医院基建档案管理的实践与思考

2019-11-12秦静

山东档案 2019年5期

文·秦静

近年来，各级医院都在加大业务建筑的建设，医院基建项目一般包括医疗业务、办公、辅助、生活等建筑。山东省千佛山医院是一所集医疗、教学、科研、康复、保健、预防、急救于一体的省级大型综合性三级甲等医院，占地7万余平方米，建筑总面积23万余平方米。大型医疗业务建筑包括外科病房楼、门诊综合楼等。自2014年，千佛山医院先后竣工并投入使用了面积达7万多平方米的内科综合楼，建筑面积5万平方米的外科儿保综合楼，2019年还将启建面积约6万多平方米的病房综合楼。医院的档案实行集中统一管理，设有综合档案科，基建档案自1999年正式实行由综合档案科集中统一管理，各项基建档案（包括大型、小型、已拆的及新建的）20余项。千佛山医院的每一座建筑都有它的档案，归档内容基本达到了完整，尤其是后期的基建档案通过认真总结和借鉴前期档案工作经验，更是力求档案收集齐全、完整，管理科学、规范。

一、医院基建档案的管理方案

千佛山医院自基建档案纳入统一管理，就按照国家有关规定，建立健全规章制度，结合本单位的实际情况制定了基建档案分类方案及归档范围，并随着国家有关规定的修订和医院发展的需要，多次进行了调整规范，正式发文执行。

基本建设类档案主要包括医院基本建设管理和项目建设中形成的各种载体的文件材料，采用年度—用途—保管期限形式的分类方法，按“用途”设置一级类目，包括医疗业务用房、办公用房、生活用房、其它用房等。基建档案的归档范围包括工程准备阶段的立项文件；建设用地、征地、拆迁文件；勘察、测绘、设计文件；招投标文件；开工审批文件；财务文件；监理、施工文件、竣工验收、竣工图等。

为了有利于兼职档案员在收集、整理基建归档文件，每一阶段的归档范围都列入了详实的基建档案归档内容（如表1）。

表1 千佛山医院工程准备阶段立项文件的归档文件分类方案、归档范围、保管期限表

其它阶段的归档内容均如同上表一样作了详实地列出，方便了档案员在平时依照归档范围，做到操作有依据，内容有归属，及时将相关文件收集整理。

二、医院基建归档文件的实际操作

通过制定规范的基建档案管理方案，完善档案工作成员的工作职责及要求，并且兼职档案员在归档文件收集整理等方面做了很好的工作，取得了显著成绩，专职档案管理工作人员做到了与兼职档案员保持经常的沟通交流，在业务上加强培训指导，共同研究解决在收集整理归档材料的过程中遇到的疑难和问题，齐心协力做好医院档案收集整理工作，切实确保医院归档材料的应归尽归、应管尽管。

（一）内科综合楼归档文件的收集、整理

在收集、整理内科综合楼归档文件时，由于前期没有做好充分的接收准备工作，只想着和原来一样，只要按基建档案归档范围进行整理接收就可以。但是，由于是工程竣工使用后才开始归档，工期长，资料繁杂，面对的是大批无序的相关立项文件、招投标资料、图纸等，施工过程忽略了和基建工作人员的有效沟通，以及基建档案兼职档案员的更换，当时的感觉就是面对大堆杂乱无序的材料无处着手，经过多次和基建档案员及相关基建工作人员磋商，制定归档办法并严格按照归档范围，按内容、顺序反复确定，去掉不归档的、重复的，反复、多次收集必须归档的，经过大家的认真配合，尽最大努力做到了收集齐全、完整，较好地完成了内科综合楼的归档工作。

（二）儿科诊疗基地暨医技手术中心楼归档文件的收集、整理

为了能很好地接收整理儿科诊疗基地暨医技手术中心楼的归档文件，在建设施工的同时档案科经常和基建科相关工作人员、兼档员交流，制定了相关措施、收集管理方法，严格按照基建档案归档范围收档。对每个施工阶段的归档文件都明确责任到人，即在施工过程谁负责哪项基建工作谁就得保证所管工作的归档材料齐全完整，档案科专职人员定期检查督促，并不定时督促检查基建兼档员对文件的保管工作。因工作需要借资料的，必需实行借阅登记。例如，立项的可行性研究报告、相关申请、批复等工程准备阶段的所有文件，均由基建兼职档案员负责收集保管。其它施工阶段的归档文件，均由负责此阶段工程的责任人负责收集保管，并按归档范围归档，保证齐全、完整。经过这样一个阶段接着一个阶段的收集整理，儿科诊疗基地暨医技手术中心楼的档案整理、移交工作达到了预期效果。同时增强了工作人员的责任心，也相应地提高了职工的档案意识。

三、医院基建档案开发利用实例

儿科诊疗基地暨医技手术中心楼自启用以来，档案资料的借阅使用率较高。为了方便该基建档案的利用，更好地保护档案原件，也为了今后收集整理大型基建项目资料积累丰富经验，经过进一步的调研，决定编制《儿科诊疗基地暨医技手术中心楼基建档案利用缩本》。该资料的四个分册，准备阶段、规划设计、招标、施工，仅从每册的目录中就可一目了然地查到相关内容。通过对儿科诊疗基地暨医技手术中心楼基建档案中的700多件文件进行系统、精练地筛选，将庞杂的信息进行有机地组合，从而准确、丰富、系统、集中、科学地展现了儿科诊疗基地暨医技手术中心楼基建档案的全过程。《儿科诊疗基地暨医技手术中心楼基建档案利用缩本》为儿科诊疗基地暨医技手术中心楼档案的利用提供了充分、完整的档案信息，也为医院以后的大型基建档案收集整理工作总结出了丰富的经验。

四、加强医院基建档案工作的思考

由于每个工程建设都是一个复杂而慢长的过程，从千佛山医院内科综合楼收集整理的杂乱到儿科诊疗基地暨医技手术中心楼的多而有序，通过对这两座楼的收集、整理、归档过程的实际操作，进行了多方位的思考，总结出医院基建档案进一步改进的管理规定及实际操作办法，努力提升档案管理工作的标准化、规范化水平，实现档案整理有序、操作简单、利用方便。

（一）医院基建档案工作存在的问题

一是施工过程归档文件管理脱节，施工过程档案员不重视文件的收集。往往是工作人员只注意文件的使用，忽略了文件的保管、归档，而档案员只想到了归档，却没想到所要归的文件是否齐全。二是施工过程归档文件借阅缺少借出登记。施工过程文件难免不断的被使用，借出后没有登记，时间长久便造成文件不知去向。三是归档材料不够齐全完整，例如在收集整理以上两座楼都出现了招标材料不齐全，不得不再次收集。四是忽视声像和电子文件的归档，归档不齐全完整。