物资管理理念与思路探讨

李剑

物资管理是一个很宽泛的概念，而且这个题目也很大。但是，要想做好物资管理就必须有一个正确的管理理念与思路来指导我们的工作。结合多年的管理经验，谈谈个人对物资管理的系统认识及整体思路。个人认为从根本上来讲物资管理无非两个目的：第一，控制物资的综合成本；第二，控制物资的质量和安全。如果项目的物资管理达到了这两个目的，个人认为物资管理就算管好了。下来来探讨怎么做才能达到上述两个目的。

一、如何控制物资的综合成本

首先要明确“综合成本”的概念，成本在组成方面包括“量和价”两部分，但从属性分类来讲，我把他分为“显性成本”和“隐性成本”。下面先介绍一下这些概念：

“显性成本”很好理解，就是我们能看得见的成本，也就是合同中明示的成本。其核心是价格成本和合同明确约定的风险成本。“隐性成本”就是一些表面看不见的成本，也就是合同中没有明示或未约定清楚，合同之外可能发生的成本。

明确了“综合成本”的概念，那我们再回答如何控制“综合成本”。从组成上来看，我们无非是要控制“采购价和消耗量”。从属性上来说无非要控制“显性成本和隐性成本”。可以看出这里面“采购价（显性成本）和消耗量”“隐性成本”的控制就是我们“综合成本”控制的重中之重。也就是说只要控制住了这些，本人认为物资管理的第一个目的就算达到。那么通过什么方式控制这些呢？

1.对于“隐性成本”的控制

主要可以通过三个途径控制：

（1）尽可能将隐性成本转化为显性成本

具体方法：制定标准合同文本和报价模板。这也是多数公司为什么经常完善标准合同和报价模板的主要原因，尽可能将一些隐性成本在合同中明示出来，转化为显性成本，以免后期扯皮。

（2）实行战略招标

这是降低隐性成本最重要的途径。我想这也是股份公司为什么一再推行真正意义上的“集中采购、集中支付”的主要原因。战略供应商因考虑长期合作，一般轻易不会“因小失大”，而且这样还有助于实现对供应链的深度管理。

（3）实行合格供应商制度

对供应商进行提前评价，从源头上控制隐性成本。企业要建立合格供应商资源库，定期更新和评价，这点是多数企业都在做的，不多赘述。

2.采购价格(显性成本)的控制

要控制采购价格，主要是通过推行有效的招标采购来控制采购价格的，这个理由很浅显不多赘述。我想说的是怎么才能做到有效招标。

（1）有计划、有策划的采购是前提

只有有计划、有策划地进行招标，才能有效招到合理低价。要提前做《招标采购策划书》和《招标采购计划》。这个很重要，否则盲目、仓促招标，一定不会有好的效果。对于暂估价或和业主联合招标，策划书尤为重要。

（2）规范的采购流程是基础

我们是央企，有许多检查，从某种意义上来说，流程规范比价格更重要。要清楚，采购是个集体行为，不是个体行为，要成立采购小组。规范的采购流程是合理低价的基本保证。

（3）流畅的网络平台是手段

股份公司花费巨资创建的集采平台确实是规范招标的很好手段和保证，要充分利用和维护好。它可以规避一些人情关系，可以有效降低我们采购人员的风险，能够有效降低综合成本。

（4）强大的供应商资源库是保证

光有平台和规范的招标流程，没有广泛的供应商资源也无法做到采购价格合理，更无法控制隐性成本。所以企业要广泛收集资源，建立强大的合格资源库，要定期进行评价和补充。

（5）有效的战略招标与区域联采是方法

股份公司、集团公司、三级公司所进行的各种区域联采、战略招标，其核心目的也是控制物资采购价格。所以执行战略招标与区域联采，是有效控制采购价的一种很好方法，但要注意隐性成本的控制。

