

一、信息时代档案管理工作特点

首先，在具体管理中应该遵循相关档案管理部门的法律法规。其次，将传统实物档案管理资料的方式转变成为数字化以及信息化。最后，将信息资源实现数字化与网络化方式，进而提高工作人员的办事效率。另外，在档案管理信息化建设中的主要目的就是将传统积累信息资料的方式与现代信息技术相结合，进而提高整体工作质量与水平。通过信息技术进行资源整理的这个方式可以节省时间与精力，同时可以提供一种智能化以及科学化的信息载体。在档案信息化管理建设中主要的内容有：第一，需要信息软件和硬件作为基础保障，如果想要信息管理平台可以顺利地运行下去，就需要重视基础设备的建设。第二，从我国实际情况以及科学发展的角度出发，充分调查各个档案管理部门之间的实际运行情况，进而实施标准化建设。第三，档案信息资源的保存中，需要通过智能化以及信息化技术手段将信息资源进行统一调整与归纳，重视资源的建设与传播。第四，技术在档案管理中的表现形式就是应用，可以将信息建设平台的标准设计与内容进行兼容，需要建立良好的应用系统。第五，不管是什么科技的应用，都离不开人为的管理，所以加强工作人员队伍的建设是必然趋势。

二、信息时代办公室档案管理工作的改革与创新策略

（一）建立智能化的信息资源共享平台

信息化的档案管理工作不仅是对档案的简单收藏和保存，而是要保證高效的档案信息利用，加上信息化档案管理工作的规模和范围逐步扩大，所以建立智能化的信息资源共享平台，利用信息化技术科学对档案信息进行收集和管理，保证和提高档案信息的利用率。同时赋予相关职能部门的部分工作人员的档案查询权限，使得档案管理工作和其他部门的工作配合更加协调。

（二）健全档案管理信息化工作体制

信息化时代使得各单位所需处理的档案信息成倍增长，这在一方面给单位建设提供更加完备充分的数据参考，但同时也给档案管理工作带来了不小的挑战，如何将这些新的档案信息更加有效地利用起来是需要思考的问题，传统的信息档案管理模式已经完全不能够适应当下信息管理的发展要求，相关职能部门应当结合自身工作实际和信息化系统技术特征，建立健全管理体系，明确各部门和各个档案管理工作人员的职责，将具体责任进行量化，制定好一个管理标准，在工作当中进行相应的绩效考核和监督工作，从而促进档案管理工作的系统化、规范化。在这个过程当中，数字档案是一个值得注意的选择，它不仅带来了极大的便利，而且提高了储存安全性。

（三）加强“云计算”在办公室档案管理中的应用

目前，随着云计算技术的快速发展，其已经被广泛应用于社会发展的各个领域，其主要由多种运算技术综合而成，并且云计算是互联网技术中较为新型的计算方式之一。通过将云计算方式在办公室档案管理中的应用，云计算方式能够对档案管理中的分析、整理和归纳进行有效的处理，并且还能够缩短不必要的时间，降低管理人员的工作量，提升办公室档案管理的可靠性和安全性。采用云计算方式能够将政府、企业等海量数据进行有效整合、分类和储存，尤其是随着近几年科技的不断进步和发展，大量的视频、音频以及图片等档案资料需要进行收集和整理，不仅增加了档案资料的难度，还增加了储存的容量，而云计算能够为档案管理工作节约大量时间。

（四）更新管理模式

在过去的管理模式下，常常会出现文件丢失，或无法及时找到需要文件的情况，这就极大地影响了事业单位的正常运行，为单位带来损失。除了造成的损失，事业单位还需要动用大量的资源对丢失文件进行查找、补充，不但提高了单位成本，也提高了工作者的工作强度。所以科学的管理模式，对今天的档案管理工作来说尤为重要。在这种情况下，我们就可以用新的管理模式，对于已经收录的文件，可以建立一个系统、明了的档案目录，对各个档案按照档案的内容以及性质，进行科学的分类并妥善的按时间进行编号、存放，并通过计算机等设备进行记录。

结 语

信息时代，科技发展越来越迅速，人们对什么工作都追求信息化，这不但会给人们的生活、学习、工作提供便利，同时也让我们得到的信息更准确、更快速。而现今社会的档案管理工作也采用更为方便的电子媒介，在很大程度上提高了档案管理的效率性、科学性和及时性等。当然，也会存在一些必不可少的问题，因此，我们应加强单位办公室档案管理工作的创新理念，使其更好地发展。

参考文献

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