3.消耗量的控制

消耗量的控制目前是多数企业的一个薄弱环节，但也恰恰是控制物资综合成本最重要的一环。本人的思路和措施是这样的：

（1）首先必须控制总量

要控制物资的消耗量，就必须要控制总量。这也就是要做好《物资需用总计划》的主要原因。我想强调的是，物资总量一定是商务部门按实际施工图，算图出来的量，不是简单的清单量和投标量。项目可以分阶段、分部位提出，也可以采取“三方核量”办法确定。其最基本的要求就是“准确”，因为这是物资人员控制物资进场量的唯一依据。同样，作为物资人员，没有商务的书面追加，绝对不能突破总量进货。

（2）实施物资结算和预结算制度

物资结算和预结制度是夯实物资进场成本，进行成本锁定的重要手段。要有统一专门的表格，要求对一般物资至少要做到供完货后最终结算。对钢筋、租赁、混凝土等要做到按月预结算或结算。通过预结算可以随时掌握现场的消耗和丢失、损坏情况，可以随时纠偏。特别是对按图纸量结算的混凝土按小票量进行预结算的租赁类物资、设备。

（3）加强现场验收、存放和消耗统计管理

现场验收、存放保管和消耗量统计管理也是控制物资消耗的一项重要手段。首先说验收，验收是保证物资足额进场的重要环节，要求分包、工长、物资人员共同验收，目的就是追求进场数量的准确。存放管理主要是防止物资变质、丢失、损毁及文明施工。对一些主要物资的存放方法要有制度要求。原则是：统一规划、集中存放、小件入库、防火防盗。这里强调一定要有总包管理的思维，对分包的进场物资也要做存放地的规划，不能不管。

消耗统计管理：消耗统计主要是商务人员的工作，主要是将物资系统盘点出来的使用量和定额消耗或图纸量进行对比，及时进行预警与分析。这点很重要，如果过程中不做，容易出现事后验尸的现象。

二、怎么控制物资的质量和安全

1.从源头控制

采购源头对这些物资要有规定，对供应商要有控制，合同中要明确质量和验收标准。譬如对“安全类物资”的供应商和采购要求必须是生产厂家，不允许从代理商处采购。其次安全类供应商必须经过安全部门评审，进入企业合格供应商名录方可使用。

2.严格落实进场复试检验验收制度

要求主要物资必须抽样复试合格方可使用。这点很重要，只有通过复试试验我们才能判定进场物资的内在质量。这道关我们物资人员一定要把住，一旦出现复试不合格物资已经使用，会带来很大的成本损失。关于复试的相关要求，一般企业制度里都有明确的规定和做法。这里我要强调的是对分包采购中需要做复试的物资的管理和对非实体、安全类租赁物资的管理一定要加强。一旦出现大的质量问题、安全问题，分包有可能承担不了损失，最终还是得由我们总包承担。

3.把好验收关

企业制度里一般对合格物资的判定是有标准的。一是资料合格，二是复试合格（或试验合格）。对于设备类不易判定内在质量的而又不需要做复试的物资，我们验收时要写明“仅对外观质量负责”。这里要重点强调的是资料合格，资料包括供应商或租赁商自身的资料，还要包括产品本身的资料，同时资料一定要每页加盖红章，要在网上核对真假。对于安全类物资或电气类物资、设备资料尤其要保存齐全。如果资料不全，该物资就不能判定为合格，就不得使用。

三、结论

认识决定定位、认识决定思路、认识决定方法。要做好物资管理就必须明白物资管理的核心目的，要明白物资成本是一个“综合成本”的概念，只有将其进行分拆，通过控制它的各部分才能有效地控制 “综合成本”。质量和安全是物资管控中不可或缺的部分，也是“隐性成本”之一，不能忽视。上述物资管理的理念和思路，仅是从认识论和方法论的角度去梳理的，可能有些理念过于肤浅，也可能还有更好、更简洁的方法能够实现我们的管理目的，希望大家给予指正。